Die Lösungsanbieter*innen können ihre Lösungsvorschläge über ein Bewerbungsformular einreichen. Darin enthalten sind Leitfragen, die sie beantworten können.

Gesucht wird eine digitale Unterstützung des verwaltungsseitigen Prozesses zur Vorbereitung einer Vergabe.

Mit dem hier erwarteten Tool sollen alle erforderlichen Eingaben für das Ausfüllen der notwendigen verwaltungsinternen Formblätter in einem Online-Eingabetool gebündelt werden, welches nachträgliche Änderungen von Daten automatisch wiederkehrend an die richtige Stelle der verschiedenen Formblätter überträgt.

Das Ziel ist ein medienbruchfreier Workflow für alle in die Vergabevorbereitung eingebundenen Abteilungen (i.d.R. Fachreferat und Vergabestelle).

Dieses „Vergabe-Vorbereitungs-Tool“ soll als Prototyp mit einer Fachabteilung entwickelt werden, mit einer Vergabestelle gemeinsam getestet und notwenige Schnittstellen und Eingriffs-Momente definiert werden. Der Prototyp soll für die Vorbereitung und Durchführung einer ersten unterschwelligen Vergabe in der Umsetzungsphase dieses Projektes genutzt werden. Der Lösungsansatz soll eine einfache, leicht zugängliche und intuitiv zu bedienende Möglichkeit für die Vergabevorbereitung sein und folgende Bausteine umfassen:

a) Aufstellung/Auflistung aller für eine bestimmte Vergabe notwendigen Formblätter und Herausfiltern der für das ordnungsgemäße Ausfüllen der Formblätter notwendigen Texteingabefelder. Dabei sind die Vorgaben der Texteingabefelder aus den aktuellen Formblättern zu beachten (Zeichenbegrenzung sowie Ausschluss von Zeichenformatierungen).

b) Bereitstellung eines Bildschirm-Interfaces mit Eingabefeldern und angeschlossener Datenbank, in der alle für die jeweilige Vergabe notwendigen Informationen/Texteingabefelder gesammelt und editiert werden

c) Mit der händischen Eingabe aller erforderlichen Angaben in die Texteingabefelder des Online-Tools erfolgt die automatisierte Befüllung der Formblätter

d) Aktualisierbarkeit der Eingaben, Übernahme von späterhin vorgenommenen Änderungen, die ausschließlich im Online-Tool eingegeben werden, in die Formblätter

e) Automatische Prüfung aller Eingaben auf Vollständigkeit

f) Möglichkeit der Generierung der aktualisierten und auch finalen Formblätter per Knopfdruck zur weiteren Verwendung im Vergabeprozess (Abzeichnung, Veröffentlichung etc.)

g) Die Arbeit der Vergabestelle im Prozessmanagement soll durch einen Admin/Support-Zugang im Online-Tool erleichtert werden, über den die Vergabestelle Angaben in den Formblättern überprüfen und kommentieren kann.

Wir freuen uns auf zahlreiche innovative Lösungsvorschläge! Einreichungsfrist ist der 27.07.2025.

Der Wettbewerb gliedert sich in zwei Phasen:

Phase 1

Lösungsanbieter*innen können bis 27.07.2025 ihre Vorschläge zu den Challenges über ein online-Bewerbungsformular (je Challenge ein gesondertes Bewerbungsformular) einreichen. Eine Jury aus Expert*innen der Senatskanzlei, der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, dem CityLAB Berlin sowie der Challenge-gebenden Verwaltung bewertet die Lösungsvorschläge nach vorab bekannten Kriterien und wählt je Challenge 3 Anbieter*innen mit den vielversprechendsten Lösungsvorschlägen für die zweite Wettbewerbsphase aus. Diese erhalten von der Senatskanzlei Berlin eine pauschale Kostenerstattung von jeweils 1.000,00 EUR für die detaillierte Ausarbeitung ihrer Idee. Die Bekanntgabe der Nominierten für die zweite Wettbewerbsphase erfolgt Anfang August.

Phase 2:

In der zweiten Phase arbeiten die für die zweite Phase nominierten Lösungsanbieter:innen ihre Vorschläge weiter aus und reichen diese in einem weiterem Bewerbungsprozess bis voraussichtlich Ende September ein (das genaue Datum wird noch bekanntgegeben). Aus den drei vorliegenden detaillierten Angeboten pro Challenge wählt die Jury jeweils eine Gewinneridee aus. Ab November 2025 wird diese durch das Gewinnerteam gemeinsam mit der Challenge-gebenden Verwaltung in einem Pilotprojekt umgesetzt. Dafür erhält die jeweilige Verwaltung ein Preisgeld von 25.000,00 EUR pro Challenge für die Umsetzung des Konzepts, welches an die Gewinnerin/den Gewinner ausgezahlt wird.