Beschaffungsassistent – KI-gestützte Ende-zu-Ende-Lösung für die öffentliche Beschaffung
Der Beschaffungsassistent ist eine speziell für öffentliche Auftraggeber entwickelte, KI-gestützte Software-as-a-Service-Lösung. Sie unterstützt Beschaffungs- und Vergabestellen durchgängig von der ersten Bedarfsidee über Markterkundung, Vergabe und Vertragsmanagement bis zur Vorbereitung einer späteren Neuausschreibung.
Die Plattform verbindet Bedarfserfassung, Markterkundung, Erstellung von Vergabeunterlagen, Direktauftrag, Durchführung und Dokumentation von Vergabeverfahren, Vergabeakte, Meetings, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement in einer gemeinsamen digitalen Arbeitsumgebung.
Alle Module greifen auf einen fortlaufend angereicherten Projektkontext zu. Anforderungen, Markterkenntnisse, Unterlagen, Entscheidungen, Freigaben, Kommunikation und Verfahrensdaten müssen dadurch nicht in jedem Prozessschritt erneut zusammengesucht oder übertragen werden.
Auf dieser Grundlage unterstützt die KI bei Recherche, Strukturierung, Analyse, Text- und Dokumentenerstellung, Prüfung und Zusammenfassung. So können Bedarfe strukturiert erfasst, geeignete Anbieter und Lösungen quellenbasiert recherchiert, Informationsmaterial ausgewertet sowie Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Wertungsmatrizen, Preisblätter, Eigenerklärungen und Vertragsbedingungen vorbereitet werden. Die Unterlagen lassen sich im System bearbeiten, aufeinander abstimmen und auf Vollständigkeit, Konsistenz und Veröffentlichungsreife prüfen.
Auch die Durchführung des Vergabeverfahrens wird intelligent unterstützt. Beim Anlegen einer Vergabe analysiert der Beschaffungsassistent den vorhandenen Projektkontext und die erstellten Unterlagen und schlägt das anwendbare Vergaberegelwerk, eine geeignete Verfahrensart und eine Losaufteilung vor. Die zuständigen Beschäftigten bestätigen oder ändern diese Vorschläge.
Anschließend werden für die ausgewählte Verfahrensart vollständige Entwürfe der Bekanntmachungen und strukturierten Veröffentlichungsangaben vorbereitet. Eine Veröffentlichung erfolgt ausschließlich nach menschlicher Prüfung und Freigabe.
Nach der Angebotsöffnung kann die KI Vorschläge für die formelle Prüfung, die Eignungsprüfung sowie die inhaltliche Angebotsprüfung und -wertung erstellen. Hierzu gleicht sie die eingereichten Angebote mit den Vergabeunterlagen ab und bereitet fehlende Angaben, Auffälligkeiten und bewertungsrelevante Fundstellen strukturiert auf. Ausschluss-, Wertungs- und Zuschlagsentscheidungen trifft nicht die KI: Die Vergabestelle prüft, ändert, dokumentiert und gibt frei.
Der Markterkundungsagent unterstützt bei Anbieterrecherche, Kontaktvorbereitung, Anforderung und Sammlung von Informationsmaterial, Nachhalten von Rückmeldungen, Terminkoordination, Vergleich der Informationen sowie bei Schätzwert und Markterkundungsvermerk. Gespräche können über das Meeting-Modul geplant und durchgeführt sowie bei Bedarf transkribiert und zusammengefasst werden.
Passende Module auf der Firmenseite beziehungsweise im Anbieter- und Bieterportal ermöglichen Unternehmen die digitale Beteiligung an Markterkundungen, Vergabeverfahren und Direktaufträgen. Auch dort unterstützt KI, etwa beim Erfassen und Einordnen der Anforderungen, beim Strukturieren von Rückmeldungen und Angebotsbestandteilen, beim Zuordnen geforderter Nachweise sowie bei Vollständigkeits- und Konsistenzprüfungen. Die verbindliche Einreichung bleibt eine bewusste Handlung des Unternehmens. Damit wird nicht nur die interne Arbeit des Auftraggebers, sondern der vollständige zweiseitige Prozess zwischen Verwaltung und Markt digital abgebildet.
Organisationsspezifische Genehmigungsprozesse lassen sich intuitiv einrichten. Ein individualisierbares Rollen- und Rechtemodell steuert Sicht-, Bearbeitungs-, Prüf- und Freigaberechte. Alle relevanten Daten sind exportierbar; offene Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an ERP-, DMS-, Beschaffungs- und weitere Fachsysteme. Der Beschaffungsassistent verbindet so Automatisierung und KI-Unterstützung mit menschlicher Kontrolle, transparenter Dokumentation, Interoperabilität und digitaler Souveränität.
Der Beschaffungsassistent entlastet öffentliche Beschaffungs- und Vergabestellen bei wiederkehrenden, zeitintensiven und dokumentationsintensiven Tätigkeiten. Informationen werden einmal strukturiert erfasst und anschließend über den gesamten Beschaffungsprozess weiterverwendet. Dadurch sinken Mehrfacheingaben, Medienbrüche, manuelle Übertragungen und der Aufwand für die Suche nach dem aktuellen Bearbeitungsstand.
Für öffentliche Auftraggeber entsteht ein besonderer Mehrwert durch die Verbindung von Effizienz, Verfahrensqualität und Nachvollziehbarkeit. Die Lösung bereitet vollständige und möglichst konsistente Unterlagen vor, führt Entscheidungen, Kommunikation, Freigaben und Dokumente in einer digitalen Vergabeakte zusammen und erleichtert interne Prüfungen, Vertretungssituationen, Wissenstransfer und spätere Nachweise. Fachkräfte können sich stärker auf Anforderungsdefinition, Marktverständnis, rechtliche und wirtschaftliche Bewertung sowie die eigentliche Entscheidung konzentrieren.
Der Nutzen reicht weit über die Erstellung einzelner Texte hinaus. Aus dem gemeinsamen Projektkontext entstehen Vorschläge zum anwendbaren Vergaberegelwerk, zur Verfahrensart und zur Losaufteilung. Nach Bestätigung oder Anpassung durch die Vergabestelle werden die ggf. erforderlichen Bekanntmachungen vorbereitet. Nach der Angebotsöffnung unterstützt die KI bei formeller Prüfung, Eignungsprüfung sowie Angebotsprüfung und -wertung. Sie gleicht Angebote mit Anforderungen und Kriterien ab, weist auf fehlende Angaben und Auffälligkeiten hin und macht ihre Vorschläge anhand der zugrunde liegenden Inhalte überprüfbar. Veröffentlichung, Aufklärung, Ausschluss, Wertung und Zuschlag bleiben stets an menschliche Prüfung und Freigabe gebunden.
Ein wesentlicher Unterschied zu isolierten KI-Werkzeugen und einzelnen Fachmodulen ist die beidseitige Ende-zu-Ende-Abbildung des Prozesses. Der Beschaffungsassistent unterstützt nicht nur die interne Arbeit des öffentlichen Auftraggebers. Über passende Module der Firmenseite können Unternehmen an Markterkundungen, Vergabeverfahren und Direktaufträgen teilnehmen, Unterlagen austauschen, Rückfragen bearbeiten, Informationsmaterial und Angebote einreichen sowie Termine koordinieren.
Die KI-Unterstützung auf der Firmenseite erleichtert es Bietern, Anforderungen und Nachweispflichten zu erfassen, Inhalte strukturiert zuzuordnen und Einreichungen vor Abgabe auf Vollständigkeit und Konsistenz zu prüfen. Dadurch kann die Beteiligung einfacher und fehlerärmer werden. Fehlende Nachweise, übersehene Pflichtfelder und vermeidbare formale Unklarheiten können früher erkannt werden. Dies reduziert Rückfragen und unnötige Ausschlussrisiken und kann insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen den Zugang zu öffentlichen Aufträgen erleichtern.
Für Auftraggeber können vollständigere und besser strukturierte Rückmeldungen zugleich die Vergleichbarkeit erhöhen und den Wettbewerb stärken. Die Verantwortung für Inhalte und Abgabe verbleibt beim Unternehmen.
Erkenntnisse aus Bedarfserfassung und Markterkundung werden unmittelbar für Vergabeunterlagen, Auftragswertschätzung und Verfahrensvorbereitung genutzt. Ergebnisse aus Kommunikation, Angebotsprüfung, Zuschlag und Meetings fließen in Vergabeakte, Lieferanten- und Vertragsmanagement ein. Vertragsfristen, Abrufe, Nachträge und Leistungswissen können später für Folge- und Neuausschreibungen herangezogen werden. So wird der Prozess vom aufkommenden Bedarf über die Beteiligung des Marktes und die Vergabe bis zum Vertragsende und zur Neuausschreibung ohne erneuten Kontextaufbau fortgeführt.
Individualisierbare Genehmigungsprozesse und ein anpassbares Rollen- und Rechtemodell bilden interne Zuständigkeiten, Vier-Augen-Prinzipien, Wertgrenzen und Freigabestufen ab. Alle relevanten Daten bleiben exportierbar. Offene Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an ERP-, DMS-, Beschaffungs- und weitere Fachsysteme. Dies erleichtert Integration, Migration und Exit und unterstützt die digitale Souveränität des Auftraggebers.
Die besondere Eignung für den öffentlichen Sektor liegt damit in der Verbindung von spezialisierter KI-Unterstützung, nachvollziehbarer Dokumentation, menschlicher Entscheidungshoheit, organisatorischen Kontrollmechanismen, barriereärmerer Marktteilnahme und technischer Anschlussfähigkeit. Es entsteht ein durchgängiger digitaler Beschaffungsprozess statt einer Folge voneinander getrennter Einzellösungen.
