TenderOS: KI-gestützte Beschaffungsplattform für den öffentlichen Einkauf

TenderOS ist eine KI-gestützte Beschaffungs- und Ausschreibungsplattform, die öffentliche Auftraggeber dabei unterstützt, Beschaffungsprozesse digital, strukturiert und effizient durchzuführen. Die Plattform begleitet Beschaffungsteams von der ersten Bedarfsermittlung und Markterkundung über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis zur strukturierten Auswertung eingehender Angebote.

Im Mittelpunkt steht ein KI-Assistent, der direkt in den Beschaffungsprozess integriert ist. Anstatt generative KI lediglich als separates Chatfenster bereitzustellen, unterstützt TenderOS die Anwender kontextbezogen innerhalb der einzelnen Prozessschritte. So können beispielsweise Anforderungen strukturiert, Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnisse vorbereitet, Bewertungskriterien entwickelt, Dokumente analysiert und Angebote miteinander verglichen werden. Die Ergebnisse bleiben dabei für die zuständigen Mitarbeitenden überprüfbar und bearbeitbar.

TenderOS unterstützt unterschiedliche Beschaffungsszenarien. Je nach Bedarf können unter anderem RFI-, RFQ- und RFP-Verfahren vorbereitet und strukturiert durchgeführt werden. Anforderungen, Dokumente, Termine, Kommunikation und eingehende Angebote werden innerhalb eines zentralen Arbeitsbereichs zusammengeführt.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Vorbereitung komplexer Ausschreibungen. Beschaffungsstellen können beispielsweise einen Bedarf zunächst in natürlicher Sprache beschreiben oder vorhandene Dokumente einbringen. TenderOS unterstützt anschließend dabei, daraus strukturierte Anforderungen, Positionen oder Ausschreibungsunterlagen zu entwickeln. Dadurch soll insbesondere der zeitintensive manuelle Aufwand bei der Erstellung und Strukturierung von Vergabeunterlagen reduziert werden.

Auch bei der Angebotsauswertung unterstützt die Plattform: Eingereichte Unterlagen können strukturiert den zuvor definierten Anforderungen gegenübergestellt werden. Dadurch lassen sich Unterschiede zwischen Angeboten sowie fehlende oder abweichende Leistungsbestandteile schneller erkennen. Die fachliche Prüfung und Entscheidung verbleibt dabei beim zuständigen Beschaffungsteam.

Der innovative Ansatz von TenderOS besteht in der Verbindung von generativer KI mit einem durchgängigen digitalen Beschaffungsworkflow. Informationen müssen nicht zwischen einzelnen Office-Dokumenten, E-Mails, Tabellen und isolierten KI-Werkzeugen übertragen werden. Stattdessen stehen Projektinformationen und Anforderungen innerhalb eines gemeinsamen Beschaffungskontexts zur Verfügung.

TenderOS verfolgt dabei einen Human-in-the-Loop-Ansatz: KI unterstützt bei Vorbereitung, Strukturierung und Analyse, während Freigaben und Entscheidungen durch die verantwortlichen Personen erfolgen.

Datenschutz, IT-Sicherheit und Datensouveränität sind integrale Bestandteile der technischen Architektur von TenderOS. Die Plattform nutzt die Cloud-Infrastruktur der Deutschen Telekom (T Cloud). Sowohl das Hosting als auch die Bereitstellung und Verarbeitung der KI-Modelle erfolgen innerhalb dieser Infrastruktur. Zum Schutz sensibler Beschaffungs- und Vergabedaten setzt TenderOS auf verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), rollenbasierte Zugriffsberechtigungen und geschützte Verarbeitungsumgebungen (Trusted Zones).

Ein wesentliches Merkmal ist die Kontrolle über die Verwendung der eigenen Daten: Auftraggeber können selbst festlegen, ob ihre Daten für das Training beziehungsweise die Weiterentwicklung von KI-Modellen freigegeben werden. Diese Funktion lässt sich gezielt aktivieren oder deaktivieren. Damit verbindet TenderOS KI-gestützte Beschaffungsprozesse mit einem hohen Maß an Datensouveränität und berücksichtigt die besonderen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen öffentlicher Auftraggeber.

Ziel ist es, insbesondere öffentliche Beschaffungsstellen dabei zu unterstützen, administrativen Aufwand zu reduzieren, Wissen besser verfügbar zu machen, Beschaffungsprozesse nachvollziehbarer zu strukturieren und mehr Zeit für die fachliche und strategische Beschaffung zu gewinnen.

TenderOS versteht KI damit nicht als Ersatz für die Vergabestelle, sondern als digitalen Assistenten für die tägliche Beschaffungsarbeit.

Der Mehrwert von TenderOS liegt darin, zeitintensive und heute häufig fragmentierte Arbeitsschritte der öffentlichen Beschaffung in einem zentralen, KI-gestützten Arbeitsbereich zusammenzuführen. Beschaffungsteams erhalten damit nicht nur ein weiteres Werkzeug zur Dokumentenverwaltung, sondern eine digitale Arbeitsumgebung, die sie aktiv bei der Vorbereitung, Strukturierung und Durchführung von Beschaffungsvorhaben unterstützt.

Viele Arbeitsschritte vor und während einer Ausschreibung sind mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden: Bedarfe müssen aufgenommen, Informationen recherchiert, Anforderungen formuliert, Leistungsbeschreibungen erstellt, Bewertungskriterien definiert, Dokumente abgestimmt und eingehende Angebote geprüft werden. Informationen verteilen sich dabei häufig auf Dokumente, Tabellen, E-Mails und verschiedene Fachanwendungen.

TenderOS setzt genau an diesen Arbeitsschritten an. Die Plattform strukturiert den Beschaffungsprozess und stellt innerhalb der einzelnen Prozessschritte passende KI-Unterstützung bereit. Dadurch können vorhandene Informationen wiederverwendet, Dokumente schneller vorbereitet und umfangreiche Unterlagen systematisch analysiert werden.

Für öffentliche Auftraggeber ergeben sich insbesondere folgende Mehrwerte:

• Entlastung der Beschaffungsteams: Wiederkehrende und dokumentenintensive Tätigkeiten können durch KI unterstützt und vorbereitet werden. Mitarbeitende können sich stärker auf fachliche Prüfung, Abstimmung und strategische Aufgaben konzentrieren.

• Strukturierte Bedarfsermittlung: Fachbereiche können Anforderungen systematisch erfassen und gemeinsam mit der Beschaffungsstelle weiterentwickeln.

• Unterstützung bei Markterkundungen: Informationen zu Märkten, Leistungsgegenständen und möglichen Anforderungen können strukturiert zusammengeführt und für die weitere Beschaffung genutzt werden.

• Schnellere Erstellung von Vergabeunterlagen: TenderOS unterstützt unter anderem bei Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnissen, Anforderungskatalogen und Bewertungskriterien.

• Strukturierte Angebotsanalyse: Angebote können den zuvor definierten Anforderungen gegenübergestellt werden. Fehlende, abweichende oder unterschiedliche Leistungsbestandteile werden dadurch leichter erkennbar.

• Nachvollziehbare Zusammenarbeit: Anforderungen, Dokumente, Bearbeitungsstände und Entscheidungen werden innerhalb eines gemeinsamen Projektkontexts zusammengeführt.

• Wissenssicherung: Erkenntnisse aus vergangenen Beschaffungen können für zukünftige Vorhaben nutzbar gemacht werden, anstatt Wissen ausschließlich in einzelnen Dokumenten oder bei einzelnen Mitarbeitenden zu belassen.

Datensicherheit und digitale Souveränität: Durch die Nutzung der Telekom-Cloud-Infrastruktur, geschützte KI-Verarbeitung und umfassende Zugriffsschutzmechanismen berücksichtigt TenderOS die hohen Sicherheitsanforderungen öffentlicher Auftraggeber. Beschaffungsstellen behalten die Kontrolle über ihre Daten und können selbst entscheiden, ob diese für das Training von KI-Modellen verwendet werden dürfen.

Die besondere Eignung für den öffentlichen Sektor liegt in der Verbindung von KI-Unterstützung mit strukturierten Beschaffungsprozessen. TenderOS soll die fachliche und vergaberechtliche Verantwortung nicht automatisieren oder ersetzen. Die Plattform folgt einem Human-in-the-Loop-Prinzip: Die KI erstellt Vorschläge, strukturiert Informationen und unterstützt Analysen; Prüfung, Anpassung, Freigabe und Entscheidung verbleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.

Gegenüber allgemeinen generativen KI-Werkzeugen besteht der Unterschied insbesondere im Beschaffungskontext. Anwender müssen nicht für jeden Arbeitsschritt neue Prompts formulieren oder Informationen manuell zwischen Chat, Dokumenten und Tabellen übertragen. Die KI-Unterstützung ist unmittelbar mit den jeweiligen Beschaffungsprojekten, Anforderungen und Prozessschritten verbunden.

Gleichzeitig unterscheidet sich TenderOS von klassischen Beschaffungs- und Vergabelösungen dadurch, dass KI nicht lediglich als zusätzliche Einzelfunktion eingesetzt wird. Der Ansatz besteht darin, den gesamten Arbeitsprozess rund um eine Beschaffung intelligent zu unterstützen und vorhandene Informationen über die verschiedenen Prozessschritte hinweg nutzbar zu machen.

TenderOS soll öffentliche Auftraggeber damit insbesondere bei einer zentralen Herausforderung unterstützen: mit begrenzten personellen Ressourcen mehr Beschaffungsvorhaben strukturiert, transparent und effizient bearbeiten zu können.