KI-Praxisschulung für Verwaltungen: Beschäftigte bauen ihren eigenen KI-Assistenten

Viele Verwaltungen führen KI-Werkzeuge ein oder planen es. Der Nutzen hängt davon ab, ob die Beschäftigten sie sicher und sinnvoll einsetzen; allgemeine Einführungen bleiben oft abstrakt. Zudem verlangt Art. 4 der KI-Verordnung, dass Organisationen für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen.

Unser Format setzt auf Praxis: Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer baut in der Schulung einen eigenen KI-Assistenten für eine reale Aufgabe aus dem Arbeitsalltag, auf Basis eigener, freigegebener Unterlagen wie Vorlagen, Leitfäden oder häufiger Fragen.

Bausteine

• Impuls: Was KI heute kann und was nicht, das Zusammenspiel von Modell, Anweisung und Kontext, Grenzen, Datenschutz und KI-Verordnung.

• Praxisteil: Anweisungen schreiben, Wissensdateien einbinden, den eigenen Assistenten testen und verbessern.

• Transfer: Teilnehmer-Paket mit Bauanleitungen, Musterformulierungen und Checklisten.

• Optional: Begleitung der Einführung einer KI-Plattform mit Konfiguration, Nutzungsregeln, einem Wissens-Agenten für Rückfragen der Beschäftigten und Einführungssessions.

Formate: Impulsvortrag, eintägiger Praxisworkshop in Präsenz oder online sowie Begleitung über mehrere Wochen. Inhalte und Beispiele passen wir an die eingesetzte Plattform und die Dienstvorschriften an.

Erfahrung

• Hochschullehre: Dr. Maximilian Focke lehrt an der Leuphana Universität Lüneburg Unternehmensrechnung (Vorlesung und Übung, zuletzt WS 2025/26, erneuter Lehrauftrag im WiSe 2026/27).

• Handelskammer Hamburg: Webinar „Unternehmens-GPT: Auf einen Schlag zum KI-Unternehmen“ (Oktober 2025) und Bühnenvortrag „Euer erster KI-Assistent in unter einer Stunde“ bei „Boost Your Business 2026“.

• Blended-Learning-Kurs KI Essentials: 118 Kurszugänge in sieben Gesellschaften einer Immobilien- und Ingenieurgruppe (2026).

• Workshops: unter anderem ein Praxistag für ein Marketingteam, an dem jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer ein eigenes Custom GPT baut, und der KI-Teil eines Strategie-Offsites für die Führungskräfte eines Unternehmens.

• Plattform-Einführung: laufende Begleitung der Einführung der KI-Plattform Langdock in einer IT-Beratungsgruppe mit über 1.000 Beschäftigten.

Reifegrad

Erprobt in vierzehn Lehr- und Weiterbildungsformaten seit 2025, bei Unternehmen, Hochschulen, der Handelskammer Hamburg und auf einer Fachkonferenz. Für Verwaltungen bereiten wir Beispiele und Übungen je Auftrag aus dem Dienstalltag auf.

• Abbau von Berührungsängsten: Viele Beschäftigte haben bislang wenig praktische Erfahrung mit KI. Wer selbst einen Assistenten entwickelt und testet, versteht Chancen und Grenzen deutlich besser.

• Praxis statt Folien: Am Ende der Schulung hat jede Person einen funktionierenden Assistenten für eine eigene Aufgabe. Statt allgemeiner Schulungen entsteht so unmittelbar ein nutzbarer Assistent für reale Verwaltungsaufgaben, beispielsweise die Beantwortung häufiger Bürgeranfragen, die Erstellung von Textentwürfen oder die Nutzung interner Leitfäden.

• Aus dem Betrieb: AiTrain hat über 200 KI-Agenten und intelligente Automatisierungen im Einsatz. Geschult wird, was sich im Betrieb bewährt hat, einschließlich der Grenzen.

• Sicherer Umgang: Datenschutz, Umgang mit personenbezogenen Daten, Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte und die Kompetenzpflicht nach Art. 4 KI-Verordnung sind fester Bestandteil.

• Plattformneutral: Wir schulen auf der Plattform, die die Verwaltung einsetzt oder einführen will. Gerade Verwaltungen befinden sich häufig noch in der Auswahl- oder Einführungsphase von KI-Lösungen. Die Schulung ist nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden.

• Didaktische Erfahrung: Der Referent lehrt an einer Universität und hat Weiterbildungen für eine Kammer sowie für Beratungs- und IT-Häuser konzipiert und gehalten.

• Nachhaltiger Transfer: Teilnehmer-Paket und ein Wissens-Agent für Rückfragen sichern die Anwendung nach der Schulung.

• Flexibel: Online oder in Präsenz, vom Impuls bis zur mehrwöchigen Begleitung einer Einführung.

• Unterstützung bei Personalengpässen: Wiederkehrende Aufgaben wie Recherche, Textentwürfe, Zusammenfassungen oder die Einarbeitung neuer Mitarbeitender können effizienter gestaltet werden.

Spezieller Mehrwert für Verwaltungen kurz zusammengefasst: Beschäftigte lernen KI nicht nur theoretisch kennen, sondern entwickeln unmittelbar einen eigenen, auf ihren Arbeitsalltag zugeschnittenen KI-Assistenten. Dadurch werden KI-Kompetenzen aufgebaut, die Akzeptanz neuer Technologien erhöht und konkrete Effizienzpotenziale in Verwaltungsprozessen erschlossen – unter Berücksichtigung von Datenschutz, Governance-Anforderungen und den Vorgaben der KI-Verordnung.