Bitte gehen Sie in Ihrer Einreichung insbesondere auf folgende Punkte ein: 

1. Lösungsansatz und Reifegrad 

• Welcher marktverfügbare oder standardnahe Lösungsansatz wird vorgeschlagen? 

• Welche Bestandteile sind im Standard verfügbar, welche erfordern erweiterte Konfiguration und welche ergänzende Integrationsleistungen? 

• Wie reif ist die Lösung für den produktiven Einsatz in einer geschützten Unternehmensumgebung? 

2. Architektur und On-Premises-Betrieb 

• Wie wird der lokale Betrieb der wesentlichen Komponenten umgesetzt? 

3. Datenquellen und Berechtigungen 

• Wie werden SharePoint Online, SMB-Fileshares, DMS, Intranet-/Wiki-Inhalte und relationale Datenquellen typischerweise angebunden? 

• Wie wird die Berücksichtigung von Berechtigungen technisch und organisatorisch umgesetzt? 

• Welche Voraussetzungen oder Einschränkungen bestehen bei heterogenen Datenquellen? 

4. Dokumentenverarbeitung und Antwortqualität 

• Wie geht die Lösung mit gescannten Dokumenten, OCR, Tabellen, Bildern, Grafiken, Zeichnungen und sehr großen Dokumenten um? 

• Wie werden Versionen, Dubletten und inkrementelle Aktualisierungen des Datenbestandes behandelt? 

• Wie werden quellenbasierte Antworten, Referenzen und der transparente Umgang mit unzureichender Quellenlage sichergestellt? 

5. Sicherheit, Betrieb und Administrierbarkeit 

• Wie wird Sicherheit, Betrieb und Governance grundsätzlich adressiert?

Zum Beispiel hinsichtlich: Logging, Auditierbarkeit, Monitoring, Backup Restore, unkontrolliertem Datenabfluss, unerwünschter externer Telemetrie, Prompt Injection, unberechtigter Ausgabe sensibler Inhalte etc.

6. Pilotierung und Einführung 

• Wie kann eine typische Pilotierung aussehen?

Zum Beispiel hinsichtlich: Leistungserfordernissen für eine Pilotphase von 8 bis 12 Wochen, personeller und organisatorischer Mitwirkungsaufwände des Auftraggebers etc.

7. Zukunftssicherheit und Wirtschaftlichkeit 

• Welche Aussagen können zur langfristigen Skalierbarkeit, Weiterentwicklungsfähigkeit und technologischen Offenheit der Lösung getroffen werden?

Zum Beispiel hinsichtlich: Austauschbarkeit von Komponenten, Erweiterbarkeit, Lock-in-Risiken, Support, Roadmap, langfristiger Wirtschaftlichkeit etc.

Erbeten wird eine kompakte, strukturierte Rückmeldung mit möglichst folgenden Inhalten: 

• Kurzvorstellung des Unternehmens und der angebotenen Lösung 

• Beschreibung des Lösungsansatzes und des Reifegrads 

• Einordnung der Eignung für den beschriebenen Einsatzfall 

• Darstellung der im Standard abgedeckten Anforderungen sowie offener Punkte und realistischer Ausbaupfade 

• Hinweise zu Integrationsaufwand, Pilotvorgehen und Betriebsmodell 

• grobe Einschätzung zu Infrastruktur- und Sizing-Annahmen 

• Aussage zu Erfahrungen in vergleichbaren Referenzprojekten oder ähnlich gelagerten Einsatzszenarien 

• Einschätzung zur langfristigen Weiterentwicklungsfähigkeit und Zukunftssicherheit der Lösung 

Eine formale Preisangabe ist in dieser Phase nicht erforderlich. Falls möglich, freuen wir uns ergänzend über eine unverbindliche grobe Einordnung von Kosten für Pilot und späteren Regelbetrieb.

Die Lösung soll perspektivisch für einen Nutzerkreis von ca. 350 Personen ausgelegt sein. Langfristig wird von ca. 30 gleichzeitigen interaktiven Anfragen ausgegangen. Für die Einführung ist zunächst eine Pilotphase von 8 bis 12 Wochen mit einem kleinen Test- und Expertenteam vorgesehen. 

Der relevante Datenraum umfasst langfristig ca. 50 TB mit rund 1.000.000 Dokumenten sowie weiteren Inhalten wie Bildern, Grafiken, Zeichnungen und vergleichbaren Dateien. Primärsprache ist Deutsch. Es ist mit hohen Versionierungs- und Dublettenanteilen sowie mit sehr großen Dokumenten von bis zu ca. 900 Seiten zu rechnen. 

Wesentliche Startquellen sind insbesondere: 

• SharePoint Online/OneDrive einschließlich Berechtigungsberücksichtigung 

• Fileshares (SMB) mit AD-Berechtigungen 

• DMS-Systeme (nscale, windream) 

• bestehendes Intranet/Wiki bzw. CMS-gestütztes Intranet 

• relationale Datenbanken, z. B. MS SQL Server 

Die Lösung soll On-Premises betrieben werden. Ein Internetzugang kann technisch vorhanden sein, Unternehmensdaten dürfen jedoch nicht unkontrolliert an Dritte abfließen. Für eine erste Ausbaustufe ist ein Single-/Multi-Node-Betrieb mit Backup ausreichend; eine Hochverfügbarkeitsarchitektur wird zunächst nicht vorausgesetzt.

• Die Einreichung soll in deutscher Sprache erfolgen.

• Lösungsvorschläge sind über den KOINNOvationsplatz einzureichen.

• Für die erste Stufe ist eine kompakte, strukturierte Darstellung ausdrücklich ausreichend

• Eine bestehende Unternehmenspräsentation, Referenzübersicht oder Architekturübersicht kann ergänzend beigefügt werden. 

Auch modulare Ansätze, Teillösungen oder Partnerkonstellationen sind willkommen, sofern klar beschrieben wird, welcher Leistungsumfang abgedeckt wird und wie ein belastbarer Pilot bzw. ein späterer Ausbau aussehen kann.

Bitte lassen Sie sich von der Breite der Anforderungen nicht abschrecken: Ziel der Challenge ist es, ein erstes Bild verfügbarer Lösungswege und Umsetzungsszenarien zu gewinnen. 

Soweit sensible Informationen nicht öffentlich dargestellt werden sollen, können vertrauliche Zusatzangaben im geschützten Bereich der Einreichung übermittelt werden. 

Diese Challenge dient der Markterkundung und der Vorbereitung einer möglichen späteren Beschaffung. Sie stellt keine Ausschreibung, keine Aufforderung zur Angebotsabgabe und keine Beauftragung dar. 

Nach Ablauf der Einreichungsfrist erfolgt zunächst eine Vorauswahl anhand der veröffentlichten Bewertungskriterien. In einem zweiten Schritt werden ausgewählte Finalist*innen eingeladen, ihren Lösungsansatz einer fachkundigen Jury aus fachlich geeigneten Bewertungs- und Entscheidungsträgern vorzustellen. Die Jury prämiert die überzeugendsten Einreichungen und gibt eine Empfehlung für das weitere Vorgehen ab. 

Die Rückmeldungen aus der Challenge sollen dazu dienen, Anforderungen, Pilotzuschnitt, Betriebsmodell, Sizing, Zuschnitt einer späteren Vergabe sowie die weitere Umsetzungsstrategie zu schärfen. Ziel ist eine möglichst zeitnahe Einführung einer geeigneten Lösung im Unternehmen. Sofern im Anschluss ein Vergabeverfahren eingeleitet wird, werden die Teilnehmenden hierüber gleichermaßen und rechtzeitig informiert.