Ankaadia – Automatisierte Behördenprozesse in der Migrationsverwaltung für internationale Fachkräfte
Digitalisierung und Automatisierung internationaler Fachkräftegewinnung
Ankaadia ist eine SaaS-Plattform, die den gesamten Prozess der internationalen Fachkräftegewinnung digitalisiert – von der Rekrutierung über die Anerkennung ausländischer Qualifikationen bis hin zur Visumsbeantragung und Integration. Besonders relevant ist unsere Lösung für Akteure im öffentlichen Sektor, die mit dem massiven Fachkräftemangel konfrontiert sind, z. B. kommunale Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Bildungseinrichtungen oder Verwaltungen, die selbst ausländisches Personal beschäftigen oder mit der Bearbeitung entsprechender Anträge betraut sind.
Unser innovativer Kern: Ankaadia automatisiert die komplexen, bislang stark papierbasierten und nicht digital zugänglichen Prozesse der Behördenkommunikation. Das betrifft insbesondere Online-Antragsverfahren von öffentlichen Stellen, die keine Schnittstellen bieten und dadurch nicht skalierbar sind. Dazu zählen u. a. die Ausländerbehörden, Anerkennungsstellen der Länder und die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit. Ankaadia löst dieses Problem, indem wir Formulare und Online-Portale durch intelligente Software automatisiert ausfüllen – fehlerfrei, strukturiert und nachvollziehbar. Damit ermöglichen wir es Arbeitgebern, Personalagenturen und Verwaltungseinheiten, in kurzer Zeit eine große Zahl an Anträgen digital und regelkonform zu übermitteln.
Funktionsweise
Unsere Lösung besteht aus mehreren Modulen:
Datenintegration und -validierung: Arbeitgeber oder Vermittlungsagenturen erfassen alle erforderlichen Daten strukturiert in unserer Plattform. Unsere Software validiert die Eingaben automatisch und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt vorliegen.
Automatisiertes Ausfüllen nicht-digitalisierter Behördenprozesse: Viele öffentliche Online-Prozesse – etwa bei der ZAV, bei Anerkennungsbehörden oder Ausländerbehörden – verfügen nicht über API-Schnittstellen oder digitale Massenzugänge. Ankaadia nutzt intelligente Prozessautomation, um diese Anwendungen automatisch im Browser auszufüllen – so, wie ein Mensch es tun würde, aber in Sekundenschnelle und ohne Fehler.
Dokumentenmanagement und Kommunikation: Alle Dokumente, Bescheide und Nachweise werden zentral verwaltet und können über unsere Plattform an Behörden übermittelt oder für weiterführende Anträge wiederverwendet werden.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Unsere Lösung dokumentiert jeden Schritt und stellt eine revisionssichere Nachverfolgung aller Anträge sicher – ein großer Vorteil gegenüber herkömmlichen, manuellen Verfahren.
Vorteile für den öffentlichen Sektor
Entlastung von Behörden: Durch fehlerfreie und vollständige Anträge reduziert sich der Bearbeitungsaufwand erheblich.
Schnellere Verfahren: Die Durchlaufzeit von Anträgen wird drastisch verkürzt – das hilft insbesondere in systemrelevanten Bereichen wie Gesundheit und Pflege.
Höhere Skalierbarkeit: Öffentliche Institutionen können größere Mengen an Anträgen effizient bearbeiten, ohne personelle Engpässe.
Standardisierung: Ankaadia trägt zur Vereinheitlichung von Datenformaten und Prozessschritten bei und ermöglicht so langfristig eine bessere Zusammenarbeit zwischen Behörden und Arbeitgebern.
Fazit
Ankaadia schafft einen echten Innovationssprung im öffentlichen Sektor, indem wir nicht darauf warten, dass Verwaltungsprozesse digitalisiert werden – sondern wir digitalisieren sie aktiv, ohne bestehende Infrastrukturen verändern zu müssen. Damit leisten wir einen Beitrag zur Modernisierung der Fachkräftezuwanderung und zur Stärkung der öffentlichen Daseinsvorsorge.
Hier können Sie mehr erfahren:
https://www.kfw.de/stories/wirtschaft/gruenden/ankaadia/
Effizienz, Entlastung und Skalierbarkeit für öffentliche Institutionen
Der Fachkräftemangel in Deutschland ist längst nicht mehr nur ein Thema der Privatwirtschaft – insbesondere im öffentlichen Sektor wirkt er sich spürbar aus: Krankenhäuser in kommunaler Trägerschaft, Pflegeeinrichtungen, Bildungseinrichtungen und Verwaltungen suchen händeringend nach qualifiziertem Personal, das zunehmend aus dem Ausland gewonnen werden muss. Genau hier setzt Ankaadia mit einem hochgradig praxisnahen, skalierbaren und sofort einsatzfähigen Lösungsansatz an – ohne langwierige IT-Projekte oder Schnittstellenanbindungen.
Wesentlicher Mehrwert für den öffentlichen Sektor
Ankaadia bringt dort Effizienz und Automatisierung hin, wo bislang zeit- und ressourcenintensive Einzelprozesse dominieren – insbesondere im Umgang mit:
Anerkennungsbehörden der Bundesländer
Ausländerbehörden
Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit
Die typischen Hürden wie fehlerhafte oder unvollständige Anträge, Medienbrüche, unstrukturierte Kommunikation und mangelnde Transparenz führen auf Behördenseite zu enormem Zusatzaufwand. Ankaadia schafft durch automatisierte Antragstellung, valide und vollständige Datensätze sowie transparente Statusverfolgung einen spürbaren Entlastungseffekt.
Öffentliche Institutionen profitieren so auf mehreren Ebenen
Zeitersparnis: Durch vollständig automatisierte Prozesse reduziert sich die Bearbeitungszeit pro Antrag um ein Vielfaches.
Fehlerminimierung: Strukturierte Datenerhebung, automatische Validierung und intelligentes Formular-Ausfüllen vermeiden typische Übertragungs- oder Eingabefehler.
Schnellere Integration von Fachkräften: Je schneller und reibungsloser Anträge bearbeitet werden, desto schneller können neue Fachkräfte tatsächlich in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder Schulen eingesetzt werden.
Entlastung der Verwaltung: Die Zahl der Rückfragen und Nachforderungen seitens Behörden sinkt erheblich.
Skalierbarkeit: Der Prozess ist massentauglich – auch bei stark steigenden Bewerberzahlen.
Herausragende Merkmale des Ansatzes
Automatisierung ohne Schnittstellen: Ankaadia ist in der Lage, nicht-digitalisierte oder technisch abgeschottete Prozesse wie Online-Portale von Behörden automatisiert zu bedienen – ein Alleinstellungsmerkmal im Markt.
Niedrige Lebenszykluskosten: Unsere Lösung ist sofort einsatzbereit, cloudbasiert und benötigt keine tiefgreifende IT-Integration auf Seiten der Behörden oder Arbeitgeber. Dadurch entfallen hohe Implementierungskosten und langfristige Wartungsaufwände.
Nachhaltige Verwaltungsmodernisierung: Ankaadia unterstützt die Ziele der digitalen Transformation des öffentlichen Dienstes, indem wir zeigen, wie Prozesse digitalisiert werden können, ohne auf strukturelle Veränderungen in der Verwaltung warten zu müssen.
Praxisnahe Weiterentwicklung bestehender Prozesse: Unser System dockt nicht "neben" die Verwaltung an, sondern arbeitet mit den real existierenden Verfahren. Es ist so entwickelt, dass es mit den aktuellen Strukturen kompatibel ist – ohne Veränderungen an IT-Systemen oder internen Prozessen. Das macht Ankaadia besonders anschlussfähig im öffentlichen Sektor.
Rechtssicherheit und Dokumentation: Alle Schritte sind dokumentiert, nachvollziehbar und entsprechen den Anforderungen an Datenschutz und Nachweispflicht – ein entscheidender Vorteil für öffentliche Stellen.
Abgrenzung zu anderen Lösungen am Markt
Während viele Lösungen im Bereich „Digitalisierung von Verwaltungsprozessen“ auf neue Schnittstellen, Pilotprojekte oder idealtypische Modellprozesse angewiesen sind, ist Ankaadia kompromisslos praxisorientiert:
Wir warten nicht auf neue Schnittstellen, sondern automatisieren bestehende Verfahren.
Wir standardisieren die Antragstellung, auch wenn die Gegenseite (z. B. 16 verschiedene Anerkennungsstellen) keine Standardisierung bietet.
Wir erhöhen die Qualität und Geschwindigkeit in einem der aktuell unübersichtlichsten und fehleranfälligsten Verwaltungsprozesse – der Fachkräftezuwanderung.
Fazit
Ankaadia bietet eine sofort einsatzfähige, skalierbare und rechtssichere Lösung für eines der drängendsten Probleme im öffentlichen Sektor: die strukturierte, schnelle und zuverlässige Gewinnung internationaler Fachkräfte. Unser Ansatz ist nicht nur ein digitales Werkzeug – er ist ein Beitrag zur Stärkung der öffentlichen Versorgungssysteme, insbesondere im Gesundheits- und Pflegebereich, und ein Beispiel dafür, wie moderne Technologien sinnvoll und pragmatisch zur Verwaltungsentlastung eingesetzt werden können.
