Smart Procurement – KI-gestützte Vergabeprozesse gemeinsam gestalten

Öffentliche Vergaben sind das Rückgrat staatlicher Leistungsfähigkeit: Sie bewegen jährlich ein Auftragsvolumen von 300–500 Mrd. EUR und sind damit einer der größten Hebel für Effizienz, Nachhaltigkeit und Innovationsfähigkeit in Deutschland. Doch die Realität ist geprägt von hohen bürokratischen Hürden, komplexen rechtlichen Anforderungen und einem Fachkräftemangel, der die Verfahren zunehmend ausbremst. Der Entscheidungszeitraum von der Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung ist in Europa in den letzten Jahren von durchschnittlich 62,5 auf 96,4 Tage gestiegen – Tendenz weiter steigend. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Bieterinnen und Bieter.

Mit Smart Procurement hat die Infora GmbH einen innovativen Beratungs- und Konzeptansatz entwickelt, der Künstliche Intelligenz gezielt in komplexe Vergabeverfahren einbindet. Ziel ist es, gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern zu analysieren, wo und wie KI konkreten Mehrwert bieten kann – und darauf aufbauend individuelle Lösungen zu konzipieren, zu pilotieren und schrittweise einzuführen. So wird nicht eine fertige Software, sondern gemeinsam ein klarer Pfad zur digitalen Transformation der Beschaffung entwickelt.

Um die Umsetzungsschritte gezielt zu steuern, hat Infora eine systematische Priorisierung der identifizierten KI-Use Cases vorgenommen. Dabei kamen klare Bewertungsmaßstäbe zum Einsatz: Auf der einen Seite die erwartete Effizienzsteigerung – messbar in eingesparten Personentagen und reduzierten Kosten – auf der anderen Seite der technologische Reifegrad, der Faktoren wie Datenqualität, Entwicklungsaufwand und Integrationsfähigkeit berücksichtigt.

Auf Basis dieser KPIs konnten rund 50 Anwendungsfälle bewertet, in einer Matrix verortet und in Kategorien wie „Quick Wins“, „Zukunftspotenziale“ oder „niedrig hängende Früchte“ eingeordnet werden. So wurde sichergestellt, dass erste Pilotierungen dort ansetzen, wo mit überschaubarem Aufwand der größte Nutzen für Vergabestellen und Unternehmen entsteht.

Smart Procurement ist damit kein fertiges Produkt, sondern ein kooperativer Entwicklungs- und Beratungsansatz, der Fach- und Vergabestellen befähigt, eigene Lösungen zu erarbeiten. Infora liefert die methodische Struktur und die technologische Expertise, um Ideation, Priorisierung und Prototyping in einen praktikablen Rahmen zu bringen.

Die Lösung basiert auf modularen KI-Agenten, die spezifische Prozessschritte der Vergabe unterstützen. Im Fokus stehen vier „Quick Wins“, die in Pilotierungen besonders hohes Potenzial zeigen:

• Verfahrensdokumentation und Bieter-Feedback: Hoher manueller Aufwand und rechtliche Risiken durch unvollständige oder fehlerhafte Dokumentationen. Ziel ist es, Prozesse zu standardisieren und Automatisierungspotenziale sichtbar zu machen.

• Vertragsgestaltung und Rechtsprüfung: Abstimmungen zwischen Fachbereichen und Vergabestellen sind zeitaufwendig und anfällig für Unsicherheiten. Durch KI-gestützte Analysemodelle werden Möglichkeiten für automatisierte Prüfungen identifiziert. sind zeitaufwendig und anfällig für. Durch KI-gestützte Analysemodelle werden Möglichkeiten für automatisierte Prüfungen identifiziert.

• Markterkundung und wirtschaftliche Zuverlässigkeit: Datenrecherche und -bewertung sind aufwendig. Infora zeigt auf, wie Machine-Learning-Verfahren die Eignungsprüfung vereinfachen können.Datenrecherche-bewertung sind aufwendig. Infora zeigt auf, wie Machine-Learning-Verfahren Eignungsprüfung vereinfachen können.

• Beantwortung von Bieterfragen: Fachlich und rechtlich korrekte Antworten sind entscheidend für Transparenz. Gemeinsam mit dem Auftraggeber werden Use-Case-Szenarien entwickelt, um Standardfragen zukünftig KI-gestützt zu beantworten.

Smart Procurement versteht sich damit als Rahmen für „Augmented Procurement“ – eine intelligente Erweiterung klassischer Beschaffungsprozesse, die in Partnerschaft mit der öffentlichen Hand konzipiert und weiterentwickelt wird.

Die Architektur folgt dabei dem Prinzip der Composable Enterprise: Sie ist modular, skalierbar und lässt sich flexibel an unterschiedliche Landes- und Kommunalverwaltungen anpassen. Damit wird nicht nur ein technologischer, sondern auch ein organisatorischer und strategischer Mehrwert geschaffen – ein innovativer Ansatz, der Vergabe neu denkt und die Verwaltung befähigt, den Anforderungen von morgen gerecht zu werden.

Mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Attraktivität – warum Smart Procurement den Unterschied macht

Der Einsatz von KI im öffentlichen Beschaffungswesen ist mehr als ein technisches Projekt – er ist eine staatspolitische Notwendigkeit. Denn bis 2030 werden rund 30 % der heutigen Verwaltungsmitarbeitenden in den Ruhestand gehen. Schon heute fehlen über eine Million Fachkräfte. Gleichzeitig steigt die Zahl der Vergaben, während Bewerbungen und Wettbewerb sinken. Ohne neue digitale Werkzeuge droht das Vergabewesen an seinen eigenen Lasten zu ersticken.

Smart Procurement setzt genau hier an: Es handelt sich um eine Beratungs- und Konzeptleistung, die öffentliche Auftraggeber dabei unterstützt, eigene KI-gestützte Vergabelösungen zu entwickeln und praxisnah zu erproben. Infora liefert den methodischen Rahmen – von der Analyse über die Priorisierung bis zur Pilotierung – und begleitet Behörden auf dem Weg zur digitalisierten, zukunftsfähigen Beschaffung.

Der Ansatz schafft durch vier klar priorisierte Quick-Win-Anwendungsfälle messbaren Mehrwert:

• Verfahrensdokumentation und Bieter-Feedback: Ermittlung und Erprobung von Automatisierungspotenzialen für Dokumentations- und Feedbackprozesse. Ziel ist eine deutlich reduzierte manuelle Belastung und mehr Rechtssicherheit.

• Vertragsgestaltung und Rechtsprüfung: Aufbau von KI-gestützten Modellen zur Unterstützung bei der Vertragsprüfung und -erstellung, um Abstimmungsprozesse zwischen Fachbereichen und Vergabestellen zu verkürzen.

• Markterkundung und wirtschaftliche Zuverlässigkeit: Konzeption von Datenmodellen und Analyselogiken, die Vergabestellen zukünftig eine schnellere und fundiertere Bieterauswahl ermöglichen.

• Beantwortung von Bieterfragen: Entwicklung von Standards und Prototypen für KI-gestützte Antwortsysteme, die Transparenz und Effizienz in der Kommunikation steigern.

Das Ergebnis für die öffentliche Hand: Nach Abschluss eines Smart-Procurement-Projekts verfügen Verwaltungen über eine strategische Roadmap, konkrete Use-Case-Konzepte und ggf. erste Prototypen sowie Umsetzungsszenarien, die als Grundlage für eine spätere Implementierung dienen. So können Sie einsatzfähige Module implementieren – etwa für die automatische Erstellung von Vergabevermerken, die Prüfung von Vertragsentwürfen oder die Beantwortung von Bieterfragen – sowie eine Datenbasis für kontinuierliche Prozessoptimierung.

Der Mehrwert liegt auf der Hand: bessere Entscheidungsgrundlagen, nachvollziehbare Kosteneffekte und eine klare Orientierung für den Einsatz von KI in Vergabeverfahren. Smart Procurement stärkt damit die strategische Planungsfähigkeit der öffentlichen Hand und schafft eine nachhaltige Brücke zwischen Innovation, Rechtssicherheit und praktischer Umsetzbarkeit.