Revisionssichere Direktvergabe & Unterschwellenvergabe
Die „Flexible Auftragsvergabe“ ist eine innovative, direkt in die Vergabeplattform evergabe.de integrierte Softwarelösung. Sie wurde speziell dafür entwickelt, niedrigschwellige Direktaufträge und beschränkte Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb im Unterschwellenbereich rechtssicher und digital abzuwickeln.
Bisher wickeln viele Vergabestellen solche Kleinstvergaben informell über klassische E-Mail-Postfächer ab. Das ist zwar alltagstauglich, aber rechtlich angreifbar (mangelnde Revisionssicherheit) und erzeugt im Nachgang hohen manuellen Aufwand, um Angebote, Mailverläufe und Anhänge händisch für die gesetzlich vorgeschriebene Vergabedokumentation zusammenzusuchen.
Die „Flexible Auftragsvergabe“ löst dieses Problem durch einen intuitiven, postfachähnlichen Workflow. Die Lösung steht dabei für folgende unterschwellige Verfahrensarten vollumfänglich zur Verfügung:
Bauleistungen (nach VOB/A):
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (VOB/A)
Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb (VOB/A)
Liefer- und Dienstleistungen (nach UVgO oder VOL/A):
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (UVgO)
Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (UVgO)
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (VOL/A)
Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb (VOL/A)
Direktaufträge:
Direktauftrag nach Haushaltsrecht (ohne Ausschreibungsverfahren)
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Revisionssichere, automatisierte Vergabeakte:
Jeder Verfahrensschritt (von der Einladung über den Angebotseingang bis zum Zuschlag) wird im Hintergrund automatisch und lückenlos dokumentiert.
Echtzeit-Teilnahmeübersicht:
Vergabestellen sehen live den Lesestatus der Einladungen sowie den aktuellen Status der Angebotseingänge der angefragten Unternehmen.
Niedrige Hürden für Bieter:
Eingeladene Unternehmen benötigen keine zwingende Registrierung auf der Plattform. Sie können direkt über einen sicheren Link in der E-Mail-Einladung am Verfahren teilnehmen, Unterlagen einsehen und Angebote abgeben.
Ergänzung statt Ersatz:
Die Lösung ist so konzipiert, dass sie bestehende, oft komplexere Vergabemanagementsysteme für diese schnellen Verfahren unkompliziert ergänzt und nicht ersetzt.
Die herausragenden Merkmale und der Mehrwert für den öffentlichen Sektor:
Enorme Zeit- und Aufwandsersparnis: Statt Dokumente manuell aus verschiedenen E-Mail-Ordnern zusammenzusuchen und die Vergabedokumentation über Screenshots oder PDF-Exporte zu erstellen, generiert das System die revisionssichere digitale Vergabeakte vollautomatisch. Die erfassten Daten können nach Abschluss des Verfahrens zudem direkt für die gesetzlich vorgeschriebene Transparenzbekanntmachung weiterverwendet werden.
Besondere Eignung für den öffentlichen Sektor (Anwenderzentrierung): Die Software wurde in einer 12-monatigen Pilotphase in enger Zusammenarbeit mit drei Pilotkunden aus unterschiedlichen Verwaltungsebenen (der Stadt Marienberg, der HTW Dresden und der Polizeiverwaltung Sachsen) entwickelt. Dadurch bildet sie die tatsächliche Praxis und die Organisationsstrukturen im öffentlichen Sektor (z. B. dezentrale Beschaffungen durch Fachabteilungen ohne tiefes Vergabe-Fachwissen) perfekt ab.
Hohe Bieterbeteiligung und Akzeptanz: Die extrem niedrige Einstiegshürde für Bieter (Direktteilnahme per Link ohne Registrierungszwang) sorgt für schnelle und verlässliche Rückmeldungen der regionalen Wirtschaft.
Einzigartigkeit am Markt: Gängige Vergabesoftware ist für formelle, strukturierte Verfahren optimiert und für schnelle Direktkäufe oft zu komplex und starr. Die „Flexible Auftragsvergabe“ füllt diese Marktlücke als intuitives Werkzeug für informelle Verfahren, ohne dabei Abstriche bei den Dokumentationsstandards zu machen.
Seit der Einführung im Juni 2023 wurden bereits über 6.800 Ausschreibungen von mehr als 560 aktiven Nutzerinnen und Nutzern mit der flexiblen Auftragsvergabe erfolgreich durchgeführt.
