KI-Agent für Posteingang und Dokumentenprüfung: Eingänge zuordnen, prüfen, Antworten vorbereiten
Behörden erhalten Anträge, Nachreichungen, Rechnungen und Anfragen über viele Kanäle. Sortieren, Zuordnen und die erste Sichtprüfung binden Fachkräfte, die in der eigentlichen Sachbearbeitung fehlen.
Unser Posteingangs- und Dokumenten-Agent übernimmt diese Vorarbeit als betriebener Dienst:
Eingänge erkennen und trennen: Der Agent liest E-Mails und Anhänge, erkennt Dokumentarten wie Rechnung, Antrag oder Nachweis und ordnet sie dem passenden Vorgang oder Postfach zu.
Dokumente prüfen: Er gleicht Unterlagen mit einer Checkliste ab, findet fehlende Angaben und Widersprüche zwischen Dokumenten und nennt für jeden Befund die Fundstelle.
Entwürfe vorbereiten: Er formuliert Eingangsbestätigung, Nachforderung oder Weiterleitung als Entwurf. Ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Bausteine sind bereits im Einsatz:
Rechnungserkennung im Posteingang: Bei einem Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich erkennt ein Agent eingehende Rechnungen im Postfach für die Buchhaltung, seit Oktober 2026 im regulären Abo.
Dokumentenprüfung: Unsere Bauantrags-Vorprüfung wertet ein Paket aus 14 Dokumenten in rund 3,5 Minuten aus und meldet Widersprüche zwischen den Dokumenten mit Fundstelle.
Nachvollziehbarkeit und Betrieb vor Ort: Für ein Helmholtz-Forschungszentrum haben wir einen Analyse-Agenten mit dokumentierter Methodik (Methodology Statement) und einem IT-Leitfaden für die Installation auf eigener Hardware des Kunden geliefert.
Datenschutz: Betrieb auf EU-Infrastruktur, Hosting und KI-Inferenz in Frankfurt, bei Bedarf gezielt vollständig in der EU eingerichtet. Zusätzlich ersetzt unsere eigene Pseudonymisierung personenbezogene Daten; auf einem unabhängigen deutschen Test-Datensatz mit 1.415 Dokumenten und 7.099 personenbezogenen Angaben lag die Schutzquote bei 98,93 % (eigene Messung, Juli 2026).
Reifegrad
Alle Bausteine laufen produktiv bei Kunden aus Wirtschaft und Forschung. Für Behörden bieten wir den Agenten als Pilot in einem Fachamt an: zuerst Einrichtung und Abgleich an anonymisierten Altfällen, danach Assistenzbetrieb an echten Eingängen, in dem der Agent vorschlägt und die Sachbearbeitung entscheidet.
Entlastung ohne IT-Projekt: AiTrain richtet den Agenten ein, betreibt und pflegt ihn. Die Behörde erhält geprüfte Vorarbeit; Fachverfahren und Postfächer bleiben bestehen.
Der Mensch entscheidet: Der Agent sortiert, prüft und entwirft. Freigabe, Bescheid und Ermessen bleiben bei der Sachbearbeitung.
Prüfbar statt Blackbox: Jeder Befund nennt Dokument und Fundstelle, jeder Lauf wird protokolliert.
Datenschutz nach Schutzbedarf: Betrieb auf EU-Infrastruktur mit Hosting und KI-Inferenz in Frankfurt, bei Bedarf vollständig in der EU, Pseudonymisierung personenbezogener Daten und für besonders schutzbedürftige Daten ein Betrieb auf Hardware der Behörde mit lokal betriebenen Open-Weights-Modellen. Einen Leistungsvergleich solcher lokalen Modelle haben wir für einen Forschungskunden bereits durchgeführt.
Messbar: Pilot mit festen Messgrößen, etwa Zeit vom Eingang bis zur Zuordnung, Anteil korrekt zugeordneter Eingänge und Zeit bis zur Vollständigkeitsfeststellung.
Klein anfangen: ein Postfach, ein Verfahrenstyp, ein Fachamt. Ausweitung erst nach messbarem Nutzen.
Unterschied zu bestehenden Ansätzen
Viele KI-Werkzeuge müssen von den Beschäftigten selbst bedient werden. Unser Agent arbeitet im Hintergrund als laufender Dienst: Er sortiert Eingänge vor, prüft Unterlagen gegeneinander und bereitet Antworten vor, mit Quelle für jede Aussage und Freigabe durch den Menschen. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung liegen bei uns.
