Gesucht wird eine digitale Unterstützung des verwaltungsseitigen Prozesses zur Vorbereitung einer Vergabe.

Mit dem hier erwarteten Tool sollen alle erforderlichen Eingaben für das Ausfüllen der notwendigen verwaltungsinternen Formblätter in einem Online-Eingabetool gebündelt werden, welches nachträgliche Änderungen von Daten automatisch wiederkehrend an die richtige Stelle der verschiedenen Formblätter überträgt.

Das Ziel ist ein medienbruchfreier Workflow für alle in die Vergabevorbereitung eingebundenen Abteilungen (i.d.R. Fachreferat und Vergabestelle).

Dieses „Vergabe-Vorbereitungs-Tool“ soll als Prototyp mit einer Fachabteilung entwickelt werden, mit einer Vergabestelle gemeinsam getestet und notwendige Schnittstellen und Eingriffs-Momente definiert werden. Der Prototyp soll für die Vorbereitung und Durchführung einer ersten unterschwelligen Vergabe in der Umsetzungsphase dieses Projektes genutzt werden. Der Lösungsansatz soll eine einfache, leicht zugängliche und intuitiv zu bedienende Möglichkeit für die Vergabevorbereitung sein und folgende Bausteine umfassen:

a) Aufstellung/Auflistung aller für eine bestimmte Vergabe notwendigen Formblätter und Herausfiltern der für das ordnungsgemäße Ausfüllen der Formblätter notwendigen Texteingabefelder. Dabei sind die Vorgaben der Texteingabefelder aus den aktuellen Formblättern zu beachten (Zeichenbegrenzung sowie Ausschluss von Zeichenformatierungen).

b) Bereitstellung eines Bildschirm-Interfaces mit Eingabefeldern und angeschlossener Datenbank, in der alle für die jeweilige Vergabe notwendigen Informationen/Texteingabefelder gesammelt und editiert werden.

c) Mit der händischen Eingabe aller erforderlichen Angaben in die Texteingabefelder des Online-Tools erfolgt die automatisierte Befüllung der Formblätter.

d) Aktualisierbarkeit der Eingaben, Übernahme von späterhin vorgenommenen Änderungen, die ausschließlich im Online-Tool eingegeben werden, in die Formblätter.

e) Automatische Prüfung aller Eingaben auf Vollständigkeit.

f) Möglichkeit der Generierung der aktualisierten und auch finalen Formblätter per Knopfdruck zur weiteren Verwendung im Vergabeprozess (Abzeichnung, Veröffentlichung etc.).

g) Die Arbeit der Vergabestelle im Prozessmanagement soll durch einen Admin/Support-Zugang im Online-Tool erleichtert werden, über den die Vergabestelle Angaben in den Formblättern überprüfen und kommentieren kann.

Alle weiteren Informationen zur City Challenge Berlin 2025 sind auf der eigenen Webseite der Smart City Berlin zu finden. Lösungsvorschläge sind ausschließlich über das Bewerbungsformular der Stadt Berlin einzureichen. Darin enthalten sind Leitfragen, die sie beantworten können. Einreichungsfrist ist der 27.07.2025.

Bitte beachten Sie, dass der weitere Verlauf und der Zeitplan auf der Webseite der Smart City Berlin führend sind. Eine eventuell abweichende Darstellung auf dem KOINNOvationsplatz ist dem System bzw. Formular geschuldet und somit nicht bindend.

https://smart-city-berlin.de/city-challenges/detail-challenges/city-challenge-berlin-2025

Wir freuen uns auf viele innovative Ideen!

Der Wettbewerb gliedert sich in zwei Phasen:

Phase 1

Lösungsanbieter*innen können bis 27.07.2025 ihre Vorschläge zu den Challenges über ein online-Bewerbungsformular (je Challenge ein gesondertes Bewerbungsformular) einreichen. Eine Jury aus Expert*innen der Senatskanzlei, der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, dem CityLAB Berlin sowie der Challenge-gebenden Verwaltung bewertet die Lösungsvorschläge nach vorab bekannten Kriterien und wählt je Challenge 3 Anbieter*innen mit den vielversprechendsten Lösungsvorschlägen für die zweite Wettbewerbsphase aus. Diese erhalten von der Senatskanzlei Berlin eine pauschale Kostenerstattung von jeweils 1.000,00 EUR für die detaillierte Ausarbeitung ihrer Idee. Die Bekanntgabe der Nominierten für die zweite Wettbewerbsphase erfolgt Anfang August.

Phase 2:

In der zweiten Phase arbeiten die für die zweite Phase nominierten Lösungsanbieter:innen ihre Vorschläge weiter aus und reichen diese in einem weiterem Bewerbungsprozess bis voraussichtlich Ende September ein (das genaue Datum wird noch bekanntgegeben). Aus den drei vorliegenden detaillierten Angeboten pro Challenge wählt die Jury jeweils eine Gewinneridee aus. Ab November 2025 wird diese durch das Gewinnerteam gemeinsam mit der Challenge-gebenden Verwaltung in einem Pilotprojekt umgesetzt. Dafür erhält die jeweilige Verwaltung ein Preisgeld von 25.000,00 EUR pro Challenge für die Umsetzung des Konzepts, welches an die Gewinnerin/den Gewinner ausgezahlt wird.

Die Stadt Berlin führt ihre City Challenge auf der eigenen Plattform durch – auf dem KOINNOvationsplatz erhält die Challenge eine Zweitplatzierung. Lösungseinreichungen sind daher über das Bewerbungsformular der Stadt vorzunehmen:

Hier geht es zur Lösungseinreichung

Dennoch bitten wir alle Teilnehmenden, die über den KOINNOvationsplatz auf die Challenge aufmerksam wurden, bei Gelegenheit eine kurze Zusammenfassung ihrer Lösung auch hier zu hinterlegen. Ein kurzer Text mit Kontaktdaten sowie ggf. eine bereits vorhandene Unternehmenspräsentation sind dabei völlig ausreichend, damit öffentliche Auftraggeber mit ähnlichen Herausforderungen künftig auf einen Blick erkennen können, welche Anbieter passende Lösungen bereithalten – und unkompliziert mit ihnen in Kontakt treten können.

Die Einreichung wird – abgesehen von den "geschützten Angaben" – langfristig unter der Challenge veröffentlicht und bleibt so als potenzielle Lösung sichtbar. Teilnehmende erhalten dadurch eine Plattform, um ihre Lösung dem öffentlichen Sektor dauerhaft zu präsentieren und bei zukünftigen Bedarfen berücksichtigt zu werden.