Softwarelösung für einen Vordruckassistent
Beschreibung
Das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV) ist der zentrale Dienstleister des Landes für Besoldung, Beihilfe, Heilfürsorgeangelegenheiten, Reise- und Umzugskosten sowie Entwickler und Betreiber digitaler Fachverfahren für die öffentliche Verwaltung. Mit Sitz in Fellbach zählen wir zu den größten Arbeitgebern der Region. Jährlich betreuen wir rund 472.000 Anspruchsberechtigte und bewegen Auszahlungsvolumina in Milliardenhöhe. Die kontinuierliche Digitalisierung unserer Prozesse ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit. Mit unserer langjährigen Expertise verbinden wir effiziente Verwaltungsprozesse mit modernen technologischen Lösungen für die öffentliche Verwaltung.
Das LBV stellt den Beschäftigten und Versorgungsempfängern der Landesverwaltung eine Vielzahl von Vordrucken für die unterschiedlichsten Anliegen bereit. Wer heute einen Antrag stellen möchte, muss den passenden Vordruck eigenständig heraussuchen, ausfüllen und einreichen. Das setzt voraus, dass das eigene Anliegen bereits der richtigen Formularlogik zugeordnet werden kann.
Künftig soll im Kundenportal ein dialogbasiertes Verfahren angeboten werden. Die Nutzerinnen und Nutzer beschreiben ihr Anliegen (Lebenssachverhalt) in eigenen Worten. Die Lösung, die über KOINNO gefunden werden soll, ermittelt daraus den passenden Vordruck, erhebt die benötigten Angaben im Dialog, füllt den Vordruck automatisiert aus und übergibt ihn an das bestehende Fachverfahren.
Mit dieser Markterkundung möchte sich das LBV einen aktuellen Überblick über die am Markt verfügbaren Lösungen zur geschilderten Problemstellung, deren Funktionsumfang, technische Ausgestaltung und Weiterentwicklungsmöglichkeiten verschaffen.
Kurzbeschreibung der Ausgangssituation:
Ein Antrag besteht aus einem Vordruck mit definierten Pflichtangaben und bedingten Angaben sowie gegebenenfalls aus zugehörigen Nachweisen. Statt den Vordruck manuell auszufüllen, sollen die Nutzerinnen und Nutzer im Kundenportal ihr Anliegen schildern. Der Assistent erkennt den passenden Vordruck bzw. mehrere zusammenhängende Vordrucke, führt ein Interview auf Basis hinterlegter Leitfragen, füllt den Vordruck mit den Antworten aus und übergibt den Vorgang über eine zentrale Komponente an das bestehende Fachverfahren (Vorgangsbearbeitungssystem, VBS).
Formularbestand: rund 215 unterschiedliche Vordrucke, stufenweise Abbildung vorgesehen
Authentifizierung: über das bestehende Kundenportal des LBV
Betrieb der zentralen Komponente: Rechenzentrum
Folgende Fragen interessieren uns besonders:
Verfügt Ihr Unternehmen über eine marktgängige, bereits produktiv eingesetzte Lösung für
ein dialogbasiertes Antragsinterview mit automatisiertem Ausfüllen von Formularen im beschriebenen Sinn? Seit wann und bei welchen vergleichbaren Kunden (Größenordnung, Branche) wird diese eingesetzt?
Wie ist die Lösung technisch aufgebaut, insbesondere Dialogkomponente, Regelwerk und
zentrale Serverkomponente mit ihren Schnittstellen? Welches Sprachmodell wird eingesetzt und wo
wird es betrieben? Ist ein Betrieb der Server-Komponente in einem
Rechenzentrum der öffentlichen Hand grundsätzlich möglich?
Kann Ihre Lösung mit einem vom Auftraggeber
vorgegebenen Leitfragenkatalog je Vordruck arbeiten? Wie stellen Sie sicher, dass der Assistent ausschließlich definierte Felder befüllt, keine fehlerhaften Angaben erzeugt und die Ergebnisse
nachvollziehbar protokolliert werden?
Wie werden Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen (Gesundheitsdaten, DSGVO, BSI-Grundschutz) in der Lösung berücksichtigt, insbesondere beim Einsatz von Sprachmodellen?
In welchem Umfang und zu welchen Konditionen ist eine Anpassung an behördenspezifische
Vorgaben möglich, etwa das Anlegen und Pflegen von Vordrucken, Leitfragen und Verzweigungslogik sowie Design und Sprache?
Können Fachanwender die Leitfragen und Vordrucke selbst pflegen?Welches Lizenz-/Preismodell bieten Sie üblicherweise an (z. B. Pauschalpreise unabhängig
von der Zahl der Nutzer oder der Anträge)?
Welche Aussagen können Sie zur Skalierbarkeit
und zur Weiterentwicklung (Roadmap) treffen?
Welche Aussagen können Sie zur Barrierefreiheit
Ihrer Lösung treffen?
Wie viele und welche Arten von Vordrucken lassen sich realistisch abbilden?
Gibt es aus Ihrer Sicht Aspekte in der oben skizzierten Aufgabenstellung, die aus heutiger
Marktsicht anders oder zusätzlich adressiert
werden sollten?
Wie können Sie uns die Hochverfügbarkeit zusichern?
Was sind Ihre IT- Sicherheitsstandards? Es werden in der App personenbezogene Gesundheitsdaten verarbeitet.
Wir suchen innovative Ansätze und praxistaugliche Lösungen, die dazu beitragen können, die digitale Interaktion zwischen Verwaltung und Bürgerinnen bzw. Bürgern zu vereinfachen und nutzerfreundlicher zu gestalten. Insbesondere interessieren uns Unternehmen, Startups und Anbieter mit Erfahrungen in den Bereichen Dialogsysteme, intelligente Formularunterstützung, Prozessautomatisierung oder vergleichbaren Technologien. Wir freuen uns auf Ihre Ideen, Konzepte und Lösungsansätze sowie den Austausch zu den Möglichkeiten, die der Markt hierfür bietet.
Ein möglicher Projektstart noch in diesem Jahr wäre aus heutiger Sicht wünschenswert. Sofern die eingereichten Ansätze für uns von Interesse sind, sind im Anschluss vertiefende Gespräche mit einzelnen Unternehmen vorgesehen. Ziel dieser Markterkundung ist es, Informationen über am Markt verfügbare Lösungen sowie potenzielle Umsetzungsmöglichkeiten zu gewinnen.
Da die Ergebnisse dieser Markterkundung gegebenenfalls in eine spätere Direktbeauftragung einfließen können, sind Unternehmen eingeladen, ihre Lösungsansätze möglichst konkret darzustellen. Angaben zu Leistungsumfang, Umsetzbarkeit und Rahmenbedingungen sind willkommen, sofern die vorliegenden Informationen eine entsprechende Einschätzung zulassen.
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
27.10.2026 - 30.11.2026
1 Monat 4 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
01.12.2026 - 14.12.2026
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
15.12.2026 - 28.12.2026
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 29.12.2026
