Evy Xpact - Dokumentenanalyse & Prozessautomatisierung mit KI

Unsere KI-basierte Plattform Evy Xpact ermöglicht unsere Softwarelösung Xpact Gov speziell für Städte, Landkreise und Kommunen, die Verwaltung und Behördenaufgaben digitalisieren möchten. Die Lösung kann sowohl lokal (on-premises) als auch in der Cloud betrieben werden.

Ziel ist es, das Dokumenten- und Aktenmanagement effizienter, schneller und sicherer zu gestalten. Eingehende Briefe, Anträge, Formulare, Widersprüche, Bescheide und andere Schriftstücke werden automatisch durch KI-gestützte Prozesse erkannt, klassifiziert und den jeweils zuständigen Fachbereichen zugeordnet — relevante Informationen werden extrahiert, was die Bearbeitung deutlich beschleunigt.

Je nach Fachbereich und Bedarf automatisiert Xpact Gov typische Verwaltungsprozesse. Dazu gehören z. B. die Bearbeitung und Prüfung von Förderanträgen, Verwaltung von Bauakten, Ausländerakten oder E-Akte-Systemen. Dokumente werden indexiert, verschlagwortet, digital archiviert und können schnell durchsucht werden — was die Aktenverwaltung transparenter und nachvollziehbar macht.

Durch diese Automatisierung entfallen viele manuelle Arbeitsschritte, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führt. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, Mitarbeitende werden entlastet und können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren. Für Behörden ergibt sich dadurch eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Bürger:innenanliegen sowie insgesamt eine höhere Servicequalität.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz und die datenschutzkonforme Nutzung: Unsere KI „Made in Germany“ ist eigens entwickelt und unabhängig von anderen KI-Modellen, sie wird ausschließlich mit den Daten der jeweiligen Behörde trainiert und es findet keine Vermischung mit Daten anderer Behörden statt. Die Lösung ist zudem SOC 1 Typ II-zertifiziert, was besonders im öffentlichen Sektor mit sensiblen Daten relevant ist.

Der Mehrwert liegt in mehreren Dimensionen:

Enorme Zeit- und Kostenersparnis sowie Effizienzsteigerung:

Durch KI-gestützte Erkennung, Klassifikation und Extraktion von relevanten Informationen werden viele bislang manuelle Arbeitsschritte weitgehend automatisiert. Das reduziert Arbeitsaufwand und Bearbeitungszeit deutlich. So sind Kosten- und Zeiteinsparungen von bis zu 99 % machbar.

Höhere Qualität durch Automatisierung & geringere Fehlerquote:

Die KI prüft und validiert eingehende Dokumente bzw. Bescheide automatisch — sie erkennt inhaltliche Unstimmigkeiten, sortiert Widersprüche, prüft Anträge auf Vollständigkeit und stellt sicher, dass die Dokumentation korrekt und vollständig ist. Dadurch sinkt das Risiko menschlicher Fehler und falscher Zuordnungen.

Zudem gewährleistet die Software eine transparente und revisionssichere Archivierung — was für Behörden mit Aufbewahrungspflichten und Dokumentationspflichten essenziell ist.

Flexibilität:

Automatische Verarbeitung vieler Dokumentenarten und -formate. Xpact Gov bzw. die Plattform Evy Xpact basiert auf einem textbasierten Ansatz, der nicht auf feste Layouts angewiesen ist. Sie kann Dokumente verarbeiten — egal ob digital oder eingescannt, ob strukturiert oder unstrukturiert, sogar handschriftlich. Damit können Behörden verschiedenste Dokumenttypen bewältigen: Anträge, Formulare, Bescheide, Verträge, Bauakten, Ausländerakten, E-Mails oder gescannte Dokumente.

Die Lösung ist modular aufgebaut — entsprechend lassen sich je nach Verwaltungsbereich passende Workflows definieren (z. B. für Bau-, Ausländer- oder Förderantragsakten).

Entlastung der Mitarbeitenden und Fokussierung auf wertschöpfende Aufgaben:

Da viele Routineaufgaben automatisiert werden, haben Mitarbeitende mehr Zeit und Kapazität für komplexere, wertschöpfende Tätigkeiten — z. B. individuelle Beratung, strategische Planung oder komplexere Verwaltungsfälle. Dadurch steigt die Arbeitszufriedenheit und gleichzeitig die Effizienz der Verwaltung insgesamt.

Datenschutz, Sicherheit und Rechtskonformität - wichtig für den öffentlichen Sektor:

Unsere KI ist „Made in Germany“, also in Deutschland entwickelt; die Daten der jeweiligen Behörde werden ausschließlich dort verarbeitet und nicht mit Daten anderer Behörden vermischt.

Zudem ist unsere Lösung SOC 1 Typ II zertifiziert, was eine sichere, geprüfte Verarbeitung und Speicherung ermöglicht — ein zentraler Aspekt, wenn es um sensible personenbezogene Daten und behördliche Dokumente geht.

Schnelles Onboarding und Einsatz auch bei geringem Dokumentenvolumen:

Im Unterschied zu vielen vergleichbaren Systemen, die hunderte oder tausende Dokumente benötigen, um KI-Modelle zu trainieren, benötigt Xpact Gov laut Anbieter nur eine vergleichsweise geringe Anzahl von Musterdokumenten, um produktiv zu starten (z. B. 20–50 Dokumente). Dadurch eignet sich die Lösung auch für kleinere Verwaltungen oder Kommunen mit weniger Dokumentenaufkommen.

Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit:

Die Software kann modular implementiert und flexibel an bestehende IT-Systeme angebunden werden — beispielsweise via API, sFTP oder Postfachüberwachung. So lässt sie sich gut in bestehende Verwaltungs-IT-Landschaften einfügen und mit anderen Systemen kombinieren.