Mehr Service ohne mehr Personal: KI-Agenten für den öffentlichen Sektor
BOTfriends X ist eine KI-Agenten-Plattform, mit der Energieversorger, Stadtwerke, Bäderbetriebe und weitere öffentliche Einrichtungen wiederkehrende Service- und Verwaltungsanfragen automatisiert bearbeiten – rund um die Uhr, kanalübergreifend und in natürlicher Sprache.
Ausgangspunkt ist eine alltägliche Herausforderung des öffentlichen Sektors: Steigende Anfragevolumen treffen auf knappe personelle Ressourcen und spürbaren Fachkräftemangel. Gleichzeitig erwarten Bürgerinnen, Bürger und Kundinnen und Kunden schnelle, verständliche und gut erreichbare Auskünfte – auch bei Lastspitzen wie der Jahresverbrauchsabrechnung, Tarifänderungen, Störungsmeldungen oder dem Saisonstart im Bäderbetrieb. BOTfriends X entlastet die Teams genau an diesen Stellen, ohne dass die Servicequalität leidet.
Im Kern arbeiten dialogfähige KI-Agenten, die Anliegen verstehen und Vorgänge nicht nur beauskunften, sondern durchgängig (end-to-end) abschließen: vom Erfassen des Zählerstands über die Umzugs- oder Adressänderung bis zur Terminvereinbarung, Kursanmeldung oder Weiterleitung einer Störung. Mehrere spezialisierte Agenten greifen über eine Multi-Agenten-Orchestrierung ineinander, ein Agent für die Erstaufnahme, weitere für Fachthemen – und übergeben bei komplexen Fällen nahtlos an die zuständigen Mitarbeitenden. Der Mensch bleibt jederzeit im Prozess.
Die Agenten lassen sich über Voice (Telefon), Chat (Website, Messenger) und E-Mail einsetzen, auf Wunsch alle Kanäle aus einer Plattform und mit konsistentem Wissensstand. Ein besonderer Vorteil für die öffentliche Verwaltung ist die Mehrsprachigkeit: Die KI-Agenten kommunizieren in über 100 Sprachen, ohne dass dafür zusätzliches mehrsprachiges Personal oder externe Dolmetscher- und Übersetzungsdienste nötig sind.
Gerade in Verwaltung und Bürgerservice ist Mehrsprachigkeit sonst ein hoher Ressourcenaufwand, hier entsteht echte Entlastung und zugleich ein niedrigschwelliger, barrierefreier und inklusiver Zugang für alle Bürgerinnen und Bürger.
Über Schnittstellen werden vorhandene Fachverfahren und Abrechnungssysteme (z. B. SAP, Wilken, ITC, ePilot) angebunden, sodass Daten direkt aus den richtigen Quellen kommen und Vorgänge dort weiterverarbeitet werden, wo sie hingehören.
Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das konkret:
bessere Erreichbarkeit ohne zusätzliches Personal
deutlich kürzere Bearbeitungszeiten bei Standardanliegen
planbare Servicequalität auch in Stoßzeiten
mehr Zeit der Mitarbeitenden für die Fälle, die echte fachliche Einschätzung erfordern.
BOTfriends ist im DACH-Raum in regulierten Branchen, u. a. Wohnungswirtschaft und Energiewirtschaft, etabliert und bringt damit Erfahrung mit den besonderen Anforderungen öffentlicher und versorgungsnaher Organisationen mit.
Mehrwert auf einen Blick
Bessere Erreichbarkeit: Bürger- und Kundenservice rund um die Uhr, auch außerhalb der Öffnungszeiten
Spürbare Entlastung: Standardanliegen werden automatisiert erledigt, Mitarbeitende gewinnen Zeit für komplexe Fälle
Geringere Kosten pro Vorgang bei gleichzeitig höherer Servicequalität
Skalierbarer Service: Lastspitzen (z. B. Jahresabrechnung, Saisonstart) ohne kurzfristigen Personalaufbau
Mehrsprachiger Service in über 100 Sprachen – ohne zusätzliches Personal oder externe Übersetzungsdienste
Hervorstechende Highlights
Echte End-to-End-Automatisierung: Serviceanfragen werden nicht nur beantwortet, sondern abgeschlossen – inkl. Datenübernahme in die Fachsysteme
Multi-Agenten-Orchestrierung: mehrere spezialisierte KI-Agenten arbeiten koordiniert zusammen, mit klarer Übergabe an Mitarbeitende
Omnichannel-Service aus einer Plattform: Voice, Chat und E-Mail mit einheitlichem Wissensstand
Native Integration in bestehende Fach- und Abrechnungssysteme (z. B. SAP, Wilken, ITC, ePilot)
Besondere Eignung für den öffentlichen Sektor
DSGVO-konformer Betrieb, Datenverarbeitung in der EU/Deutschland, volle Datenhoheit
Ausgelegt auf die Anforderungen des EU AI Act – nachvollziehbarer, verantwortungsvoller KI-Einsatz
Barrierearmer Service in einfacher Sprache für einen inklusiven Bürgerzugang
Dokumentierte, nachvollziehbare Prozesse für eine rechtskonforme Bearbeitung
Unterschied & Weiterentwicklung gegenüber dem Markt
Mehr als FAQ- oder Entscheidungsbaum-Bots: dialogfähige KI-Agenten, die Servicevorgänge tatsächlich abschließen
Mehrere Agenten im Zusammenspiel statt einzelner Insellösung
Ausgereifte Service-Plattform statt Pilotprojekt
Nachgewiesene Erfahrung in regulierten, versorgungsnahen Branchen im DACH-Raum (u. a. Wohnungswirtschaft, Energiewirtschaft)
