Die intelligente Lösung für automatisierte, konsistente Behördenkommunikation.

DOCUNIZE ist eine innovative, cloudbasierte Lösung für Vorlagenmanagement, Dokumentenautomatisierung und zentrale E-Mail-Signaturen im Microsoft-365-Umfeld. Die Lösung wurde speziell dafür entwickelt, die Erstellung, Pflege und Nutzung von Office-Dokumenten grundlegend zu vereinfachen und zu standardisieren. Sie verbindet technologische Innovation mit hoher Praxistauglichkeit und fügt sich nahtlos in bestehende Verwaltungsstrukturen ein.

Zentrale Vorlagensteuerung

Alle Word-, PowerPoint-, Excel-Vorlagen sowie Outlook-Signaturen werden zentral bereitgestellt, gepflegt und organisationsweit aktuell gehalten. Statt lokal gespeicherter, veralteter Dateien arbeiten Mitarbeitende jederzeit mit geprüften und freigegebenen Vorlagen. Aktualisierungen erfolgen ohne Installationsaufwand – ein besonderer Vorteil für Verwaltungen mit dezentralen Standorten.

Dokumentenautomatisierung

Wiederkehrende Schreiben, Berichte und Formulare lassen sich über Textmodule, Bausteine und Platzhalter in wenigen Schritten generieren. Persönliche oder fallbezogene Informationen werden erst lokal beim Nutzer eingefügt, sodass weder personenbezogene noch sensible Verwaltungsdaten in der Cloud gespeichert werden.

Zentrales Signaturmanagement

Outlook-Signaturen werden vollständig zentral gesteuert und automatisch auf allen Endgeräten angewendet. CI-Konformität, aktuelle Ansprechpartnerdaten und optionale Kampagnenhinweise werden zuverlässig gewährleistet – ohne individuelles Eingreifen der Mitarbeitenden.

Datenschutzfreundliche Architektur

DOCUNIZE speichert keinerlei Personen- oder Bürgerdaten. Die Lösung arbeitet dabei mit Platzhaltern; alle personenbezogenen Inhalte entstehen erst lokal. Damit erfüllt die Lösung höchste Anforderungen an Datensouveränität und eignet sich ideal für sensiblen Verwaltungsbetrieb.

Nahtlose Integration ohne zusätzliche Software

DOCUNIZE nutzt die bestehenden Microsoft-365-Strukturen und funktioniert ohne lokale Installation oder komplexe Einführung. Mitarbeitende arbeiten in ihrer gewohnten Office-Umgebung, während die Organisation zentrale Governance erhält.

Flexibel und skalierbar

Ob Kommune, Landesverwaltung oder großer öffentlicher Betrieb – Rollen, Zuständigkeiten und Workflows lassen sich an bestehende Strukturen adaptieren. Die Lösung wächst mit den Anforderungen und bietet langfristige Zukunftsfähigkeit.

Innovation im Marktvergleich

Im Unterschied zu klassischen Vorlagenverwaltungen kombiniert DOCUNIZE:

• eine Cloudarchitektur ohne Speicherung sensibler Daten

• automatisierte Dokumentenerzeugung statt statischer Vorlagen

• durchgängige CI-Konformität in Word, Excel, PowerPoint und Outlook

• zentrale Steuerung mit sofortiger, flächendeckender Wirkung

• hohe Skalierbarkeit und minimale Betriebslast

Damit stellt DOCUNIZE eine moderne und nachhaltige Lösung dar.

DOCUNIZE modernisiert die Verwaltung in zentralen Bereichen der Dokumentenerstellung, Vorlagensteuerung und Außenkommunikation. Die Lösung vereint Effizienz, Governance, Datensicherheit und anwenderfreundliches Arbeiten zu einem ganzheitlicher digitalen Lösung für den öffentlichen Sektor.

1. Einheitlichkeit und Qualitätssicherung

Ein durchgängiges Corporate Design in Dokumenten, Präsentationen und Signaturen stärkt die Professionalität der gesamten Organisation. Änderungen an Vorlagen oder CI-Vorgaben werden zentral gepflegt und unmittelbar wirksam.

2. Spürbare Effizienzsteigerung

Reduzierung manueller Arbeitsschritte durch automatisierte Felder, klare Strukturen und sofort verfügbare Bausteine – das beschleunigt Verwaltungsprozesse und reduziert interne Aufwände deutlich.

3. Hohe Governance und Rechtssicherheit

Mitarbeitende arbeiten ausschließlich mit aktuellen, geprüften Inhalten. Rechtliche und formale Vorgaben werden automatisch berücksichtigt, was Fehler reduziert und Compliance stärkt.

4. Datenschutzfreundlich und souverän

Da keine personenbezogenen Daten in der Cloud gespeichert werden, bleibt die Datenverarbeitung vollständig in der Organisation. Dies schafft Vertrauen und erfüllt strenge verwaltungsspezifische Anforderungen.

5. Reibungslose Integration in Microsoft 365

Keine Installation, keine Schulungsbarrieren – DOCUNIZE nutzt die vorhandene IT-Landschaft und unterstützt Mitarbeitende in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

6. Deutliche Differenzierung zum Markt

Die Kombination aus Automatisierung, zentraler Steuerung, Datenschutz, CI-Konformität und Microsoft-365-Integration hebt DOCUNIZE klar von traditionellen Vorlagenlösungen ab.

Fazit:
DOCUNIZE ist ein Enabler der digitalen Verwaltung. Die Lösung erhöht Effizienz, senkt Kosten, stärkt Governance und verbessert die Außendarstellung. Damit leistet sie einen direkten Beitrag zur Modernisierung des öffentlichen Sektors.