Fachlicher Aufgabenumfang für die Lösung zum Investitionsmanagement

• Bereitstellung einer Finanzplanungssoftware für die Planung über verschiedene Planungsperioden, in Wirtschaftsjahren und in Perspektivplanung (unter Berücksichtigung von operativen, taktischen und strategischen Planungshorizonten) sowie Abbildung der Vorjahre mit Ist-Daten

• Mittelbedarfsplanung (Zuflüsse und Abflüsse)/ Liquiditätsplanung im Bereich Investitionen und Aufwand (perspektivisch Schnittstellen erforderlich)

• Maßnahmenverwaltung: Alle verfügbaren Mittel sind auf Maßnahmen verplant, die (mit ihren Stammdaten erfasst) entsprechend des Sachstands verwaltet werden müssen in Bezug auf z. B. Kosten, Fördermittel, Terminen zur Maßnahmenumsetzung (Ist und Soll), ihre Stammdaten wie Bezeichnung, Inhalt, Flächen, Gebäudeteile, Ressourcen, Kennzahlen

• Filterbarkeit nach Gruppen und Untergruppen sowie zu Zuteilungs- und Auszahlungsterminen und Rahmenbedingungen aus der Verfahrensordnung zur Investitionsfinanzierung

• Arbeitsaufträge der Sachverständigenstelle müssen abbildbar sein, Freitexte müssen erfassbar sein; Ein Überblick über relevante Daten soll zusammengefasst möglich sein -maßnahmenbezogen, standortbezogen sowie hausübergreifend

• Kostenverfolgung für Baumaßnahmen auf Basis der DIN 276, inkl. Risikoanalyse und Baukostenindexermittlung; Kostensteigerungen müssen prozentual ausweisbar sein und die Kostenentwicklung einer Maßnahme muss über mehrere Jahre vergleichbar bleiben

• Antragsprozessverwaltung für Fördermittel (Antragsverfahren gem. Verfahrensordnung der BG Kliniken) mit Sachstandsübersicht mit verschiedenen Filterkriterien

• Gremienlaufverwaltung mit Beschlüssen zu Kosten, Fördermittelzuteilungen, Zinsverrechnungen etc. (ggf. Schnittstelle zum Dokumentenmanagement)

• Fördermittelverwaltung (verschiedene Fonds mit vorgegebenem Finanzrahmen) im Rahmen der Restmittelbewirtschaftung

• Standortbezogene und hausübergreifende Maßnahmenverwaltung

• Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware und/ oder Auswertungssoftware

• Möglichkeit der Dokumentenerstellung aus der Software (z. B. digitale Formulare, Briefe, Antragsformulare mit Kostendaten, Berichte)

• Möglichst umfangreiche Selbstständigkeit der Auftraggeberin in der Anpassung von Stammdaten der Maßnahmen, von Finanzdaten, flexible Anpassung von Berichtsauswertungen zu allen erfassten Daten inkl. Grafiken, Möglichkeiten der Erweiterung in der Datenbankstruktur (z. B. weitere Module/Ebenen)

Fachlicher Aufgabenumfang für die Lösung zum Baumanagement

Gesucht wird eine Softwarelösung zur digitalen und revisionssicheren Steuerung von Bauprojekten, eng verzahnt mit dem Investitionsmanagement.

Von besonderem Interesse sind Lösungen, die:

• genehmigte Budgets je Maßnahme übernehmen und Kostenentwicklungen strukturiert zurückmelden können

• eine durchgängige Kostenlogik (z. B. nach DIN 276) mit Versionierung und Historisierung abbilden

• AVA-, Vergabe- und Vertragsprozesse digital und vergaberechtssicher dokumentieren

• Prognosen, Nachträge und deren Auswirkungen auf Budget und Mittelabfluss transparent darstellen

• Rechnungsprüfung, Mittelabfluss und Liquiditätsvorschau unterstützen

• aussagekräftige Berichte und Management-Dashboards bereitstellen

• über Rollen- und Rechtekonzepte sowie revisionssichere Archivierung verfügen

• integrationsfähig (ERP/DMS/Investitionsmanagement), mandantenfähig und cloudgeeignet sind

Weitere fachliche Details werden interessierten Unternehmen gerne nach Vertraulichkeitsvereinbarung zur Verfügung gestellt.

Interessierte Unternehmen werden gebeten, auf Basis der Beschreibung unverbindlich darzustellen:

• welchen grundsätzlichen Lösungsansatz sie empfehlen (z. B. Standardlösung, modulare Erweiterung, hybride Architektur),

• welche Module oder Produkte hierfür aus ihrer Sicht geeignet erscheinen,

• in welchem Umfang projektspezifische Anpassungen typischerweise erforderlich wären,

• über welche Erfahrung vergleichbarer fachlicher und organisatorischer Komplexität sie verfügen,

• welche Projektlaufzeiten und Implementierungsschritte erfahrungsgemäß realistisch sind,

• in welchen Größenordnungen sich Investitions- und Betriebskosten typischerweise bewegen und welche marktüblichen Vertragsmodelle Anwendung finden.

Die Angaben dienen ausschließlich der Marktsondierung und sind nicht als verbindliches Angebot zu verstehen.

Diese Markterkundung dient dem unverbindlichen Austausch mit interessierten Unternehmen. Ziel ist es, einen umfassenden Überblick über am Markt verfügbare Lösungen, innovative Ansätze sowie technische Entwicklungen zu gewinnen. Dabei sollen insbesondere Erfahrungen, Best Practices und Einschätzungen potenzieller Marktteilnehmer berücksichtigt werden, um eine sachgerechte und bedarfsorientierte Leistungsbeschreibung zu entwickeln.

Ergänzend sollen die im Rahmen der Markterkundung gewonnenen Informationen eine Orientierung zu marktüblichen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ermöglichen, um das weitere Vorgehen intern sachgerecht planen zu können.

Die BG-Kliniken legen großen Wert auf einen offenen Dialog mit dem Markt.

Eingeladen sind daher alle interessierten Unternehmen – unabhängig von Größe oder Spezialisierung –, ihre Lösungen, Konzepte und Ideen einzubringen. Auch Hinweise zu aktuellen Trends, Standards, Integrationsmöglichkeiten sowie zu Wirtschaftlichkeit und Umsetzbarkeit sind ausdrücklich willkommen.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und den fachlichen Austausch!

Im ersten Schritt werden interessierte Anbieter um Kontaktaufnahme gebeten.

Es soll geklärt werden, ob die Anforderungen durch vorhandene Produkte abgedeckt werden bzw. hergestellt werden können - oder nicht - und ob es weitere Risiken oder Anforderungen gibt, die zu berücksichtigen sind. Auf Basis der schriftlichen Unterlagen und der Workshop-Ergebnisse wird geprüft, ob und in welcher Struktur ein formelles Vergabeverfahren eingeleitet wird und welche funktionalen und technischen Anforderungen in etwaige Ausschreibungsunterlagen aufgenommen werden.

Die obige Auflistung entspricht einer Kurzdarstellung des gewünschten Leistungsumfangs. Weitergehende Informationen und Anforderungen sowohl aus dem Fachbereich als auch aus dem Bereich IT werden interessierten Unternehmen gegen Einreichung einer unterzeichneten Geheimhaltungserklärung zur Verfügung gestellt. Das Formular dafür wird dieser Bekanntmachung beigefügt. Die Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Markterkundung, sondern ausschließlich für den Erhalt weitergehender, vertraulicher Informationen vorgesehen.

Im zweiten Schritt ist ein Gesprächstermin/ Mini-Workshop (ca. 3 Stunden) geplant.

Der Workshop beginnt mit einer Vorstellungsrunde und der Klärung der gegenseitigen Erwartungshaltung. Anschließend stellen die Anbieter ihre Systemarchitektur, Schnittstellen, Datenmigration, Governance sowie Referenzen vergleichbarer Projekte vor. Darauf aufbauend werden mehrere praxisnahe Use Cases besprochen, die zentrale Prozessschritte von Budgetfreigabe über Vergabe, Kostensteuerung und Mittelabfluss bis hin zum Projektabschluss und der Rückmeldung an das Investitionsmanagement abbilden. Ziel ist es zu verstehen, wie diese Abläufe systemseitig integriert und durchgängig abgebildet werden können.

Die Workshop-Termine/gemeinsamen Gespräche finden im Rahmen der Bewertungsphase voraussichtlich Mitte April bis Mitte Mai 2026 statt.

Bitte beachten:

• Die zur Verfügung gestellten Unterlagen dürfen ausschließlich für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren verwendet werden; eine weitergehende Verwendung, auch in umgearbeiteter Form, ist ausgeschlossen. Ein derartiges Nutzungsrecht wird ausdrücklich nicht erteilt.

• Die Teilnahme an der Markterkundung begründet keinen Anspruch auf Beteiligung an einem späteren Vergabeverfahren und führt weder zu einer Bevorzugung noch zu einer Benachteiligung im weiteren Prozess.