Nachfolgend findet sich eine Kurzaufstellung des fachlichen Aufgabenumfangs

• Bereitstellung einer Finanzplanungssoftware für die Planung über verschiedene Planungsperioden, in Wirtschaftsjahren und in Perspektivplanung (unter Berücksichtigung von operativen, taktischen und strategischen Planungshorizonten) sowie Abbildung der Vorjahre mit Ist-Daten

• Mittelbedarfsplanung (Zuflüsse und Abflüsse)/ Liquiditätsplanung im Bereich Investitionen und Aufwand (perspektivisch Schnittstellen erforderlich)

• Maßnahmenverwaltung: Alle verfügbaren Mittel sind auf Maßnahmen verplant, die (mit ihren Stammdaten erfasst) entsprechend des Sachstands verwaltet werden müssen in Bezug auf z. B. Kosten, Fördermittel, Terminen zur Maßnahmenumsetzung (Ist und Soll), ihre Stammdaten wie Bezeichnung, Inhalt, Flächen, Gebäudeteile, Ressourcen, Kennzahlen

• Filterbarkeit nach Gruppen und Untergruppen sowie zu Zuteilungs- und Auszahlungsterminen und Rahmenbedingungen aus der Verfahrensordnung zur Investitionsfinanzierung

• Arbeitsaufträge der Sachverständigenstelle müssen abbildbar sein, Freitexte müssen erfassbar sein; Ein Überblick über relevante Daten soll zusammengefasst möglich sein -maßnahmenbezogen, standortbezogen sowie hausübergreifend

• Kostenverfolgung für Baumaßnahmen auf Basis der DIN 276, inkl. Risikoanalyse und Baukostenindexermittlung; Kostensteigerungen müssen prozentual ausweisbar sein und die Kostenentwicklung einer Maßnahme muss über mehrere Jahre vergleichbar bleiben

• Antragsprozessverwaltung für Fördermittel (Antragsverfahren gem. Verfahrensordnung der BG Kliniken) mit Sachstandsübersicht mit verschiedenen Filterkriterien

• Gremienlaufverwaltung mit Beschlüssen zu Kosten, Fördermittelzuteilungen, Zinsverrechnungen etc. (ggf. Schnittstelle zum Dokumentenmanagement)

• Fördermittelverwaltung (verschiedene Fonds mit vorgegebenem Finanzrahmen) im Rahmen der Restmittelbewirtschaftung

• Standortbezogene und hausübergreifende Maßnahmenverwaltung

• Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware und/ oder Auswertungssoftware

• Möglichkeit der Dokumentenerstellung aus der Software (z. B. digitale Formulare, Briefe, Antragsformulare mit Kostendaten, Berichte)

• Möglichst umfangreiche Selbstständigkeit der Auftraggeberin in der Anpassung von Stammdaten der Maßnahmen, von Finanzdaten, flexible Anpassung von Berichtsauswertungen zu allen erfassten Daten inkl. Grafiken, Möglichkeiten der Erweiterung in der Datenbankstruktur (z. B. weitere Module/Ebenen)

Hinweis: Eine Software für das operative Baukostencontrolling für die Planung und Umsetzung von Bauvorhaben ist nicht Bestandteil dieser Anfrage. Diese Angelegenheit wird in einem separaten Vorgang erarbeitet und bekanntgegeben.

Ziel der Markterkundung ist es, einen umfassenden Überblick über am Markt verfügbare Lösungen, innovative Ansätze sowie technische Entwicklungen zu gewinnen. Dabei sollen insbesondere Erfahrungen, Best Practices und Einschätzungen potenzieller Marktteilnehmer berücksichtigt werden, um eine sachgerechte und bedarfsgerechte Leistungsbeschreibung zu entwickeln.

Die BG-Kliniken legen großen Wert auf einen offenen Dialog mit dem Markt.

Eingeladen sind daher alle interessierten Unternehmen – unabhängig von Größe oder Spezialisierung –, ihre Lösungen, Konzepte und Ideen einzubringen. Auch Hinweise zu aktuellen Trends, Standards, Integrationsmöglichkeiten sowie zu Wirtschaftlichkeit und Umsetzbarkeit sind ausdrücklich willkommen.

Die Teilnahme an der Markterkundung ist unverbindlich und stellt keine Voraussetzung für eine spätere Beteiligung am Vergabeverfahren dar. Ebenso begründet sie keinen Anspruch auf eine spätere Beauftragung. Die im Rahmen der Markterkundung gewonnenen Erkenntnisse dienen ausschließlich der Vorbereitung eines transparenten und diskriminierungsfreien Vergabeverfahrens.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und den fachlichen Austausch!

In diesem ersten Schritt werden interessierte Anbieter um Kontaktaufnahme gebeten.

Es soll geklärt werden, ob die Anforderungen durch vorhandene Produkte abgedeckt werden bzw. hergestellt werden können - oder nicht - und ob es weitere Risiken oder Anforderungen gibt, die zu berücksichtigen sind.

Die obige Auflistung entspricht einer Kurzdarstellung des benötigten Leistungsumfangs. Weitergehende Informationen und Anforderungen sowohl aus dem Fachbereich als auch aus dem Bereich IT werden interessierten Unternehmen gegen Einreichung einer unterzeichneten Geheimhaltungserklärung zur Verfügung gestellt. Das Formular dafür wird dieser Bekanntmachung beigefügt. Die Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Markterkundung, sondern ausschließlich für den Erhalt weitergehender, vertraulicher Informationen vorgesehen.

In gemeinsamen Gesprächen sollen dann die o.g. Fragestellungen geklärt werden. Die Gespräche finden voraussichtlich Ende Februar/ Anfang März 2026 statt.

Hinweis: Die zur Verfügung gestellten Unterlagen dürfen ausschließlich für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren verwendet werden; eine weitergehende Verwendung, auch in umgearbeiteter Form, ist ausgeschlossen. Ein derartiges Nutzungsrecht wird ausdrücklich nicht erteilt.