Procevia: KI-gestützte Prozessaufnahme. Vom Gespräch zur standardisierten Prozessdokumentation

Ausgangslage

Ob Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, Einführung der E-Akte, Organisationsuntersuchung, Qualitätsmanagement oder die Vorbereitung einer IT-Beschaffung. Nahezu jedes Modernisierungsvorhaben setzt voraus, dass die eigenen Abläufe bekannt und dokumentiert sind.

In der Praxis ist die Prozessdokumentation jedoch häufig lückenhaft, veraltet oder je nach Bearbeitung uneinheitlich. Die Aufnahme bindet über Wochen Kapazität in Workshops und Interviewreihen, und mit jedem Personalwechsel, Ausfall oder gar Austritt verlässt undokumentiertes Prozesswissen die Organisation.

Lösung

Procevia ist eine browserbasierte Plattform, die die Prozessaufnahme mit KI-Unterstützung vereinfacht. Beschäftigte beschreiben ihren Ablauf in Alltagssprache, wahlweise als Freitext oder im geführten KI-Interview, das gezielt nachfragt (Beteiligte, Entscheidungen, Sonderfälle, Übergaben). Aus der Beschreibung erzeugt Procevia in Sekunden ein Prozessmodell nach BPMN 2.0, dem internationalen Standard für Prozessmodellierung (ISO/IEC 19510), einschließlich Rollen, Entscheidungspunkten und lesbarem Layout. Zuständigkeiten und Übergaben zwischen den Beteiligten sind im Modell auf einen Blick erkennbar. Modellierungskenntnisse sind nicht erforderlich. Das gilt für jeden Prozess einer Organisation, vom Bürgerservice bis zur internen Verwaltung.

Nach der Freigabe stehen die Prozessmodelle allen Beschäftigten zur Verfügung. Sie unterstützen das Onboarding neuer Beschäftigter und dienen im Arbeitsalltag als verlässliches Nachschlagewerk für den dokumentierten Ablauf. Direkt am Prozess ist erkennbar, welche mitgeltenden Dokumente, Checklisten, Voraussetzungen und Abfragen für die Weiterführung des Ablaufs erforderlich sind. Das Prozessmodell wird damit zum zentralen Einstiegspunkt in Anleitungen, mitgeltende Dokumente und die zu nutzenden IT-Systeme. Alle Inhalte sind dort leicht verständlich hinterlegt. Die visuelle Darstellung erschließt Zusammenhänge schneller als reiner Text.

Weicht die Praxis vom dokumentierten Ablauf ab, können und sollen Beschäftigte dies direkt am Prozess kommentieren. Jeder Kommentar stößt eine Prozessoptimierung an. So bleiben die dokumentierten Abläufe dauerhaft aktuell.

Vier Bausteine bilden den Kern:

1. Geführte Prozessaufnahme

Fachbereiche und Prozessbeteiligte werden per Einladung direkt eingebunden und beschreiben ihre Abläufe selbst. Das KI-Interview stellt Rückfragen, bis der Ablauf vollständig erfasst ist.

2. Automatische Modellierung mit integriertem Editor

Das erzeugte Prozessdiagramm lässt sich im Editor überarbeiten, auch durch Anweisungen in natürlicher Sprache. Teams arbeiten in Echtzeit gemeinsam am selben Modell.

3. Prozessdokumentation und Prozesslandkarte

Zu jedem Modell entsteht eine textliche Prozessdokumentation. Eine Prozesslandkarte ordnet alle aufgenommenen Prozesse und schafft Überblick über die Prozesslandschaft.

4. Offene Standards beim Export

Jedes Prozessmodell lässt sich als valides BPMN 2.0 XML sowie als PDF oder Bilddatei exportieren. Das vermeidet Herstellerbindung. Die Modelle sind in anderen BPM-Werkzeugen weiterverwendbar und anschlussfähig an Workflow-Systeme und Fachverfahren, die auf BPMN 2.0 aufsetzen.

Einsatzfelder im öffentlichen Sektor

• Bürgerservice und Fachverfahren, etwa Antrags-, Melde- und Genehmigungsprozesse

• Interne Verwaltung, etwa Personalgewinnung und Onboarding, Rechnungsbearbeitung, IT-Service, Beschaffung und Vergabe

• Organisationsuntersuchungen und Aufgabenkritik mit einheitlicher Ist-Dokumentation

• Wissenssicherung bei Personalwechseln und Renteneintritten- Qualitätsmanagement in Eigenbetrieben, Stadtwerken, Kliniken und Hochschulen

• Vorbereitung von Digitalisierungs- und Beschaffungsvorhaben, bei denen Ist-Prozesse die Grundlage für Bedarfsanalyse und Leistungsbeschreibung bilden

• Automatisierung von Abläufen auf Basis der entstandenen BPMN 2.0

  XML, dem maschinenlesbaren Standardformat, das Workflow-Systeme direkt weiterverwenden können

Betrieb und Datenschutz

Procevia wird als Software-as-a-Service in der EU betrieben. Eine Installation oder Anbindung an Bestandssysteme ist nicht erforderlich. Die eingesetzten KI-Modelle stammen von europäischen Anbietern (aktuell Mistral AI). Das stärkt die digitale Souveränität unserer Kunden. Wir sichern zu, auch künftig ausschließlich KI-Modelle europäischer Anbieter einzusetzen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist verfügbar.

1. Zeitersparnis in der Ist-Aufnahme

Die Zyklen der Prozessaufnahme und -anpassungen verkürzen sich von Wochen auf Minuten.

Fachbereiche beschreiben ihre Abläufe selbst, Organisationseinheiten prüfen und konsolidieren, statt zu protokollieren und nachzuzeichnen.

2. Einheitliche, standardkonforme Prozessdokumentation

Alle Prozesse entstehen in derselben Notation und liegen zentral und versioniert vor, statt in heterogenen Einzeldateien. Das erhöht Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.

3. Sichtbare Schnittstellen und klare Zuständigkeiten

Die Modelle zeigen Übergaben zwischen Teams, Abteilungen und Ämtern sowie die Zuständigkeit für jeden Schritt. Doppelarbeit, Medienbrüche und unklare Verantwortlichkeiten werden erkennbar. Das schafft eine gemeinsame Diskussionsgrundlage für die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg.

4. Prozesswissen bleibt in der Organisation

Abläufe, die bisher nur in den Köpfen erfahrener Beschäftigter existieren, werden mit geringem Aufwand dokumentiert, bevor Wissen durch Personalwechsel verloren geht. Dokumentierte Abläufe erleichtern zudem Einarbeitung und Vertretung. Die Prozesslandkarte macht sichtbar, welche Bereiche bereits dokumentiert sind.

5. Anschlussfähigkeit statt Insellösung

BPMN 2.0 ist zugleich der Standard gängiger Workflow-Systeme und vieler Fachverfahren. Dokumentierte Ist-Prozesse dienen unmittelbar als Grundlage für Leistungsbeschreibungen bei IT-Beschaffungen und für spätere Automatisierungsvorhaben, ohne Neuerfassung.

6. Niedrigschwellige Einführung

Der Einstieg erfolgt im Browser, ohne IT-Projekt und ohne Schnittstellenpflicht. Ein kostenfreier Einstieg ermöglicht die Pilotierung im kleinen Rahmen, bevor über eine breitere Nutzung entschieden wird.

7. Mehrere Perspektiven, ein gemeinsames Prozessbild

Beschreiben mehrere Beteiligte denselben Ablauf, führt Procevia die Sichtweisen zu einem Modell zusammen. Abweichungen zwischen den Schilderungen, etwa zwischen dokumentiertem Soll und gelebter Praxis, werden sichtbar und können gezielt geklärt werden.

8. IT-Systeme und Dokumente im Prozess verortet

Verwendete Fachverfahren, IT-Systeme und Dokumente werden direkt an den jeweiligen Prozessschritten abgebildet. So ist erkennbar, welches System und welche Unterlage an welcher Stelle des Ablaufs zum Einsatz kommt, eine wertvolle Grundlage für Systemkonsolidierung und die Vorbereitung von Ablösungen.

9. Dokumentation, die aktuell bleibt

Änderungen am Ablauf werden in Alltagssprache beschrieben und direkt in das Modell übernommen. Die Pflege erfordert weder Modellierungskenntnisse noch externe Unterstützung. Damit sinkt die Hürde, Dokumentation nach organisatorischen Änderungen tatsächlich nachzuziehen.

10. Unterstützung für Qualitätsmanagement und Prüfungen

Versionierte, einheitliche Prozessdokumentation unterstützt die Anforderungen von Qualitätsmanagementsystemen (etwa ISO 9001 oder BSI-Grundschutz) sowie interne und externe Prüfungen. Nachweise über dokumentierte Abläufe stehen als exportierbare Prozessbeschreibung ohne gesonderte Aufbereitung zur Verfügung.

11. Planbare Wirtschaftlichkeit

Die Prozessaufnahme erfolgt mit eigenem Personal zu planbaren monatlichen Kosten statt in tagessatzbasierten Erhebungsprojekten. Externe Unterstützung lässt sich dadurch gezielter einsetzen.

12. Bewährte Abläufe auf andere Einheiten übertragbar

Weil die Prozessmodelle im offenen Standard BPMN 2.0 vorliegen, lassen sich bewährte Abläufe zwischen Standorten, Ämtern und Kommunen austauschen und weiterverwenden. Hat eine Kommune einen Prozess gut gelöst, können andere ihn als Ausgangspunkt übernehmen und als eigene Variante an örtliche Zuständigkeiten und Regelungen anpassen, ganz im Sinne des Einer-für-Alle-Gedankens der Verwaltungsdigitalisierung.

Fazit

Procevia macht die Prozessaufnahme so einfach, dass eine flächendeckende, aktuelle Dokumentation aller Verwaltungsprozesse realistisch wird, vom Bürgerservice bis zur Vergabe, und schafft mit offenen Standards die Voraussetzung für nachfolgende Digitalisierungsschritte. Details und eine Live-Demonstration zeigen wir gerne im persönlichen Gespräch.