Wir fragen uns, ob unsere Vorstellungen dem Angebotsmarkt entsprechen und freuen uns auf eine rege Beteiligung an dieser Challenge. Die folgenden Punkte dienen als Orientierung dafür, welchen Bedarf wir mit der zukünftigen Umsetzung abdecken möchten und freuen uns über Lösungen, die möglichst viele der nachstehenden Funktionen oder Eigenschaften adressieren.

Zum Zusatz „auch möglich?“ freuen wir uns auf eine Beantwortung und kurze Erläuterungen über die technischen Möglichkeiten durch Sie als Teilnehmer.

1. Teilbereich – Kinderverwaltung und Belegungsplanung

• Webbasierte Anwendung

• Trägerseitige Verwaltung und Belegungsplanung

• Erfassung aller angemeldeten Kinder mindestens mit Namen, Geburtsdatum, Kassenzeichen (Debitorenkonto), Anschrift, Geschwisterkinder, Eltern

• Möglichkeit zum Export von Statistiken

• Erstellung von Betreuungsverträgen

Auch möglich?

1. Tägliche An- und Abwesenheiten der Kinder dokumentieren

2. Urlaubs- und Abwesenheitsplanung Kinder

3. Kommunikation zwischen Träger und Einrichtung, Übersenden von Daten

4. Berechnung des Mindestpersonalschlüssels nach KiFöG Sachsen-Anhalt

2. Teilbereich - Kostenbeitragserhebung

• Erfassung der vereinbarten Betreuungsleistungen, Verknüpfung mit Kostenbeiträgen

• Schnittstelle zum Finanzprogramm AbData (Forderungsmanagement)

• Preisnachlässe, Kostenübernahmen, Geschwisterermäßigung nach KiFöG ST

• Monatliche und tägliche Abrechnung möglich (Übergabe der Sollstellungen an das Finanzprogramm)

• Bescheide erstellen

3. Teilbereich – Elternkommunikation per App

• Mobile-App zur Kommunikation mit Eltern durch Einrichtung und Träger

• Tages-, Monats- und Wochenpläne / Aushänge / Informationen an Eltern versenden

• Konto pro Elternteil, Verknüpfung mit eigenem Kind

Auch möglich?

1. Bescheide per App zustellen

2. Gruppenchats, Einzelchats (Erzieher – Elternteil), Kommunikation in Echtzeit

3. Einladungen an Eltern versenden, Kalendereinträge

4. Stundenänderungsanträge stellen durch die Eltern

4. Teilbereich – Mitarbeiterverwaltung, Arbeitszeiterfassung

• Anlegen und Verwalten von Mitarbeitern durch Einrichtungsleitung und Träger

• Erstellen von Dienstplänen, Festlegung der wöchentlichen Arbeitszeit

Auch möglich?

1. Ein- und Auschecken durch Mitarbeiter selbst

2. Arbeitszeiterfassung dokumentiert nach den gesetzlichen Vorschriften, u.a. automatische Berechnung gesetzlicher Pausenzeiten, Mehr- und Minderstunden

3. Urlaubsplanung (Einreichen durch Mitarbeiter, Genehmigen durch Einrichtungsleitung)

4. Überwachung und Anpassung der Arbeitszeit durch Einrichtungsleitung und Träger möglich

5. Krankmeldung durch Mitarbeiter

5. Teilbereich – Sonstiges

• Übersichtliche Benutzeroberfläche in der Webanwendung und App

• Alle Daten werden in einem einzigen, konsolidierten System verwaltet.

• Jährliche Pauschalzahlung als Lizenzmiete auf Grundlage der Betreuungsplätze

• Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform außerhalb der städtischen Serveranbindung

• Einrichtung von Rollenkonzepten und Rechteverteilung durch Träger

• Verwaltung von Benutzerkonten (auch Eltern) durch Träger

Auch möglich?

1. Datenspeicherung serverseitig innerhalb Deutschlands

2. Beobachtung und Dokumentation für die pädagogische Arbeit (Portfolio)

3. IDEV-Schnittstelle zur jährlichen März-Statistik erwünscht

Langfristige Ziele sollen sein, die Verwaltungssysteme von Träger und Einrichtungen zu vereinen und trägerseits einheitliche Software für das Tagesgeschäft zur Verfügung zu stellen. Es gilt, den organisatorischen Arbeitsalltag zu vereinfachen, um den Mitarbeitern mehr Zeit für die pädagogische Arbeit und das Qualitätsmanagement zu ermöglichen.

Die Eltern geben ihre Kinder vertrauensvoll in die Obhut der Tageseinrichtungen und erwarten eine hohe Kommunikationsbereitschaft sowie die Berücksichtigung ihrer Wünsche und Entwicklungsziele während der Fremdbetreuung. Gegenseitiges Verständnis, ganzheitliche und einwandfreie Kommunikation gewinnt zunehmend an Bedeutung und bewegt sich immer öfter im digitalen Raum.

Die Stadt Sandersdorf-Brehna sieht sich in der Pflicht, den Bedürfnissen aller Parteien gerecht zu werden und das Leistungsspektrum so langfristig zu erweitern.

Wir möchten prüfen, welche digitalen Lösungen geeignet sind, Verwaltungs-, Planungs- und Kommunikationsprozesse für Träger und Einrichtungen zu unterstützen. Dabei sind sowohl Komplettlösungen als auch modulare Ansätze von Interesse.

Auf Basis der eingereichten Lösungen und Rückmeldungen werden wir das weitere Vergabeverfahren final ausgestalten. Alle Teilnehmer werden gleichermaßen über den weiteren Verlauf informiert. Wir freuen uns auf Ihre Einreichung und danken allen Interessierten schon jetzt für ihr Engagement und ihre Mitwirkung!