merlin: KI in der Verwaltung

Merlin Digital Solutions bietet mit der merlin_plattform eine modulare KI-Plattform für den öffentlichen Sektor, die Bürgerkommunikation und interne Verwaltungsarbeit spürbar entlastet. Die Innovation besteht darin, modernste KI-Technologie DSGVO-konform in die alltägliche Anwendung der Verwaltungen in Deutschland zu bringen. Dabei sind Merlin-Anwendungen nicht als Insellösung konzipiert, sondern als einheitliches, skalierbares KI-Rückgrat, das Mitarbeitende nachhaltig entlastet – konform mit Datenschutz-Richtlinien.

Die integrierte Plattform (merlin_plattform)

Die merlin_plattform ist das Herzstück aller Merlin-Anwendungen und wurde als modular erweiterbare Grundlage entwickelt. Sie kombiniert neueste KI-Technologie mit maßgeschneiderten digitalen Datenbanken, damit Informationen schnell gefunden und sinnvoll genutzt werden können. So werden Prozesse effizienter, Entscheidungen fundierter und Abläufe intelligent unterstützt. Durch den Plattformansatz lassen sich mehrere Anwendungsfälle (beispielsweise Chat und Telefon) auf einer konsistenten Basis betreiben, statt Insellösungen zu schaffen.

merlin_spricht (KI-VoiceBot)

merlin_spricht ist ein KI-gestützter VoiceBot für die telefonische Bürgerkommunikation: Er beantwortet Anrufe zuverlässig, mehrsprachig und rund um die Uhr, ohne Warteschleifen. Zusätzlich kann er Anrufe weiterleiten, Sachanliegen aufnehmen und Termine vereinbaren. Damit wird das Telefon als barrierearmer Kanal digital aufgewertet, während Mitarbeitende von repetitiven Standardgesprächen entlastet werden und Bürger:innen jederzeit korrekte Informationen erhalten. merlin_spricht wird unkompliziert vor Ihre Telefonzentrale geschaltet und schafft reale Entlastung in Ihrer Verwaltung von Tag 1.

merlin_schreibt (KI-Chatbot)

merlin_schreibt ist ein KI-Chatbot, der Standardanfragen mehrsprachig und 24/7 beantwortet und den Bürgerservice entlastet. Der Fokus liegt auf einem schnellen Einstieg: Die Implementierung ist unkompliziert und erfordert kein IT-Projekt, sodass der Chatbot kurzfristig einsatzbereit ist. So können häufige, wiederkehrende Anliegen automatisiert beantwortet werden, während Teams Zeit für komplexe Aufgaben gewinnen – bei gleichzeitig verbesserten Servicezeiten und Erreichbarkeit.

merlin_assistiert (interne generative KI)

merlin_assistiert bringt generative KI an den Arbeitsplatz von Verwaltungsmitarbeitenden – für Aufgaben wie Recherche in Dokumenten, Inhaltsverdichtung und Nutzung von Fachwissen. merlin_assistiert vereint Zugang zu den aktuellsten und leistungsstärksten LLMs mit einem DSGVO-konformen Umfeld und intuitiver Nutzererfahrung. Die Lösung ist modellunabhängig: Je nach Bedarf lassen sich unterschiedliche Sprachmodelle flexibel einbinden. Gleichzeitig ist ein sicherer Betrieb vorgesehen (u. a. auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland), und der Go-Live ist auf einen schnellen Start ohne komplexes IT-Projekt ausgelegt.

Echte Entlastung statt Ersatz

Fachkräftemangel, strikte Budgets und der steigende Anspruch an digitale Teilhabe/Barrierefreiheit bringen viele öffentliche Organisationen an die Belastungsgrenze: Mehr Anliegen treffen auf weniger Kapazität – gleichzeitig erwarten Bürger:innen schnelle, verständliche und verlässliche Auskünfte über alle Kanäle. Merlin setzt genau hier an und verfolgt einen Ansatz, bei dem Arbeitsentlastung nicht zulasten der Bürgernähe geht – im Gegenteil: Durch KI steigt Erreichbarkeit, Servicequalität und die wahrgenommene Kompetenz, während Mitarbeitende wieder Zeit für komplexe Themen und Aufgaben gewinnen.

Schnelle und einfache Umsatzung statt neuem IT-Projekt

Die merlin_plattform und das Ökosystem an Anwendungen wurden dediziert für die Verwaltungsrealitäten im öffentlichen Sektor entwickelt. Dabei setzen Merlin-Anwendungen auf schnelle und einfache Implementierung und minimalen Pflegeaufwand, um auch für das IT-Team keine zusätzliche Arbeit zu erzeugen. Sowohl ChatBot als auch VoiceBot aktualisieren Trainingsdaten basierend auf Ihrer Website täglich automatisch, sodass Auskünfte dauerhaft aktuell bleiben, ohne dass manuell Frage-/Antwortkataloge gepflegt werden müssen. Gleichzeitig kann merlin_assistiert modernste KI-Modelle nutzen, um Mitarbeitende in einem DSGVO-konformen Umfeld bei Recherche, Antragsbearbeitung oder wiederkehrenden Aufgaben zu unterstützen.

Einheitliche Plattform statt viele Insellösungen

Der Ansatz hebt zudem die Bürgerkommunikation spürbar an, weil Merlin mehrkanalig gedacht ist: Mit merlin_schreibt erhalten Bürger:innen rund um die Uhr, mehrsprachig und barrierefrei Antworten ohne Warteschleifen. Mit merlin_spricht wird derselbe Qualitätsanspruch auf das Telefon übertragen – inklusive Weiterleitung, Anliegenaufnahme und Terminvereinbarung. Dadurch können Verwaltungen Servicezeiten und Erreichbarkeit erhöhen und gleichzeitig den Ressourceneinsatz signifikant reduzieren.

Datenschutz als DNA statt als Feature

Aufgrund unseres strikten Fokus auf den öffentlichen Sektor liegen Datenschutz sowie die speziellen Anforderung an Prozesse in öffentlichen Verwaltungen in unserer DNA: Unsere Server werden ausschließlich in der EU und in ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentren betrieben. Zusätzlich sind Maßnahmen wie Einwilligung & Transparenz vor der Übermittlung personenbezogener Daten, intelligente Datenfilter mit sofortiger Anonymisierung, rollenbasierte Rechteverwaltung mit Audit-Logs sowie Lösch- und Exportfunktionen fester Bestandteil der Plattform – also kein Feature, sondern Voraussetzung für den produktiven Einsatz in öffentlichen Umgebungen.