Moderne IT-Komponenten und mobile Endgeräte für die öffentliche Verwaltung
Beschreibung
Die Universitätsstadt Tübingen gehört mit rund 91.000 Einwohnerinnen und Einwohnern zu den bedeutenden Wissenschafts- und Innovationsstandorten Deutschlands. Die Stadt verbindet eine über 500-jährige Universitätsgeschichte mit einer modernen, zukunftsorientierten Stadtentwicklung und zeichnet sich durch ihre enge Vernetzung von Wissenschaft, Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft aus.
Im Rahmen ihrer fortschreitenden Digitalisierung ist die Universitätsstadt Tübingen auf eine zuverlässige und bedarfsgerechte Ausstattung mit IT-Hardware und mobilem Zubehör angewiesen. Zur Vorbereitung einer zukünftigen Ausschreibung möchte die Stadt den aktuellen Angebotsmarkt für Peripheriegeräte sowie die langfristige Verfügbarkeit definierter mobiler Endgeräte von Apple sondieren. Ziel ist es, Marktkenntnisse zu gewinnen, innovative Lösungsansätze kennenzulernen und die Grundlage für eine zukunftssichere Beschaffung zu schaffen.
Die Universitätsstadt Tübingen möchte ihre zukünftige Beschaffung von IT-Hardware strategisch weiterentwickeln. Im Zuge einer bevorstehenden europaweiten Ausschreibung wird eine Lösung gesucht, die eine zuverlässige, wirtschaftliche und langfristig verfügbare Versorgung mit IT-Endgeräten und passender Peripherie ermöglicht.
Neben klassischen Peripheriegeräten wie Mäusen, Tastaturen, Webcams oder Headsets soll die zukünftige Beschaffung auch mobile Endgeräte wie iPhones, iPads und Notebooks umfassen. Das jährliche Beschaffungsvolumen wird derzeit auf rund 80.000 Euro geschätzt.
Von besonderem Interesse sind Ansätze, die eine kontinuierliche Verfügbarkeit definierter Gerätegenerationen, effiziente Beschaffungsprozesse sowie eine hohe Kompatibilität mit bestehenden IT-Strukturen gewährleisten. Aufgrund der Anforderungen an die Systemkompatibilität im städtischen Netzwerk werden im Leistungsverzeichnis voraussichtlich bestimmte Referenzprodukte bzw. Marken benannt. Gleichzeitig soll die Markterkundung dazu beitragen, einen umfassenden Überblick über geeignete Lösungen und Anbieter am Markt zu gewinnen.
Welche Liefer- und Logistikkonzepte können eine Verfügbarkeit von Standardprodukten innerhalb von 3 bis 5 Werktagen sicherstellen?
Wie können auch kleinere Bedarfe wirtschaftlich abgewickelt werden, ohne dass hohe Mindestbestellwerte erforderlich sind? Welche Modelle ermöglichen einen Mindestbestellwert von maximal 30 Euro?
Welche Ansätze bieten Sie, um Preisstabilität und Planungssicherheit über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr zu gewährleisten?
Welche Möglichkeiten bestehen, IT-Peripherie und mobile Endgeräte aus einer Hand wirtschaftlich bereitzustellen?
Wie gehen Sie mit Modellwechseln, Produktabkündigungen und dem Auslaufen von Gerätegenerationen um? Welche Konzepte gewährleisten dabei Kontinuität, Planbarkeit und Kompatibilität?
Welche Möglichkeiten bieten Sie zur Bereitstellung gleichwertiger Ersatzprodukte? Wie stellen Sie sicher, dass diese mit bestehenden IT-Strukturen und den eingesetzten Geräten kompatibel sind?
Welche Leistungen können im Bereich Vorkonfiguration, Initialeinrichtung und betriebsbereiter Bereitstellung von IT-Endgeräten und Peripherie angeboten werden?
Wie gestalten sich Ihre Prozesse für Reparatur, Austausch, Rücknahme und Ersatzbeschaffung von Geräten? Welche Servicelevel oder Bearbeitungszeiten sind hierbei üblich?
Welche Konzepte bieten Sie für die Wiederverwendung, Aufbereitung, Wiedervermarktung oder nachhaltige Verwertung ausgemusterter IT-Hardware an?
Welche digitalen Lösungen bieten Sie für Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse an? Welche Möglichkeiten sehen Sie zur Standardisierung, Automatisierung und Integration in bestehende Verwaltungsprozesse?
Gesucht werden Anbieter und Lösungsansätze, die eine zuverlässige und wirtschaftliche Versorgung mit IT-Peripherie und mobilen Endgeräten ermöglichen. Erwartet werden insbesondere Informationen zur Sicherstellung der dauerhaften Verfügbarkeit definierter Apple-Gerätemodelle, zu Liefer- und Logistikmodellen mit kurzen Lieferzeiten, zu wirtschaftlichen Beschaffungsbedingungen sowie zur Kompatibilität der angebotenen Produkte mit bestehenden IT-Systemen der Stadtverwaltung.
Die im Rahmen dieser Challenge gewonnenen Erkenntnisse werden ausgewertet und fließen in die Vorbereitung eines zukünftigen Vergabeverfahrens ein. Derzeit plant die Universitätsstadt Tübingen die Durchführung einer öffentlichen beziehungsweise europaweiten Ausschreibung für die Beschaffung von IT-Peripheriegeräten und mobilen Endgeräten.
Vorgesehen ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit einer Laufzeit von vier Jahren sowie der Option einer weiteren Vertragsverlängerung. Die im Rahmen dieser Challenge gewonnenen Erkenntnisse werden genutzt, um Anforderungen, Leistungsmerkmale und mögliche Bewertungskriterien für das spätere Vergabeverfahren weiterzuentwickeln. Besonderes Interesse besteht dabei an nachhaltigen und wirtschaftlichen Lösungsansätzen über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg.
Zur Gewährleistung der Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur orientieren sich die derzeitigen Anforderungen an etablierten Referenzprodukten. Im Rahmen der Ausschreibung sollen jedoch auch gleichwertige Alternativlösungen betrachtet werden.
Aktuell ist vorgesehen, das Vergabeverfahren im ersten Quartal 2027 zu starten. Der Vertragsbeginn ist für das zweite Quartal 2027 geplant.
Alle Teilnehmenden werden zu gegebener Zeit transparent über den weiteren Verlauf informiert.
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
23.09.2026 - 03.11.2026
1 Monat 11 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
04.11.2026 - 17.11.2026
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
18.11.2026 - 08.12.2026
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 09.12.2026
