Digitales Antragsportal und Förderverwaltung
Beschreibung
Das Deutsch-Polnische Jugendwerk (DPJW) fördert seit 1991 Begegnungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Polen. Unser Ziel ist es, Austausch, Zusammenarbeit und gegenseitiges Verständnis zu stärken. Dafür unterstützen wir Jugendbegegnungen, Schulpartnerschaften und gemeinsame Projekte finanziell und inhaltlich. So schaffen wir Räume, in denen junge Menschen neue Perspektiven kennenlernen, Freundschaften schließen und Europa aktiv mitgestalten können.
Verschiedene Fach- und Förderstellen des internationalen Jugendaustausches prüfen derzeit die Beschaffung einer neuen Fördersoftware für die digitale Antragstellung, Antragsbearbeitung und Projektabrechnung.
Beteiligt sind:
Tandem – Koordinierungszentrum Deutsch-Tschechischer Jugendaustausch,
ConAct – Koordinierungszentrum Deutsch-Israelischer Jugendaustausch.
Bei den beteiligten Einrichtungen handelt es sich um staatlich finanzierte, gemeinnützige Institutionen, die durch ihre Förderung den Austausch zwischen jungen Menschen sowie Fachkräften aus Deutschland und den jeweiligen Partnerländern ermöglichen. Die Größenordnung der Förderung unterscheidet sich zwischen den beteiligten Einrichtungen: So förderte das Deutsch-Polnische Jugendwerk im Jahr 2024 beispielsweise 1.412 Projekte mit einem Fördervolumen von rund 9,6 Millionen Euro. Bei Tandem lag die Förderung (im Kinder und Jugendplan) im selben Jahr bei 128 Projekten mit einem Fördervolumen von etwa 650.000 Euro.
Digitale Antragsbearbeitung findet bei den beteiligten Institutionen bereits in unterschiedlichem Umfang statt. Die bislang eingesetzten Systeme sind jedoch historisch gewachsen und entsprechen perspektivisch nicht mehr den fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an eine moderne, browserbasierte Förderverwaltung.
Die beteiligten Institutionen werden organisatorisch eigenständig bleiben. Geprüft wird daher eine Lösung, bei der jede Institution über eine eigene Instanz oder eine vergleichbar getrennte Umgebung verfügt. Gleichzeitig soll die Software auf einer möglichst gemeinsamen technischen Grundlage beruhen, damit Bedienung, Benutzeroberfläche, Administration und Weiterentwicklung möglichst einheitlich bleiben. Unterschiede ergeben sich insbesondere aus abweichenden Förderrichtlinien, unterschiedlichen Verwaltungs- und Förderprozessen, Rollenmodellen, Sprachen und Begrifflichkeiten. Wichtige Eckpunkte sind insbesondere:
ein browserbasiertes Antragsportal für Antragstellende sowie eine browserbasierte Fachanwendung für die interne Förderverwaltung und die Zentralstellen,
die gleichberechtigte partnerschaftliche Erstellung von Anträgen im Antragsportal, durch mehrere Personen,
die Einbindung sogenannter Zentralstellen. Dabei handelt es sich um Institutionen, die zwischen Antragstellenden und Fach-/Förderstelle stehen, zum Beispiel Dachverbände oder zuständige Stellen der Bundesländer. Diese sind in Antragstellung, Prüfung, Bewilligung, Abrechnung und Kommunikation eingebunden und stellen daher besondere Anforderungen an Rollen, Rechte, Sichtbarkeit und Zuständigkeiten,
Unterstützung von Mehrsprachigkeit, sowohl für Benutzeroberflächen als auch für hinterlegte Texte, Formulare, E-Mails, Vorlagen und Dokumente. Übersetzungen können bei Bedarf durch die jeweiligen Fach- und Förderstellen bereitgestellt werden,
eine möglichst weitgehende Konfigurierbarkeit durch geschulte Fachadministration oder Poweruser, zum Beispiel bei Texten, Vorlagen, Förderprogrammen, Fördersätzen, Formularen oder Workflows,
Möglichkeiten zum strukturierten Import und Export von Daten sowie Schnittstellen zu angrenzenden Systemen, etwa Buchhaltung, Dokumentenmanagement, oder Auswertungssystemen,
eine gute Nutzbarkeit für Antragstellende und Mitarbeitende, einschließlich verständlicher Bedienung, responsiver Darstellung und barrierearmer Gestaltung.
Ziel der Challenge ist es, einen Überblick darüber zu gewinnen, welche marktgängigen Lösungsansätze für ein solches Vorhaben grundsätzlich in Betracht kommen, welche Anforderungen typischerweise durch Standardfunktionen oder Konfiguration abbildbar sind und an welchen Stellen mit Individualentwicklung, organisatorischen Anpassungen oder besonderen technischen Rahmenbedingungen zu rechnen wäre.
Die Rückmeldungen der Unternehmen sollen dazu beitragen, den späteren Beschaffungsgegenstand realistisch, marktnah und wettbewerbsoffen zu beschreiben.
1. Unternehmensvorstellung & Projekterfahrung
Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor und geben Sie einen Überblick über Ihre Erfahrungen mit digitalen Fördermanagementsystemen, insbesondere im Umfeld öffentlicher oder staatlich finanzierter Einrichtungen. Erläutern Sie gerne ergänzend vergleichbare Projekte sowie Ihre Erfahrungen hinsichtlich Einführung, Rollout und Weiterentwicklung solcher Lösungen.
2. Lösungsansatz & Funktionsumfang
Bitte beschreiben Sie Ihren Lösungsansatz für eine browserbasierte Fördersoftware zur digitalen Antragstellung, Antragsbearbeitung und Projektabrechnung. Welche wesentlichen Funktionen und Prozessschritte unterstützt Ihre Lösung? Bitte gehen Sie dabei auch auf die Nutzerfreundlichkeit für Antragstellende und Mitarbeitende sowie eine barrierearme Nutzung ein.
3. Multi-Organisationen & getrennte Instanzen
Die beteiligten Einrichtungen bleiben organisatorisch eigenständig, sollen aber möglichst auf einer gemeinsamen technischen Grundlage arbeiten. Welche Lösungsansätze bieten Sie hierfür (z. B. getrennte Instanzen, Mandantenfähigkeit, gemeinsame Plattform)?
4. Konfigurierbarkeit & Anpassbarkeit
Welche Bereiche können durch Fachadministration oder Poweruser selbstständig angepasst werden (z. B. Formulare, Texte, Förderprogramme, Workflows, Vorlagen)? Wo ist typischerweise Individualentwicklung erforderlich?
5. Rollen, Rechte & Zusammenarbeit
Wie unterstützt Ihre Lösung komplexe Rollen- und Rechteanforderungen, insbesondere die Einbindung von Zentralstellen sowie die gemeinsame Bearbeitung von Anträgen durch mehrere Beteiligte?
6. Mehrsprachigkeit
Welche Möglichkeiten bietet Ihre Lösung zur Unterstützung mehrerer Sprachen, insbesondere hinsichtlich Benutzeroberflächen, Formularen, Dokumenten, Vorlagen und Kommunikation?
7. Schnittstellen & Datenintegration
Welche Möglichkeiten bestehen zur Integration mit bestehenden Systemen, beispielsweise Buchhaltung, Dokumentenmanagement, E-Akte oder Auswertungssystemen? Welche Import- und Exportmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
8. Migration & Einführung
Welche Erfahrungen haben Sie mit der Ablösung bestehender Förderverfahren und der Migration von Altdaten? Welche Voraussetzungen und typischen Herausforderungen sind dabei zu berücksichtigen?
9. Betrieb, Datenschutz & Informationssicherheit
Welche Betriebsmodelle bieten Sie an (z. B. SaaS, Cloud, On-Premises, Hybrid) und welche Anforderungen bestehen hinsichtlich Datenschutz, Informationssicherheit und Hosting?
10. Lizenz- und Kostenmodell
Welche grundsätzlichen Lizenz-, Betriebs- und Kostenmodelle bieten Sie an? Eine verbindliche Preisangabe ist nicht erforderlich; uns interessieren insbesondere typische Kostenstrukturen und mögliche Aufwandstreiber.
Mit der Veröffentlichung dieser Challenge möchten wir einen realistischen Überblick über den aktuellen Stand des Marktes für Fördersoftware, Antragsportale und digitale Förderverwaltung gewinnen.
Von den teilnehmenden Unternehmen wünschen wir uns eine unverbindliche Einschätzung dazu, inwieweit unser skizziertes Zielbild mit bestehenden Produkten, Plattformen oder konfigurierbaren Lösungen abbildbar ist. Besonders interessieren uns Hinweise zu typischen Umsetzungswegen, möglichen Betriebs- und Lizenzmodellen, Schnittstellen, Migration von Altdaten, Projektdauer sowie zu Bereichen, in denen erfahrungsgemäß Individualentwicklung oder besondere organisatorische Vorarbeit erforderlich wird.
Die Rückmeldungen sollen dazu beitragen, den späteren Beschaffungsgegenstand realistisch, marktnah und wettbewerbsoffen zu beschreiben. Es werden keine Angebote und keine verbindlichen Preisangaben erbeten.
Im Rahmen der Bewertungsphase können nach Sichtung der eingegangenen Einreichungen bei Bedarf vertiefende Gespräche oder Präsentationstermine mit teilnehmenden Unternehmen stattfinden, um Lösungsansätze und Erfahrungswerte besser einordnen zu können. Eine entsprechende Kontaktaufnahme erfolgt rechtzeitig vor dem jeweiligen Termin.
Nach Abschluss der Challenge werden die eingegangenen Rückmeldungen ausgewertet. Auf dieser Grundlage sollen das Zielbild für die spätere Beschaffung weiter geschärft und die Leistungsbeschreibung vorbereitet werden.
Derzeit ist eine Ausschreibung als Rahmenvereinbarung im vierten Quartal 2026 geplant. Ein Abruf aus der Rahmenvereinbarung soll anschließend durch die einzelnen beteiligten Institutionen erfolgen, voraussichtlich ab 2027. Das bedeutet, dass die oben genannten Einrichtungen nicht zwingend zeitgleich starten, sondern die Lösung schrittweise und entsprechend des individuellen Bedarfs eingeführt werden kann. Die Lösung sollte daher grundsätzlich geeignet sein, mehrere eigenständige Institutionen mit unterschiedlichen Anforderungen zu unterstützen.
Alle Teilnehmenden werden zu gegebener Zeit einheitlich über den weiteren Verlauf informiert. Dies gilt insbesondere für Hinweise auf eine spätere Veröffentlichung der Ausschreibung.
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
27.07.2026 - 30.08.2026
1 Monat 4 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
31.08.2026 - 13.09.2026
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
14.09.2026 - 04.10.2026
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 05.10.2026
