1.    Systemumfang & Modularität

• Ist die Software modular aufgebaut, sodass wir zunächst ohne Lohnabrechnung starten und diese zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen können?

• Welche Erweiterungsmöglichkeiten sind langfristig verfügbar?

• Können unterschiedliche Zugriffsrechte eingerichtet werden (z.B. HR, Leitungskräfte, Geschäftsführung)?

2.    Zeiterfassung

• Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung (Terminal, App, Web) gibt es?

• Unterstützt das System verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Schichtdienst, flexible Arbeitszeiten)?

3.    Urlaubs- und Dienstplanung

• Wie einfach lassen sich Dienstpläne erstellen und auf verschiedene Einrichtungen verteilen?

• Besteht die Möglichkeit die Dienstpläne auf mehreren Ebenen freigeben zu lassen?

• Gibt es automatische Abgleichfunktionen (z. B. bei Urlaubsüberschneidungen oder Mindestbesetzungen)?

4.    Benutzerfreundlichkeit & Self-Service

• Wie intuitiv ist das Mitarbeiterportal gestaltet?

• Können Mitarbeitende eigenständig Urlaub beantragen, Dienstpläne einsehen und persönliche Daten verwalten?

• Gibt es eine mobile App oder mobile Nutzungsmöglichkeiten?

5.    Bewerbungsmanagement

• Ist ein Bewerberportal integriert, das Stellenanzeigen automatisch auf Jobbörsen ausspielen kann?

• Gibt es ein Bewerber-Tracking-System (Verwaltung von Bewerbungsstatus, Kommunikation, Erinnerungsfunktionen)?

• Können standardisierte E-Mail-Vorlagen (Einladungen, Absagen, Zwischenbescheide) hinterlegt werden?

• Lassen sich individuelle Nachrichten über das System versenden?

• Können verschiedene Rollen und Zugriffsrechte (z.B. HR, Einrichtungsleitungen, Geschäftsführung) definiert werden?

• Ist eine gemeinsame Bewertung von Bewerbungen durch mehrere Personen möglich (z.B. Kommentarfunktion, Bewertungssystem)?

• Gibt es eine Erinnerungs- oder Wiedervorlagefunktion für Fristen (z.B. Rückmeldungen, Vorstellungsgespräche)?

• Kann das Bewerbermanagement mit der digitalen Personalakte verknüpft werden, sodass Bewerberdaten bei Einstellung automatisch übernommen werden?

• Können Bewerbungen per E-Mail oder Papier eingescannt und im System verarbeitet werden?

• Können Statistiken über Bewerbungsaufkommen, Kanäle, Bewerberzahlen oder Zeit bis zur Besetzung erstellt werden?

6.    Wiedervorlagefunktion & Erinnerungen

• Können Fristen (z. B. Befristungen, Schulungen, Zertifikate) automatisch hinterlegt und erinnert werden?

7.    Digitale Personalakte

• Welche Dokumente können digital hinterlegt werden?

• Gibt es Möglichkeiten der digitalen Signatur?

• Wie wird die Sicherheit sensibler Personaldaten gewährleistet?

• Gibt es eine Suchfunktion?

• Wie ist diese aufgebaut?

8.    Reisekostenabrechnung

• Können Mitarbeitende ihre Reisekosten selbst digital einreichen?

• Unterstützt das System eine automatische Berechnung von Pauschalen und Kilometergeld?

9.    Integration & Schnittstellen

1. Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z.B. Finanzbuchhaltung, ggf. externe Lohnabrechnung) sind verfügbar?

2. Ist ein Datenaustausch mit MS Office/Outlook oder anderen gängigen Programmen möglich?

3. In welchen Formaten können Auswertungen exportiert werden (Excel, PDF, CSV)?

Ist ein automatischer Export oder eine Schnittstelle zu anderen Systemen (z.B. für den öffentlichen Dienst, Finanzsysteme) möglich?

10. Personalcontrolling, Analyse und Reporting

• Welche Standardberichte (z. B. Fluktuation, Krankheitsquote, Überstunden, Altersstruktur, Personalbestand) sind bereits im System enthalten?

• Lassen sich eigene Auswertungen und Kennzahlen frei erstellen (z.B. nach bestimmten Zeiträumen oder Personengruppen)?

• Gibt es ein Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick darstellt?

• Unterstützt die Software Forecasts und Simulationen (z.B. Personalbedarf bei steigenden Kinderzahlen)?

11. Datenschutz & IT-Sicherheit

• Ist die Software DSGVO-konform und wo werden die Daten gespeichert?

• In welchem Land befinden sich die Serverstandorte, auf denen die Daten gespeichert werden?

• Gibt es regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen?

12. Schulung & Support

• Welche Schulungsangebote gibt es für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende?

• Wie sieht der Support (Hotline, Ticketsystem, Reaktionszeiten) aus?

Ziel der Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR ist es, eine geeignete, zukunftsorientierte und vollumfängliche Personalsoftware zu finden, die den besonderen Anforderungen eines Trägers im öffentlichen Dienst gerecht wird. Die Lösung soll eine einheitliche Plattform bieten, die unsere Personalprozesse effizient unterstützt, digitale Transparenz schafft und langfristig erweiterbar ist.

Wesentliche Anforderungen dabei sind:

• eine flexible Modularität mit der Möglichkeit zur späteren Integration einer Lohnabrechnung,

• eine Anbindung an den öffentlichen Dienst (Abbildung und Pflege verschiedener Tarife des TVöD's), Personalverordnung und Kibiz sowie an bestehende Verwaltungs- und Abrechnungssysteme,

• ein Mitarbeiterportal/Self-Service, das Transparenz für unsere Mitarbeitenden ermöglicht und Verwaltungsprozesse verkürzt,

• umfassende Funktionen in den Bereichen Zeiterfassung, Urlaubs- und Dienstplanung, Bewerbungsmanagement, digitale Personalakte, Wiedervorlagefunktionen sowie digitale Reisekostenabrechnung,

• höchste Standards in Datenschutz und IT-Sicherheit nach den Vorgaben der DSGVO.

Damit verfolgen wir das Ziel, eine nachhaltige, moderne und integrationsfähige Lösung zu etablieren, die unsere Personalverwaltung entlastet, unsere Mitarbeitenden aktiv einbindet und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Dienstes erfüllt.

Die Kindertagesbetreuung Kreismäuse AöR befindet sich im achten Jahr ihres Bestehens und hat sich in dieser Zeit zu einer starken und zukunftsorientierten Trägerin entwickelt. Durch die Übernahme zahlreicher kommunaler Einrichtungen und die Gründung neuer Kindertageseinrichtungen sind wir stetig gewachsen. Diese Dynamik erfordert den Aufbau einheitlicher Strukturen und effizienter Abläufe in der Personalverwaltung – eine Aufgabe, die wir mit großem Engagement und hoher Investitionsbereitschaft verfolgen.

Als Trägerin von Kindertageseinrichtungen tragen wir eine besondere gesellschaftliche Verantwortung: Wir schaffen gute Rahmenbedingungen für die Arbeit unserer Mitarbeitenden und stellen das Kind in den Mittelpunkt. Unser hoher Qualitätsanspruch richtet sich darauf, individuelle Bildungschancen für über 2.800 Kinder im Kreis Düren zu ermöglichen und so einen nachhaltigen Beitrag für die Zukunft zu leisten.

Für Unternehmen, die uns bei dieser Aufgabe unterstützen, eröffnet sich damit ein sinnstiftendes Projekt: Die Einführung einer modernen, innovativen Personalsoftware trägt nicht nur zur Optimierung interner Prozesse bei, sondern wirkt direkt auf bessere Arbeitsbedingungen in unseren Einrichtungen. Indem Sie uns begleiten, leisten Sie einen Beitrag dazu, dass wir unsere pädagogische Arbeit stärken und den Kindern in unserer Region die bestmögliche Förderung und Entwicklung ermöglichen.

Wir suchen daher einen Partner, der gemeinsam mit uns Strukturen gestaltet, Veränderungsprozesse begleitet und eine Lösung schafft, die nachhaltig Wirkung entfaltet – für unsere Mitarbeitenden, unsere Einrichtungen und vor allem für die Kinder.

Auf Basis der eingereichten Lösungen und Rückmeldungen werden wir das weitere Vergabeverfahren final ausgestalten. Alle Teilnehmer werden gleichermaßen über den weiteren Verlauf informiert. Wir freuen uns auf Ihre Einreichung und danken allen Interessierten schon jetzt für ihr Engagement und ihre Mitwirkung!

💡 Hinweis für interessierte Anbieter:

Da uns hierzu viele Nachfragen erreicht haben: Bitte lassen Sie sich nicht von der Vielzahl der genannten Anforderungen abschrecken. Die Kreismäuse haben in ihrer Challenge bewusst alle potenziell relevanten Anforderungen zusammengetragen, um ein möglichst umfassendes Bild ihres Bedarfs zu vermitteln. Das bedeutet nicht, dass ein einzelner Anbieter alle Punkte erfüllen muss. Kooperationen, Teil­lösungen oder ergänzende Partnerschaften sind ausdrücklich möglich und willkommen.

💡 Hinweis - Update zur Timeline:

Aufgrund der erfreulich hohen Anzahl eingegangener Lösungen wurden die Prüfungs- und Bewertungsphasen verlängert. Die zusätzliche Zeit ermöglicht eine sorgfältige Sichtung aller Einreichungen sowie die Durchführung einzelner Rückfragen an die Lösungsgeber. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und informieren alle Teilnehmenden transparent, sobald die Bewertung abgeschlossen ist.