Smart Event: digitaler Veranstaltungsprozess

Wie können wir einen digitalen Veranstaltungsprozess in München über eine Plattform realisieren, der den Datenfluss zu bestehender Verwaltungssoftware bidirektional und kontinuierlich ermöglicht?

Wir suchen innovative Lösungen, um die Anmeldung von Veranstaltungen über eine benutzerfreundliche Plattform zu digitalisieren. Ziel ist es, sowohl Veranstaltenden ihre Arbeit zu erleichtern als auch den Genehmigungsbehörden eine erhebliche Arbeitsentlastung zu ermöglichen.

• Die digitale Lösung soll nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Planungssicherheit für Veranstaltende verbessern.

• Ein transparenter Bearbeitungsstatus und ergänzende Informationen helfen, Rückfragen zu minimieren.

• Zudem ermöglicht die Integration von Geodaten eine genauere Planung und Verwaltung von Veranstaltungen sowie eine bessere Erkennung sicherheitsrelevanter Wechselbeziehungen.

• Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten ist eine nahtlose Integration der Plattform essenziell.

• Die automatisierte Weiterleitung relevanter Veranstaltungsdaten an die zuständigen Stellen erleichtert die frühzeitige Risikoerkennung und rechtzeitige Maßnahmenplanung.

  Dies erhöht die Veranstaltungssicherheit und optimiert gleichzeitig die behördliche Kommunikation und Koordination.

Wir suchen kreative Ansätze, die folgende Kriterien berücksichtigen:

• Nutzer*innen: Die Lösung sollte die Bedürfnisse externer Nutzer*innen wie Veranstalter*innen in München (Vereine, private Veranstaltungsfirmen, städtische Referate) sowie interner Nutzer*innen wie Mitarbeitende im Kreisverwaltungsreferat (Versammlungs- und Veranstaltungsbüro, Vorbeugender Brandschutz, …), ggf. auch andere städtische Referate sowie Behörden (z.B. Polizei) ansprechen.

• Benutzerfreundliche und barrierefreie Plattform: Die Plattform muss intuitiv zu bedienen sein. Wiederkehrende Veranstaltungen können durch das Erstellen von Vorlagen leicht erstellt werden.

• Schnittstellen zu bestehenden Systemen: Die Lösung sollte über Schnittstellen (APIs) verfügen, um einen bidirektionalen und kontinuierlichen Datenfluss zu bestehenden dienststellenspezifischen Programmen zu gewährleisten.

• Abdeckung aller Veranstaltungsphasen: Die Plattform sollte alle Phasen einer Veranstaltung abdecken, von der Planung über die Genehmigung bis hin zur Durchführung und Nachbearbeitung.

• Nutzung von Geodaten: Die Verarbeitung und Visualisierung von Geodaten mit OGC-Standardformaten ist erforderlich, um die Veranstaltungsdaten in GIS-Systemen darzustellen.

• Fehlerfreie und datenschutzkonforme Datenverarbeitung: Alle Prozesse müssen datenschutzkonform sein und eine hohe Datenintegrität gewährleisten.

• Skalierbarkeit: Künftige Aufweitung auf weitere Themenbereiche, z. B. Versammlungen, und weitere Nutzer soll möglich sein.

Zusätzliche Überlegungen für die Co-Creation-Phase:

• Prototypisch: Die Lösung sollte als Prototyp realisierbar sein, um schnelles Feedback zu sammeln und iterative Verbesserungen zu ermöglichen.

• Interaktiv: Die Nutzer*innen sollten aktiv in die Plattform einbezogen werden, um Informationen und Feedback auszutauschen. Beispielsweise sollte eine Änderung der Veranstaltungszeit durch einen Veranstalter automatisch an alle relevanten Stellen weitergegeben werden.

Die Challenge wird im Rahmen des jährlichen Innovationswettbewerbs der Landeshauptstadt München ausgeschrieben.

Weitere Informationen zu diesem Wettbewerb finden Sie unter muenchen.de/innovationswettbewerb

Wir freuen uns auf Ihre innovativen Ideen!

Die Bewerbungsfrist für den Innovationswettbewerb 2025 endet am 18.05.2025 um 23:59 Uhr.

Die Finalisten werden eingeladen, ihren Lösungsvorschlag am Dienstag, dem 8. Juli 2025 in Präsenz vor der Jury zu präsentieren.

Die prämierten Lösungen werden ab Herbst 2025 in einer 3- bis 6-monatigen Co-Creation-Phase in einem realen, städtischen Kontext weiterentwickelt und getestet.

Bitte beachten Sie, dass der weitere Verlauf und der Zeitplan auf unserer Webseite führend sind. Eine eventuelle abweichende Darstellung hier auf dem KOINNOvationsplatz ist dem System bzw. Formular geschuldet und somit nicht bindend.

Die Landeshauptstadt München führt ihren Innovationswettbewerb auf der eigenen Plattform durch – auf dem KOINNOvationsplatz erhält die Challenge eine Zweitplatzierung. Lösungseinreichungen sind daher über das Bewerbungsformular der Stadt vorzunehmen.

Dennoch bitten wir alle Teilnehmenden, die über den KOINNOvationsplatz auf die Challenge aufmerksam werden, wenn es ihre Zeit zulässt, eine kurze Zusammenfassung ihrer Lösung auch hier zu hinterlegen. Ein 5-Zeiler mit Kontaktdaten sowie ggf. eine bereits vorhandene Unternehmenspräsentation sind dabei völlig ausreichend, damit öffentliche Auftraggeber mit ähnlichen Herausforderungen in Zukunft auf einen Blick erkennen, welche Anbieter passende Lösungen bereithalten, und unkompliziert mit ihnen in Kontakt treten können.