belegebox. Postverteilung
Die belegebox. Postverteilung ist eine innovative, speziell für den öffentlichen Sektor entwickelte Lösung zur digitalen Erfassung, Verteilung und Weiterbearbeitung von Posteingängen.
Sie unterstützt Behörden dabei, eingehende Papierpost effizient, sicher und vollständig digital zu verarbeiten – vom Öffnen bis zur revisionssicheren Archivierung im behördlichen DMS.
Statt Briefe zeitaufwendig nach dem öffnen, manuell zu sortieren und zu verteilen, werden Posteingänge zentral eingescannt und direkt am Scanner digital den zuständigen Personen oder Abteilungen zugewiesen.
Die digitale Postverteilung ersetzt den physischen Umlauf vollständig: Prüfung, Freigabe und Weiterleitung erfolgen digital, transparent und nachvollziehbar. Jeder Bearbeitungsschritt wird automatisch dokumentiert. Sie kann im Eigenbetrieb oder über einen zentralen Posteingangsdienst betrieben werden und erfüllt dabei alle Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Informationssicherheit.
Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse den gesamten Prozess selbständig durchführen können.
Mit wenigen Klicks wird aus Papierpost eine strukturierte digitale Akte, die sofort an die zuständige Stelle weitergeleitet werden kann.
Technischer Ablauf im Überblick:
Eingang und digitale Zuweisung: Dokumente werden am Scanner direkt den Personen oder Abteilungen zugeordnet.
Prüfung & Freigabe: Verantwortliche prüfen und geben digital frei.
Automatische Übergabe: Das Dokument kann ins Behörden-DMS übergeben werden.
Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt ist protokolliert und jederzeit nachvollziehbar.
Die belegebox. Postverteilung macht papierbasierte Postprozesse überflüssig, beschleunigt die Bearbeitung um bis zu 60 %, reduziert Fehlerquellen und sorgt für deutlich mehr Transparenz im Verwaltungsalltag.
Gleichzeitig wird der Papierverbrauch und interne Aufwand erheblich gesenkt, was die Lösung zu einem nachhaltigen Beitrag im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung macht.
Die belegebox. Postverteilung bietet einen klaren Mehrwert für alle Organisationen, die ihre Posteingänge strukturiert, sicher und digital organisieren möchten – insbesondere für Behörden und öffentliche Einrichtungen, in denen Nachvollziehbarkeit, Datensicherheit und Effizienz höchste Priorität haben.
Der Ansatz kombiniert prozessoptimierte Digitalisierung, einfache Bedienbarkeit und die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen zu einer Lösung, die den Posteingang vollständig automatisiert.
Herausragende Merkmale und Mehrwerte:
Effizienzsteigerung um bis zu 60 %
Durch die automatisierte digitale Postverteilung werden interne Laufzeiten drastisch reduziert. Mitarbeitende erhalten ihre Post schneller, Entscheidungen können früher getroffen werden.Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Bearbeitungsschritt – vom Eingang bis zur Ablage im DMS – wird digital dokumentiert. Das sorgt für vollständige Transparenz.Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung
Die Umstellung von Papier- auf Digitalprozesse senkt den Papierverbrauch erheblich, reduziert Transport- und Lagerkosten und leistet einen aktiven Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie der Verwaltung.Datensicherheit und Rechtssicherheit
Alle Schritte erfolgen DSGVO-konform und können TR-RESISCAN-gerecht umgesetzt werden. Somit ist eine digitale Dokumentation gewährleistet.Einfache Integration in bestehende Systeme
Die belegebox. lässt sich an bestehende Behörden-DMS-Systeme oder Fachverfahren anbinden (z. B. AKDB, komuna, OPTIMAL SYSTEMS oder auch DATEV bei kommunalen Betrieben).Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende
Der gesamte Workflow ist intuitiv aufgebaut – geringe Schulungsaufwand. Die Bedienung ist „kinderleicht“ und ermöglicht sofortige Akzeptanz in allen Abteilungen.Flexibler Einsatz in allen Organisationen
Ob öffentliche Verwaltung, kommunale Betriebe oder private Unternehmen – die belegebox. ist modular aufgebaut und passt sich unterschiedlichen Strukturen und Anforderungen an.
Im Unterschied zu anderen Lösungen am Markt bildet die belegebox. nicht nur die Digitalisierung ab, sondern ermöglicht eine vollständige digitale Posteingangslogik – inklusive Zuweisung, Freigabe, Dokumentation und DMS-Übergabe.
So wird aus einem ehemals papierbasierten Prozess ein durchgängig digitaler, nachvollziehbarer und nachhaltiger Workflow, der sowohl die Produktivität als auch die Arbeitszufriedenheit in Verwaltungen und Unternehmen spürbar verbessert.
Die belegebox. steht damit für eine praxisnahe, ressourcenschonende und zukunftssichere Digitalisierungslösung, die zeigt, wie moderne Verwaltungsarbeit effizient, transparent und nachhaltig gestaltet werden kann.
