Challenge

Markterkundung für eine Software zur Verarbeitung von Rechnungen

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Beschreibung

Im Bereich der Eingangsrechnungen erhalten die Berliner Wasserbetriebe aktuell ca. 85.000 Eingangsrechnungen pro Jahr in verschiedenen Formaten (pdf, ZUGFeRD, XRechnung, EDIFACT). Diese müssen über ein zentrales System eingelesen und auf Konformität zum jeweiligen Standards geprüft werden.

Im Rechnungsausgang erstellen die Berliner Wasserbetriebe ca. 2.500 Bescheide pro Jahr im Format von ZUGFeRD oder XRechnung, wobei ein Großteil hier auf den Jahresanfang (ca. 2.000 Bescheide) fallen. Die Rechnungsinformationen werden im SAP IS-U oder SAP SD gepflegt und die Visualisierung in ein PDF-Dokument erfolgt durch ein separates OMS-System.

Zusätzlich werden in einem separaten Mandanten zusätzlich ca. 6.000 Eingangsrechnungen pro Jahr verarbeitet.

Das Ziel besteht darin, ein zentrales System zu ermitteln, welches des Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsverarbeitung von elektronischen Rechnungen steuern und verwalten kann.

Mengengerüst

In der Rechnungseingangsverarbeitung werden bei den Berliner Wasserbetrieben aktuell jährlich ca. 85.000 Vorgänge bearbeitet.

Softwareart

Die zukünftige IT-Lösung ist als Standard-Software anzubieten. Notwendiges Customizing ist in Zusammenhang mit dem Auftraggeber durchzuführen.

Softwarestruktur

Die zukünftige Software muss in das vorhandene SAP ECC System integrierbar sein. Hierbei muss die zukünftige Software auch vollständig SAP S/4 HANA kompatibel sein. Es muss sichergestellt sein, dass sowohl ein Betrieb im SAP ECC als auch im SAP S/4 HANA parallel möglich ist. Sollte die vorhandene Software unabhängig vom SAP betrieben werden, so muss die Software mittels Standard-Schnittstellen alle notwendigen Informationen in das SAP ECC / SAP S/4 System übermitteln.

Umfang

Das System muss potenziell allen Mitarbeitenden der Berliner Wasserbetriebe (4.500 Mitarbeitenden) die Möglichkeit geben, mit dem System arbeiten zu können.

Weitere Details zu wichtigen Funktionalitäten der gewünschten Lösung finden Sie im Anhang.

Gewünschtes Ergebnis

Ziel der Challenge:

Im Rahmen dieser Markterkundung möchten wir in Erfahrung bringen, ob am Markt bereits standardisierte Lösungen für die von uns formulierte Herausforderung verfügbar sind.

Dabei interessiert uns insbesondere:

Welche konkreten Lösungen derzeit angeboten werden,
Welche technischen und funktionalen Unterschiede es zwischen diesen Lösungen gibt,
Welche Kostenfaktoren für die Implementierung und den Betrieb relevant sind.

Ziel ist es, auf Basis dieser Informationen bewerten zu können, ob eine wirtschaftlich tragfähige Lösung am Markt verfügbar ist, die unseren Anforderungen entspricht.

Hinweis:

Diese Markterkundung ist nicht Teil eines Vergabeverfahrens. Es handelt sich ausschließlich um eine unverbindliche Erkundung des Marktes. Eine spätere Vergabeentscheidung ist mit dieser Markterkundung ausdrücklich nicht verbunden.

Nutzen der Challenge und weiterer Projektverlauf

Nach Einreichung aller Unterlagen erfolgt eine Prüfung des Funktionsumfangs sowie eine grobe, unverbindliche Kostengegenüberstellung zur internen Orientierung – ohne Wertung im vergaberechtlichen Sinne. Eine Produktvorstellung z.B. durch eine Produktpräsentation, ist im Zuge der Markterkundung erwünscht. Im Ergebnis wird entschieden, ob und wie eine öffentliche Ausschreibung erfolgen kann.

Zusätzliche Informationen von KOINNO

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer, liebe Interessierte,

wir möchten Sie darüber informieren, dass sich die Bewertungsphase der Challenge leider weiterhin verzögert. Grund hierfür sind noch ausstehende Präsentationstermine sowie Urlaubstermine, die die finale Auswertung beeinflussen.

Wir bedauern die Verzögerung sehr und bitten um Ihr Verständnis. Selbstverständlich steht der Challenge-Geber Ihnen bei Rückfragen zur Verfügung. Sobald das Challenge-Ergebnis feststeht, werden Sie per E-Mail darüber informiert.