TIVIO: Ihr kommunaler KI-Mitarbeiter

TIVIO ist der KI-Partner für Kommunen: 

eine zentrale, datenschutzkonforme KI-Plattform, die unterschiedliche Anwendungsfälle der Verwaltung in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung bündelt. Statt für einzelne Aufgaben separate KI-Lösungen einzuführen oder personenbezogene und dienstliche Informationen unkontrolliert in allgemeine Dienste wie ChatGPT einzugeben, können Kommunen TIVIO als zentrale KI-Infrastruktur für ihre Verwaltung nutzen. 

Dabei verbindet TIVIO leistungsfähige KI mit dem Wissen und den bestehenden Arbeitsmitteln einer Kommune. Eigene Dokumente, Richtlinien, Vorlagen und weitere kommunale Wissensbestände können eingebunden und über natürliche Sprache durchsucht, ausgewertet und für konkrete Aufgaben genutzt werden. So unterstützt TIVIO Mitarbeitende nicht nur beim Formulieren oder Recherchieren, sondern zunehmend entlang konkreter kommunaler Arbeitsprozesse. 

TIVIO wurde aus einer Kommune in Süddeutschland heraus gegründet und das Gründerteam bringt eigene kommunalpolitische Erfahrung mit. Dadurch kennen wir die Abläufe, Herausforderungen und Bedürfnisse von Verwaltungen nicht nur theoretisch, sondern aus der praktischen Arbeit vor Ort. Dieser kommunale Fokus prägt sowohl die Entwicklung der Plattform als auch die Zusammenarbeit mit unseren Partnerkommunen. 

Dabei zeigt sich die Skalierbarkeit des Ansatzes bereits heute in der Praxis: Unsere kleinste Partnerkommune hat 5 Verwaltungsmitarbeiter, die größte über 1.000. TIVIO lässt sich damit von der kleinen Landgemeinde bis zur Großstadtverwaltung einsetzen. 

Einfache Integration statt aufwändiger IT-Projekte: TIVIO fügt sich in die bestehende Systemlandschaft einer Kommune ein, statt sie zu ersetzen. Vorhandene Office-Dokumente, Vorlagen, Briefköpfe und Fachsysteme werden weitergenutzt. Durch die No-Code-Lösung ist für die Einführung und die Instandhaltung kaum IT-Aufwand notwendig. Anwenderinnen und Anwender formulieren ihr Anliegen in natürlicher Sprache im Chat. 

Auf dieser Grundlage lassen sich zentrale, wiederkehrende Verwaltungsaufgaben spürbar effizienter mit KI-Unterstützung bearbeiten: 

• Protokollierung: Sitzungen, Besprechungen und Gremiensitzungen können mit KI-Unterstützung protokolliert, strukturiert und in fertige Dokumente oder Präsentationen überführt werden. 

• Fachverfahren: Wiederkehrende Arbeitsschritte in Fachverfahren – etwa das Erstellen von Bescheiden, Bestätigungen oder Urkunden aus Fachdaten – werden automatisiert statt manuell erledigt. 

• E-Mail-Verkehr: Ein- und ausgehende Korrespondenz kann durch TIVIO schneller ausgewertet, beantwortet oder in passende Vorlagen überführt werden. 

• Bürgeranfragen: Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern lassen sich mit KI-Unterstützung schneller einordnen, beantworten und in bestehende Serienbrief- oder Bescheid-Vorlagen überführen. 
  

Darüber hinaus schafft TIVIO eine zentrale KI-Arbeitsumgebung für die Verwaltung, in der unterschiedliche Arbeitsprozesse direkt mit bestehenden Dokumenten, Daten und kommunalem Wissen bearbeitet werden können. Statt für einzelne Aufgaben separate Anwendungen einzuführen, bündelt TIVIO verschiedene Fähigkeiten innerhalb einer Plattform. 

Dazu gehören unter anderem: 

Dokumente & Vorlagen: Bestehende Word-Vorlagen, Briefköpfe und Serienbriefe können automatisiert erstellt, befüllt und weiterverarbeitet werden. 

Daten & Auswertungen: Excel- und CSV-Dateien können analysiert, gefiltert und ausgewertet sowie Ergebnisse als Tabellen, Diagramme oder Schaubilder aufbereitet werden. 

Dokumentenverarbeitung: PDF-Dateien und andere Dokumente können zusammengeführt, aufgeteilt, umgewandelt, zusammengefasst oder gezielt ausgewertet werden. 

Recht & Recherche: Deutsche Bundesgesetze und EU-Recht können durchsucht und relevante Rechtsgrundlagen mit konkreten Paragraphen und Querverweisen nachvollziehbar dargestellt werden. 

Individuelle Fähigkeiten: Kommunen können eigene Fähigkeiten für wiederkehrende Aufgaben und spezifische Prozesse erstellen und verwalten. 

Diese Fähigkeiten lassen sich je nach Bedarf einer Kommune oder eines Fachbereichs erweitern. So entsteht keine Sammlung einzelner KI-Tools, sondern eine zentrale Plattform, die mit den Anforderungen der Verwaltung mitwächst.

 Diese Module – bei TIVIO „Fähigkeiten" genannt, können gezielt für die jeweilige Kommune weiterentwickelt oder neu erstellt werden. Bei der Bearbeitung von Dokumenten und Rechtsfragen kann TIVIO die genutzten Textstellen bis auf Paragraphen- bzw. Absatzebene als Quelle ausweisen. 

Wir entwickeln gemeinsam mit Partnern individuelle Konzepte, um TIVIO auch an spezielle Fachverfahren und das Antragswesen anzubinden. 

Der besondere Mehrwert von TIVIO liegt in der Kombination aus einem Plattformansatz für Kommunen und einem konsequenten Human-in-the-Loop-Prinzip: TIVIO unterstützt Mitarbeitende bei ihrer Arbeit – die fachliche Entscheidung bleibt jederzeit beim Menschen.

Statt für einzelne Anwendungsfälle unterschiedliche KI-Tools einzuführen, bündelt TIVIO verschiedene Anwendungen in einer zentralen, datenschutzkonformen Arbeitsumgebung, die mit den Anforderungen der Verwaltung mitwächst.

TIVIO ist dabei von Grund auf für den öffentlichen Sektor konzipiert. Eigene Dokumente, Wissensbestände und Vorlagen können eingebunden und sicher verarbeitet werden. So arbeitet die KI nicht nur mit allgemeinem Wissen, sondern im konkreten kommunalen Kontext. Gleichzeitig fügt sich TIVIO in die bestehende IT-Landschaft ein, statt vorhandene Systeme zu ersetzen. Dadurch können Kommunen mit geringem IT-Aufwand starten und schnell konkrete Anwendungsfälle umsetzen.

Unterstützung statt Blackbox-Automatisierung

Gerade im öffentlichen Sektor ist Vertrauen die Voraussetzung für den Einsatz von KI. TIVIO trifft deshalb bewusst keine Entscheidungen, sondern bereitet vor, entlastet und schlägt vor. Mitarbeitende prüfen, korrigieren und geben frei – Verantwortung und Ermessen bleiben in der Verwaltung.

Ergänzt wird dies durch eine durchgängige Quellennachvollziehbarkeit: Jede Antwort ist auf ihre Grundlage zurückführbar – bei Rechtsfragen bis auf Paragraphen- bzw. Absatzebene, bei eigenen Dokumenten bis zur konkreten Fundstelle. Nutzerinnen und Nutzer müssen der KI also nicht vertrauen, sondern können sie überprüfen. Das unterscheidet TIVIO deutlich von allgemeinen KI-Diensten und von Lösungen, die Antworten ohne belastbaren Nachweis erzeugen.

Nachgewiesener Mehrwert in der Praxis

Der Nutzen ist nicht theoretisch, sondern in laufenden Verwaltungen gemessen:

• Gemeinde Wiesenburg/Mark: rund 20 % Zeitersparnis in den unterstützten Arbeitsprozessen

• Landratsamt Rastatt: rund 7000 Stunden/Jahr Zeitersparnis, u. a. in Schriftverkehr und Vorgangsbearbeitung

  
  

Beide Fälle sind als Case Studies dokumentiert und zeigen die Bandbreite: kleine Gemeinde und große Kreisverwaltung.

Besondere Merkmale

• Human-in-the-Loop by Design: KI-Unterstützung ohne automatisierte Entscheidungen; der Mensch behält die Kontrolle über Inhalt und Freigabe.

• Nachvollziehbare Quellenangaben: Quellen werden bis auf Paragraphen- bzw. Absatzebene ausgewiesen – prüfbar statt Blackbox.

• Datenschutzkonforme Plattform statt allgemeiner KI-Dienste: Anders als bei der direkten Nutzung von ChatGPT werden Daten in einer auf den öffentlichen Sektor zugeschnittenen, datenschutzkonformen Umgebung verarbeitet.

• Kommunale Herkunft und Erfahrung: TIVIO wurde aus einer Kommune in Süddeutschland heraus gegründet; das Gründerteam verfügt über eigene kommunalpolitische Erfahrung.

• Integration statt Ersatz: TIVIO nutzt vorhandene Dokumente, Vorlagen und Fachsysteme weiter, statt sie abzulösen. Der IT-Bedarf für Einführung und Betrieb bleibt gering.

• Effizienzgewinn in zentralen Anwendungsfällen: Insbesondere bei der Protokollierung von Sitzungen, in Fachverfahren, im E-Mail-Verkehr und bei der Bearbeitung von Bürgeranfragen lässt sich deutlich Zeit einsparen (siehe Case Studies).

• Kommunales Wissen nutzbar machen: Eigene Dokumente, Richtlinien, Dienstanweisungen und weitere Wissensbestände können als Wissensgrundlage eingebunden und über natürliche Sprache durchsucht werden.

• Interkommunal entwickelt und erprobt: Entstanden in Teilen gemeinsam mit dem Innenministerium Baden-Württemberg.

• Individuell erweiterbare Fähigkeiten: Einzelne Skills können passgenau für eine Kommune oder einen Fachbereich neu entwickelt oder angepasst werden.

• Bewährte Skalierbarkeit: Unsere kleinste Partnerkommune hat 5 Verwaltungsmitarbeitende, die größte über 1.000 – TIVIO funktioniert nachweislich in der kleinen Landgemeinde wie in der Großstadtverwaltung.

• Eine Plattform statt KI-Wildwuchs: Verwaltungen müssen nicht für jeden Anwendungsfall separate KI-Lösungen einführen und betreiben. TIVIO versteht sich als langfristiger Partner, der mit den Kommunen mitwächst.

• Ausblick auf Fachverfahren und Antragswesen: Gemeinsam mit Partnern entwickeln wir individuelle Konzepte für spezielle Fachverfahren und das Antragswesen.