Markterkundung zu digitalem industriellen Auftragsmanagement
Beschreibung
Das Ferdinand-Braun-Institut (FBH) ist eine öffentlich finanzierte Forschungseinrichtung, die im industriellen und anwendungsorientierten Umfeld tätig ist. Wir entwickeln, testen und transferieren innovative Technologien in enger Zusammenarbeit mit Industriepartnern und öffentlichen Auftraggebern. Mit dem wachsenden Auftragsvolumen und der zunehmenden Vielfalt unserer Projekte steigt auch die organisatorische und administrative Komplexität.
Derzeit erfolgt das Management unserer industriellen Aufträge, Kundenkontakte und Projektdaten überwiegend auf Basis von Excel-Dokumenten, Netzlaufwerken und E-Mails. Diese Arbeitsweise stößt zunehmend an Grenzen: fehlende Transparenz, hoher manueller Aufwand, eingeschränkte Datenqualität und fehlende Automatisierung behindern eine effiziente Auftragsabwicklung.
Wir möchten unser Auftragsmanagement digitalisieren und vereinheitlichen. Ziel ist eine integrierte Softwarelösung, die CRM-, Projektmanagement- und E-Prozess-Funktionen in einem System vereint und eine durchgängige Nachverfolgbarkeit von der ersten Kundenanfrage über Angebot, Vertragsabschluss und Projektabwicklung bis zur Lieferung und Abrechnung ermöglicht.
Zielsetzung
Die Lösung soll bestenfalls den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags digital abbilden und folgende Hauptbereiche unterstützen:
1. CRM / Sales-Funnel
Verwaltung von Kontakten, Leads und Angeboten
Transparenz über Vertriebsprozesse, Forecasts und Analysen
Dokumentenmanagement und E-Mail-Integration
Ziel: Systematische Pflege von Kundenbeziehungen und Steuerung des Vertriebs.
2. Projekt- und Auftragsmanagement
Flexible Abbildung verschiedener Projekt- und Auftragstypen
Aufgabenplanung, Gantt- und Kanban-Ansichten, Meilensteine
Ressourcenplanung (Personal, Maschinen)
Integration mit unserem MES-System zur Nutzung von Produktions- und Prüfdaten
Ziel: Effiziente Umsetzung von Aufträgen mit hoher Variabilität.
3. E-Prozesse / Workflow
Digitale Workflows für Freigaben, Bestellungen, Prüfprotokolle
Formular- und Prozess-Designer ohne Programmieraufwand
Automatisierte Benachrichtigungen und Audit-Trails
Ziel: Einheitliche, nachvollziehbare und revisionssichere Abläufe.
Technische Anforderungen
On-Premise-Lösung auf unserer Serverinfrastruktur
Sicherheitskonzept: Rollen- und Rechteverwaltung, verschlüsselte Datenübertragung, AD/LDAP-/SSO-Integration
Datenmigration aus bestehenden Excel-Strukturen inklusive historischer Datensätze
Schnittstellen zu SAP (Finanzen/Stammdaten) und zum MES-System
Option zur Erstellung elektronischer Rechnungen
Automatisierungsmöglichkeiten für wiederkehrende Aufgaben
Skalierbarkeit für 100–500 Nutzer
ggf. eingeschränkte Nutzungsmöglichkeit für Externe (Kunden, Partner etc.), z.B. für Freigabeprozesse
mobile Nutzungsmöglichkeit (z.B. über Handy etc.) zur Nutzung von unterwegs, z.B. für Freigaben
Einfache, intuitive Bedienbarkeit für wissenschaftliches, technisches und kaufmännisches Personal
Nutzen und Wirkung
Die Einführung einer integrierten Lösung soll:
administrative Prozesse beschleunigen
Datenqualität und Nachvollziehbarkeit verbessern
redundante Arbeiten vermeiden
Transparenz im gesamten Auftragsprozess schaffen
Grundlage für ein zukunftssicheres, digitales Auftragsmanagement bieten
Die Software soll Mitarbeitende entlasten, Prozesssicherheit erhöhen und eine bessere Datengrundlage für Entscheidungen schaffen.
Aufruf zur Beteiligung
Wir laden Anbieterinnen und Anbieter von CRM-, Projektmanagement- und Workflow-Lösungen ein, ihre Systeme, Schnittstellen und Umsetzungserfahrungen im Rahmen dieser Markterkundung zu präsentieren. Besonders willkommen sind modulare, anpassbare Lösungen, die den Anforderungen einer Forschungsorganisation mit industriellen Kunden gerecht werden.
Bitte lassen Sie sich nicht von der Vielzahl der genannten Anforderungen abschrecken. Wir haben in unserer Challenge bewusst alle potenziell relevanten Anforderungen zusammengetragen, um ein möglichst umfassendes Bild unseres Bedarfs zu vermitteln. Das bedeutet nicht, dass ein einzelner Anbieter alle Punkte erfüllen muss. Kooperationen, Teillösungen oder ergänzende Partnerschaften sind ausdrücklich möglich und willkommen.
Ziel ist eine langfristige Partnerschaft mit einem Anbieter, der Technologie, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen versteht und das FBH auf dem Weg zu einem vollständig digitalen, transparenten und effizienten Auftragsmanagement unterstützt.
Die teilnehmenden Unternehmen werden gebeten, folgende Informationen bereitzustellen:
Lösungsansatz und Funktionen
Darstellung, wie die Software CRM, Projekt- und Auftragsmanagement sowie E-Prozesse abbildet.
Beschreibung der Automatisierungs-, Reporting- und Rollenfunktionen.
Beispiele oder Demo-Szenarien für den Einsatz in einem Forschungsinstitut.
Technische Umsetzung und Integration
Angaben zur On-Premise-Installation und den erforderlichen Systemressourcen.
Beschreibung der Schnittstellen zu SAP und MES-Systemen.
Informationen zur Datenmigration aus Excel oder bestehenden Systemen.
Sicherheit und Compliance
Darstellung der Maßnahmen zu Datensicherheit, Zugriffskontrolle und DSGVO-Konformität.
Beschreibung von Audit- und Nachvollziehbarkeitsfunktionen.
Angaben zu Updates, Wartung und Sicherheits-Patches in der On-Premise-Umgebung.
Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit
Informationen zur Bedienbarkeit für unterschiedliche Rollen (wissenschaftlich, technisch, Verwaltung).
Schulungs- oder Unterstützungsangebote.
Skalierbarkeit für 100–500 Nutzerinnen und Nutzer.
Erfahrung und Support
Übersicht über mögliche Lizenz- und Supportoptionen sowie mögliche Implementierungsansätze.
Ggf. Referenzen bei vergleichbaren Forschungseinrichtungen oder Industrieprojekten.
Mit der Veröffentlichung dieser Challenge verfolgt das FBH das Ziel, geeignete Softwarelösungen zu identifizieren, die unser Auftragsmanagement digitalisieren, standardisieren und effizient gestalten. Wir würden uns freuen, wenn die teilnehmenden Unternehmen ihre Lösungen so vorstellen, dass mögliche Anwendungsfelder in einem öffentlich geförderten Forschungsinstitut mit industriellen Projekten erkennbar werden.
Die Anbieter sollen aufzeigen, wie ihre Software die Bereiche CRM, Projekt- und Auftragsmanagement sowie E-Prozesse integriert, welche On-Premise-Lösungen und Sicherheitsmechanismen angeboten werden und wie eine Datenmigration aus bestehenden Systemen umgesetzt werden kann. Ebenso sollen Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsmöglichkeiten zu SAP und MES-Systemen transparent dargestellt werden.
Wir begrüßen praxisnahe Einreichungen, mit Beispielen oder Hinweisen auf frühere Anwendungen, die eine Einschätzung der Umsetzbarkeit Ihrer Lösung in unserem Institut erleichtern. Ziel ist es, eine effiziente, sichere und zukunftsfähige Lösung zu identifizieren, die unsere Prozesse nachhaltig verbessert und die Grundlage für eine digitale Transformation des Auftragsmanagements am FBH legt.
Mit diesen Leitfragen möchten wir gezielt verstehen, welche Lösungsansätze es gibt und wie realistisch sich unser Bedarf praktisch abbilden lässt – als wertvolle Orientierung für die Weiterentwicklung unserer Projektidee.
Das FBH lädt innovative Anbieterinnen und Anbieter von CRM-, Projektmanagement- und Workflow-Lösungen herzlich ein, ihre Konzepte und Softwarelösungen im Rahmen dieser Markterkundung einzureichen. Wir suchen Partner, die uns bei der digitalen Transformation unseres Auftragsmanagements unterstützen und eine integrierte, sichere und skalierbare On-Premise-Lösung bereitstellen können.
Wir freuen uns besonders auf Einreichungen, die praxisnah zeigen, wie Ihre Software die Prozesse von der Kundenanfrage über Projektabwicklung bis zur Lieferung und Abrechnung effizient unterstützt, Schnittstellen zu SAP und MES integriert und die Benutzerfreundlichkeit für unterschiedliche Rollen gewährleistet.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, Ihre Lösung mit konkreten Beispielen, Referenzen oder Demos zu präsentieren und direkt zur Optimierung der Abläufe in einem führenden Forschungsinstitut beizutragen. Wir freuen uns auf Ihre Einreichungen und darauf, gemeinsam mit Ihnen die Grundlage für ein modernes, transparentes und zukunftsfähiges Auftragsmanagement am FBH zu schaffen.
Nach Einreichung der Unterlagen werden die Informationen zum Funktionsumfang und zu Rahmenbedingungen der Lösungen zur internen Orientierung zusammengefasst. Diese Zusammenfassung dient ausschließlich der Marktorientierung und stellt keine Bewertung oder Vergabeentscheidung dar. Eine Produktvorstellung z.B. durch eine Präsentation, ist im Zuge der Markterkundung erwünscht. Im Ergebnis wird entschieden, ob und wie eine öffentliche Ausschreibung erfolgen kann.
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
10.12.2025 - 13.01.2026
30 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
14.01.2026 - 27.01.2026
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
28.01.2026 - 03.02.2026
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 04.02.2026
