exfitender - Vergabe wird einfach digital!

exfitender – Die digitale Plattform für moderne Vergabeverfahren

exfitender ist eine webbasierte e-Procurement-Plattform für die digitale Durchführung von Ausschreibungs- und Vergabeverfahren. Die Lösung wurde aus der praktischen Erfahrung von über zehn Jahren internationaler Vergabebegleitung entwickelt und wird heute in rund 100 Ländern eingesetzt.

Die Plattform bildet den gesamten Vergabeprozess in einer zentralen digitalen Umgebung ab – von der Veröffentlichung der Ausschreibung über die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und die Kommunikation mit Bietern bis hin zur Angebotsabgabe, Auswertung, individueller Kommunikation zu Klärungszwecken und Archivierung. Dadurch werden Medienbrüche reduziert, Prozesse standardisiert und administrative Aufwände im Vergleich zu herkömmlichen Softwarelösungen deutlich verringert.

Ein besonderer Innovationsaspekt liegt in der automatisierten und lückenlosen Dokumentation sämtlicher Verfahrensschritte. Alle Aktivitäten werden systemseitig erfasst und protokolliert und können jederzeit revisionssicher nachvollzogen werden. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung von Vergabevorschriften sowie die Anforderungen nationaler und internationaler Finanzierungsinstitutionen.

Kernfunktionen von exfitender:

Zu den wesentlichen Funktionen gehören:

• Digitale Bereitstellung von Vergabeunterlagen

• Elektronische Angebotsabgabe

• Zentrale Bieterkommunikation und Fragemanagement

• Automatische Benachrichtigungen und Fristenverwaltung

• Systemgenerierte Protokolle für alle Verfahrensschritte

• Download-, Einreichungs- und Kommunikationsprotokolle

• Mehrsprachige Benutzeroberfläche (D/E/F/S)

• Ortsunabhängiger Zugriff über Webbrowser und mobile Endgeräte

• Integrierte Virenprüfung aller hochgeladenen Dokumente

• Sichere Datenspeicherung auf Servern in Deutschland (Einhaltung der DSGVO)

Welchen Nutzen bietet exfitender?

Öffentliche Auftraggeber stehen zunehmend vor der Herausforderung, Vergabeverfahren effizient, transparent und rechtskonform durchzuführen. exfitender wurde gezielt entwickelt, um diese Anforderungen miteinander zu verbinden und die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung aktiv voranzutreiben.

Durch die zentrale Steuerung aller Verfahrensschritte reduziert die Plattform den administrativen Aufwand erheblich und schafft gleichzeitig mehr Transparenz für Auftraggeber, Bieter und Prüfungsinstanzen. Die automatisierte Dokumentation sorgt für eine nachvollziehbare und revisionssichere Durchführung von Vergabeverfahren.

Hervorstechende Merkmale

• Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch automatische Protokollierung

• Reduzierung manueller Verwaltungsaufgaben und kürzere Prozesszeiten

• Unterstützung rechtskonformer und standardisierter Vergabeverfahren

• Einfache und vergaberechtlich konforme Kommunikation zwischen Vergabestellen und Bietern

• Sichere und zentrale Verwaltung aller vergaberelevanten Informationen

• Geführte und standardisierte Workflows unterstützen die Anwender Schritt für Schritt durch den Vergabeprozess und reduzieren signifikant Quellen für Prozessfehler

• Entlastung von Vergabe- und Beschaffungsstellen durch die Automatisierung administrativer Tätigkeiten und die zentrale Steuerung aller Verfahrensschritte

• Schnelle Einführung ohne umfangreiche IT-Kenntnisse oder hohe Implementierungsaufwände (keine Installation von Software, keine Updates, etc.)

• Zu jedem Verfahrensschritt stehen integrierte Hilfestellungen, Erklärungen und Schulungsmaterialien zur Verfügung, wodurch die Einarbeitung vereinfacht und die sichere Anwendung unterstützt wird

• Ein zentraler Helpdesk steht während der Bürozeiten für fachliche und technische Fragen zur Verfügung und unterstützt Anwender bei der Durchführung ihrer Vergabeverfahren

• Besonders geeignet für kleine und mittlere Vergabestellen, die digitale Prozesse mit begrenzten personellen Ressourcen effizient umsetzen möchten

• Ortsunabhängige Zusammenarbeit von Vergabestellen, Bewertungsgremien und externen Beteiligten

Ein besonderes Merkmal von exfitender ist das transparente Flat-Fee-Modell. Im Gegensatz zu den marktüblichen Lösungen entstehen keine zusätzlichen Kosten durch längere Verfahrenslaufzeiten, zusätzliche Nutzer oder hohe Datenvolumina. Dadurch erhalten öffentliche Auftraggeber eine hohe Budget- und Planungssicherheit bezüglich der Verfahrenskosten.

Was unterscheidet exfitender von anderen Lösungen?

• Entwickelt auf Basis praktischer Erfahrung aus internationalen Vergabeverfahren (Mehrsprachigkeit)

• Kombination aus Vergabe-Know-how und digitaler Plattform

• Umfassende automatische Protokollierung statt reinem Dokumentenaustausch

• Unterstützung komplexer Vergabemethoden, einschließlich mehrstufiger Verfahren und Zwei-Umschlag-Verfahren (Two-Envelope-Methodology) zur getrennten Bewertung technischer und finanzieller Angebote

• KfW-akkreditierte und in internationalen Geberprojekten bewährte Lösung

• Flat-Fee-Modell mit genauer Budget- und Planungssicherheit

• Bereits erfolgreich im internationalen Umfeld und in rund 100 Ländern im Einsatz

• Fokus auf Benutzerfreundlichkeit für Auftraggeber, Vergabestellen und Bieter gleichermaßen

Damit bietet exfitender eine praxiserprobte und zukunftsfähige Lösung für die digitale Transformation der öffentlichen Beschaffung.