KI-Zuständigkeitsprüfung auf Basis des Geschäftsverteilungsplans
Das Problem. In größeren Behörden erreicht ein erheblicher Teil der Bürger- und Unternehmensanfragen zunächst eine Stelle, die nicht zuständig ist. Die Zuordnung erfolgt in der Poststelle oder im Vorzimmer von Hand anhand des Organisations- bzw. Geschäftsverteilungsplans — bei mehreren hundert Organisationseinheiten und einem Eingang, der von der Beihilfefrage bis zur Unternehmensanfrage reicht. Jede Fehlzuordnung kostet einen Weiterleitungsschritt, bevor die Sachbearbeitung beginnt, und verlängert die Antwortzeit gegenüber dem Absender.
Was die Lösung tut. Die Anwendung prüft einen eingehenden Text — getippt oder als Scan — gegen den Geschäftsverteilungsplan der Behörde und gibt zu jedem Vorgang drei Dinge zurück:
die vorgeschlagene Organisationseinheit (oder: „nicht dieses Haus" mit Angabe der zuständigen anderen Behörde, oder: „unklar — bitte von Hand sichten"),
das wörtliche Zitat aus dem Geschäftsverteilungsplan, auf das sich der Vorschlag stützt,
eine Einschätzung der Sicherheit (eindeutig / wahrscheinlich – bitte gegenprüfen / Handsichtung) mit bis zu drei Alternativen. Ein zweiter, unabhängiger Prüfschritt stellt die gewählte Einheit gegen Anliegen und Absender; bei Zweifel erscheint ein Prüfhinweis. Unter einer festen Schwelle wird nicht zugeordnet, sondern zur manuellen Sichtung eskaliert — die Schwelle setzt die Software durch, nicht das KI-Modell.
Vor jeder KI-Verarbeitung werden personenbezogene Angaben lokal, ohne Netzverbindung entfernt: Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, IBAN, Aktenzeichen, Steuer- und Ausweisnummern sowie Angaben nach Art. 9 und 10 DSGVO (z. B. Gesundheit). Nur der redigierte, auf das Anliegen gekürzte Text verlässt das Haus. Scans werden ebenfalls lokal erkannt (OCR); bei zu geringer Erkennungsqualität wird nicht geraten, sondern zur Handsichtung gegeben.
Effekt. Die Vorsortierung verkürzt die Zeit bis zur ersten fachlichen Bearbeitung und reduziert Weiterleitungsschleifen zwischen Referaten. Jede Zuordnung ist am Geschäftsverteilungsplan belegt und damit für die Poststelle nachvollziehbar und korrigierbar. Die Entscheidung bleibt beim Menschen: Das System schlägt vor und begründet.
Reifegrad. Öffentlich zugänglicher Demonstrator (seit August 2026) auf den veröffentlichten Organisationsplänen von 39 Behörden. Evaluation (Stand 30.08.2026) mit 390 realistischen Testanliegen — zehn je Behörde, darunter verärgerte Schreiben, Handy-Tippfehler, weitergeleitete Mail-Ketten mit dem Anliegen im Zitat, Anwaltsschreiben, Firmenpost, fremdsprachige Anfragen, Ein-Zeiler, Post für das falsche Haus und Werbung/Manipulationsversuche — alle verarbeitet, Ergebnisse im Protokoll (Anhang).
Jede Anfrage wird zweimal unabhängig zugeordnet — weichen die Ergebnisse ab, wird die Antwort als „wahrscheinlich" ausgewiesen und beide werden gezeigt. Zusätzlich 145 echte, öffentlich einsehbare Bürgeranfragen (Informationsfreiheitsanträge über FragDenStaat) an 31 dieser Behörden — ohne einen Ausfall verarbeitet, eine Stichprobe von 52 Fällen wurde vom Entwicklungsteam gegen die Pläne nachgeprüft. Antwortzeit im Median 3 Sekunden.
Die Erwartungswerte der Testfälle wurden nicht von der Behörde, sondern vom Entwicklungsteam gegen die Pläne festgelegt; eine Erprobung an historischen Vorgängen einer Behörde steht aus und ist als Pilot vorgesehen. Für einen Pilot wird der Geschäftsverteilungsplan der jeweiligen Behörde eingelesen; da er im Gegensatz zu vielen öffentlichen Organisationsplänen Aufgabentexte bis zum Sachgebiet enthält, wird die Zuordnung entsprechend feiner (Protokoll der Evaluation im Anhang).
Datenschutz und Betrieb. Redaktion personenbezogener Daten und OCR laufen lokal im Haus, ohne Netzverbindung; nur der redigierte Text wird weiterverarbeitet. Betrieb der Anwendung auf Servern in Deutschland. KI-Klassifikation über Google Gemini; Vertragspartner ist Google Ireland Ltd., Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln. Eine Verarbeitung in den USA ist dabei möglich — sie betrifft ausschließlich den redigierten Text. Keine Nutzung der Eingaben zum Training von KI-Modellen (vertraglich ausgeschlossen). Eingegebene Texte werden nicht gespeichert; Protokolle enthalten keine Anliegentexte. Vorschlagssystem: Die Zuordnung entscheidet die Behörde. Keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Behörden erhalten eine Vorsortierung ihres Posteingangs, die sich auf ihren eigenen, bereits vorhandenen Geschäftsverteilungsplan stützt — ohne Trainingsphase, ohne vorab definierte Kategorien und ohne dass personenbezogene Daten das Haus verlassen. Ändert sich die Organisation, ändert sich die Zuordnung mit dem neuen Plan. Das entlastet insbesondere Poststellen und Vorzimmer großer Behörden, in denen heute Erfahrungswissen einzelner Beschäftigter die Zuordnung trägt, und macht diese Zuordnung dokumentierbar.
