Dezentrales Reklamationsmanagement
Beschreibung
Hessen Mobil ist die zentrale Landesbehörde für Straßen- und Verkehrsmanagement in Hessen. Wir haben 14 regionale Außenstellen, 46 Straßenmeistereien sowie eine Aus- und Fortbildungsstelle. Diese dezentrale Struktur erschwert ein einheitliches Reklamationsmanagement.
Die Wareneingangserfassung wird überwiegend in einem eProcurement-System erfasst. Jedoch sind hier keine weiteren Einträge möglich. Das bedeutet, dass Reklamationen, Rückmeldungen der Lieferanten sowie Auswertungen aktuell außerhalb des Systems manuell erfasst werden müssen und somit nicht systematisch eingetragen und nachverfolgt werden können.
Was suchen wir?
Wir suchen eine Datenbank, in der die Reklamationen dezentral erfasst werden. Jede Meisterei, jede Außenstelle kann nur ihren eigenen Bereich sehen. Als Einkauf haben wir einen Zugriff auf alle Daten.
Bei einer Reklamation befüllt die Bedarfsstelle eine Datenbank / Eingabemaske, in der die wesentlichen, standardisierten Parameter abgefragt werden.
Daraus wird eine Standardisierte Mail (Mailprogramm Outlook) an den Lieferanten erzeugt, in der Inhalte aus der Datenbank mit aufgenommen werden. Zudem wird dem Lieferanten eine automatisierte Frist für die Beantwortung mitgeteilt. Gleichzeitig wird ein Termin in der Datenbank für die Fristüberwachung der Antwort angelegt.
Sofern keine oder keine zufriedenstellende Antwort des Lieferanten erfolgt, kann die Bedarfsstelle den Vorgang an die "Eskalationsebene" (Einkauf) elektronisch weitergeben.
Die finale Beantwortung erfolgt dann im Einkauf.
Antworten des Lieferanten müssen in das System (eingegangene Mail oder Anrufprotokoll) zu dem Vorgang aufgenommen werden können.
Rahmenbedingungen
Es soll kein neues ERP-System beschafft werden. Eine Anbindung / Schnittstelle zum aktuellen System ist nicht möglich. Daher soll es sich um eine einfache und kostengünstige Datenbank handeln, die eine deutliche Verbesserung zu den aktuell vorhandenen Excel-Tabellen darstellt.
Auswertungen
Aus unserer Sicht wären unter anderem folgende Auswertungsmöglichkeiten relevant – wir freuen uns auf Ihre Einschätzung, welche davon bereits abgedeckt werden können oder technisch realisierbar sind:
alle Reklamationen eines Lieferanten in einem Bezugszeitraum (definierbar)
alle Reklamationen einer Außenstelle / Standortes
alle Reklamationen die vom Einkauf bearbeitet wurden
Excel Export
Wie wird Zeit im Prozess gespart?
Wie trägt die Lösung zu einem nachhaltigen Reklamationsmanagement bei?
Wie wird das Lieferantenmanagement gestärkt?
Welche Auswertungs- und Analysefunktionen kann Ihre Lösung abbilden?
Ziele
Das Lieferanten- und Reklamationsmanagement soll gestärkt werden.
Eine datengestützte Vorbereitung auf Lieferantengespräche oder Hilfestellungen für Konventionalstrafen.
Durch eine engere und einfachere Überwachung soll die Termin- und Liefertreue überwacht und ggf. sanktioniert werden.
Eine einheitliche Datengrundlage für die Auswertung von KPIs.
Gesucht werden vorrangig spezialisierte, anwendungsnahe Softwarelösungen von agilen Lösungsanbietern mit Fokus auf schnell integrierbare, praxisorientierte Anwendungen im kommunalen Kontext.
Wir suchen eine niederschwellige Lösung, die unseren Arbeitsalltag verbessert, eine gute Datengrundlage schafft und so zur Verbesserung der Situation beiträgt.
Wir haben einen hohen Bedarf eine entsprechende Lösung zu beschaffen, aber noch kein konkretes Budget. Aufgrund der immer geringeren Haushaltsansätze kann eine Beschaffung aber nicht garantiert werden. Nach der Markterkundung werden die geeigneten Lösungen intern geprüft. Anschließend wird abgestimmt, ob und wie Budget/Mittel für eine mögliche Beschaffung bereitgestellt werden.
Eine Präsentation ausgewählter Lösungen ist geplant: Aus allen Einreichungen wählen wir in Abstimmung mit dem Challenge-Geber drei Lösungen per Losverfahren aus. Diese erhalten die Möglichkeit, ihren Ansatz im Online-Event KOINNOvationsPitch – GovTech trifft Verwaltung am 27. Januar 2026 vorzustellen.
Unabhängig von den ausgelosten drei Anbietern haben alle Teilnehmenden weiterhin die optionale Möglichkeit, bei Interesse individuelle Präsentationstermine direkt mit dem Challenge-Geber Hessen Mobil abzustimmen.
Gerne können sich Interessierte kostenfrei zur Online-Veranstaltung anmelden – die Anmeldung ist ohne Teilnahmegebühr möglich: https://www.possible-digital.de/insights/der-pitch-tag-digitale-verwaltung-der-zukunft
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
04.12.2025 - 28.01.2026
1 Monat 14 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
29.01.2026 - 11.02.2026
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
12.02.2026 - 04.03.2026
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 05.03.2026
