City Challenge Berlin 2025: Digitales Hallenbuch für Nutzung bezirklicher Sportanlagen
Beschreibung
Ausgangssituation / Problembeschreibung
Außerhalb der Schulnutzung (i.d.R. ab 16 Uhr) werden die bezirklichen Sportanlagen primär an Sportvereine für deren Trainings- und Wettkampfbetrieb vergeben. Die Belegungszeiten werden den Vereinen zugewiesen. Da die Belegungszeiten, welche über die Zuweisungen kommuniziert werden, nicht immer mit den tatsächlichen Nutzungszeiten übereinstimmen, wird die tatsächliche Nutzungszeit kontrolliert. Dies geschieht mit einem klassischen analogen Hallenbuch. Dieses Hallenbuch enthält Auslastungsnachweise, welche durch alle Nutzergruppen in den Sporthallen und auf den Sportplätzen direkt bei entsprechender Nutzung auszufüllen sind.
Durch die Auslastungsnachweise werden zahlreiche Informationen bei der Nutzung erfasst (Datum, Nutzungszeit, Sportverein, Sportart, TN-Zahl, Verantwortliche:r, Unterschrift etc.). Die Auslastungsnachweise werden regelmäßig durch die bezirklichen Platzwarte eingesammelt und per Post an den Fachbereich Sport des Schul- und Sportamtes übermittelt. Die über die Auslastungsnachweise erfassten Nutzungszeiten werden sowohl mit den ursprünglich zugewiesenen Belegungszeiten abgeglichen als auch in Excel übertragen und eingescannt.
Etwa 130 gedeckte und ungedeckte Sportanlagen im Bezirk mit jeweils ca. einer halben Seite als Auslastungsnachweis pro Woche, bei ca. 50 Nutzungswochen pro Jahr, bedeuten z.T. deutlich über 1000 Seiten pro Jahr, welche zu bearbeiten sind. Dafür müssen auf der Seite der Verwaltung derzeit zwischen 15 und 20 Wochenarbeitsstunden aufgewendet werden.
Rahmenbedingungen
Technologie
Die eingesetzte Technologie muss bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie sollte möglichst, kosteneffizient, anwenderfreundlich, wartungsarm, schnittstellengeeignet, zukunftsfähig und bestenfalls einfach in verschiedenen Hallenarten und -größen zu realisieren sein. Darüber hinaus muss sich ein digitales Hallenbuch prozessual und organisatorisch möglichst reibungslos in die bestehende Struktur der Sportanlagenverwaltung einbetten und idealerweise, in einem späteren Schritt, auf weitere Berliner Bezirke übertragen lassen. Die bezirklichen Sportstätten sind i.d.R. nicht mit W-LAN ausgestattet. Es kann jedoch auf das landeseigene LoRaWAN-System zurückgegriffen werden. Eine IoT-Plattform ist ebenfalls vorhanden.
Im Einklang mit der Vision eines digitalen Berlins wird technologischer Fortschritt durch die Nutzung von Open Source Technologien erzielt. Dies stärkt die Digitale Souveränität des Landes, und ermöglicht, den Herausforderungen der digitalen Zukunft proaktiv zu begegnen. Der Code der entwickelten Lösung soll auf der openCode-Plattform veröffentlicht werden. Falls davon abgewichen wird, ist dies hinreichend zu begründen.
Daten
Eine Erfassung von personen- und/oder vereinsbezogenen Daten durch das digitale Hallenbuch ist nicht vorgesehen. Die Datenerfassung sollte automatisiert, datenschutzkonform und ohne eine aktive Einbindung der Nutzenden erfolgen. Erfasst werden muss das Nutzungsdatum, der genaue Nutzungszeitraum, die genutzte Teilfläche (Differenzierung zwischen verschiedenen Hallenteilen einer Sporthalle), die Art der Nutzung (z.B. Differenzierung zwischen Sportbetrieb und Hallenreinigung) und die ungefähre Personenzahl (z.B. Erkennung verschiedener Gruppengrößen). Im Rahmen der Challenge ist der alleinige Nutzer der genannten Daten das Bezirksamt Pankow. Der Fokus bei der Datenerfassung liegt zunächst ausschließlich auf den gedeckten Bezirkssportanlagen. Der Zugang zu den Sporthallen wird durch den Fachbereich Sport des Bezirksamtes ermöglicht. Benötigte Informationen und Daten werden zur Verfügung gestellt.
Zieldefinition / gewünschtes Ergebnis
Der analoge und ressourcenintensive Soll-Ist-Abgleich (Soll-Zustand: zugewiesene Belegungszeiten, Ist-Zustand: tatsächliche Nutzungszeiten) soll durch eine digitale und ressourceneffiziente Lösung ersetzt werden. Statt des klassischen analogen Hallenbuches soll zukünftig ein digitales Hallenbuch zum Einsatz kommen, um Verwaltungsmitarbeitende und meist ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder spürbar zu entlasten. Die für den Abgleich notwendigen Prozesse und Abläufe sollen vereinfacht, beschleunigt, digitalisiert und automatisiert werden.
Das Ziel besteht in der Erfassung und Verifizierung der tatsächlichen Nutzungszeiten der bezirklichen Sportanlagen mittels einer geeigneten technischen Lösung, dem automatischen Abgleich der Belegungs- und Nutzungszeiten und der digitalen Übermittlung der Daten an den Fachbereich Sport des Bezirksamtes Pankow. Nahezu alle im Rahmen der Challenge betrachteten Sportanlagen gehören zum Fachvermögen des Schul- und Sportamtes Pankow.
Alle weiteren Informationen zur City Challenge Berlin 2025 sind auf einer eigenen Webseite der Smart City Berlin zu finden. Lösungsvorschläge sind über das Bewerbungsformular der Stadt Berlin einzureichen. Lösungsanbieter*innen können ihre Vorschläge über ein Forms-Formular einreichen und die dort für einzelne Rubriken hinterlegten Fragen beantworten.
Die Einreichungsfrist ist der 27. Juli 2025.
https://smart-city-berlin.de/city-challenges/detail-challenges/city-challenge-berlin-2025
Bitte beachten Sie, dass der weitere Verlauf und der Zeitplan auf der Webseite der Smart City Berlin führend sind. Eine eventuell abweichende Darstellung auf dem KOINNOvationsplatz ist dem System bzw. Formular geschuldet und somit nicht bindend.
Wir freuen uns auf viele innovative Ideen!
Phase 1:
Lösungsanbieter*innen können bis 27.07.2025 ihre Vorschläge zu den Challenges über ein Online-Formular einreichen. Eine Jury aus Expert*innen der Senatskanzlei, der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, dem CityLAB Berlin sowie der Challenge-gebenden Verwaltung bewertet die Lösungsvorschläge nach vorab bekannten Kriterien und wählt je Challenge 3 Anbieter*innen mit den vielversprechendsten Lösungsvorschlägen für die zweite Wettbewerbsphase aus. Diese erhalten von der Senatskanzlei Berlin eine pauschale Kostenerstattung von jeweils 1.000,00 EUR für die detaillierte Ausarbeitung ihrer Idee. Die Bekanntgabe der Nominierten für die zweite Wettbewerbsphase erfolgt Anfang August.
Phase 2:
In der zweiten Phase arbeiten die für die zweite Phase nominierten Lösungsanbieter*innen ihre Vorschläge weiter aus und reichen diese in einem weiterem Bewerbungsprozess bis voraussichtlich Ende September ein (das genaue Datum wird noch bekanntgegeben). Aus den drei vorliegenden detaillierten Angeboten pro Challenge wählt die Jury jeweils eine Gewinneridee aus. Ab November 2025 wird diese durch das Gewinnerteam gemeinsam mit der Challenge-gebenden Verwaltung in einem Pilotprojekt umgesetzt. Dafür erhält die jeweilige Verwaltung ein Preisgeld von 25.000,00 EUR pro Challenge für die Umsetzung des Konzepts, welches an die Gewinnerin/den Gewinner ausgezahlt wird.
Die Stadt Berlin führt ihre City Challenge auf der eigenen Plattform durch – auf dem KOINNOvationsplatz erhält die Challenge eine Zweitplatzierung. Lösungseinreichungen sind daher über das Bewerbungsformular der Stadt vorzunehmen:
Hier geht es zur Lösungseinreichung
Dennoch bitten wir alle Teilnehmenden, die über den KOINNOvationsplatz auf die Challenge aufmerksam wurden, bei Gelegenheit eine kurze Zusammenfassung ihrer Lösung auch hier zu hinterlegen. Ein kurzer Text mit Kontaktdaten sowie ggf. eine bereits vorhandene Unternehmenspräsentation sind dabei völlig ausreichend, damit öffentliche Auftraggeber mit ähnlichen Herausforderungen künftig auf einen Blick erkennen können, welche Anbieter passende Lösungen bereithalten – und unkompliziert mit ihnen in Kontakt treten können.
Die Einreichung wird – abgesehen von den "geschützten Angaben" – langfristig unter der Challenge veröffentlicht und bleibt so als potenzielle Lösung sichtbar. Teilnehmende erhalten dadurch eine Plattform, um ihre Lösung dem öffentlichen Sektor dauerhaft zu präsentieren und bei zukünftigen Bedarfen berücksichtigt zu werden.
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
30.06.2025 - 27.07.2025
12 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
28.07.2025 - 03.08.2025
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
04.08.2025 - 17.08.2025
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 18.08.2025
