Software für Arbeitsplatzbuchung und Raumverwaltung

raum]für[raum - Die Nr. 1 Buchungssoftware für Bund, Länder & Kommunen organsiert Räume, Arbeitsplätze & Ressourcen

raum]für[raum ist eine umfassende Workplace Management-Lösung für Kommunen, Städte, Landkreise und öffentliche Einrichtungen. Die Software unterstützt dabei, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze, Fahrzeuge und weitere Ressourcen zu verwalten und bereitzustellen. 

Welche Herausforderungen löst raum]für[raum?

Neue Arbeitsmodelle, steigende Betriebskosten, Fachkräftemangel und der Druck zur Digitalisierung erfordern moderne Lösungen für die Organisation von Arbeitsplätzen und Flächen. Als zentrale Buchungsplattform unterstützt raum]für[raum bei der

• Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle: Mitarbeitende arbeiten zunehmend flexibel im Büro oder Homeoffice. raum]für[raum ermöglicht es, Arbeitsplätze schnell zu finden, zu buchen und zu verwalten.

• Optimierung der Flächennutzung: Büroflächen werden häufig nicht ausgelastet. Gleichzeitig entstehen Kosten für Betrieb, Energie und Instandhaltung. raum]für[raum schafft Transparenz in der Flächennutzung.

• Effizienter Ressourcennutzung: Besprechungsräume, Fahrzeuge und Parkplätze werden zentral verwaltet und einfach gebucht.

• Erleichterung der Zusammenarbeit: Videokonferenzen und hybride Meetings werden direkt bei der Raum- oder Ressourcenbuchung angelegt. raum]für[raum managt im Hintergrund Prozesse wie Einladung, Technik und Geräteintegration.

• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität: Moderne Arbeitsprozesse werden zum Vorteil bei der Gewinnung und Bindung von Fachkräften.

Welche Lösungen bietet die Software?

raum]für[raum schafft als zentrale Buchungsplattform die Basis für Organisation und Steuerung von Workplace-Prozessen. 

• Raumbuchung: mit wenigen Klicks Besprechungs- und Konferenzräume reservieren

• Arbeitsplatzbuchung: jederzeit den idealen, freien Arbeitsplatz finden

• Videokonferenz-Management: Räume, Ressourcen und Videomeetings in einem Schritt ohne Medienbrüche buchen

• Parkplatzmanagement: Parkplätze reservieren, Besucherparkplätze zuweisen, E-Ladesäulen verwalten

• Fahrzeugmanagement: Dienstfahrzeuge verwalten und buchen 

• Ressourcenmanagement: alles, was buchbar ist – von Technik über Catering und Präsentationsmaterial bis hin zu Diensträdern

  
  

In Puncto Barrierefreiheit setzt raum]für[raum Maßstäbe. Sie ist aktuell die einzige Buchungssoftware für Workplace Management in Deutschland, die im Rahmen einer externen Prüfung zertifiziert und nach BITV 2.0 als „zugänglich” bewertet wurde.

In welchen Betriebs- und Bereitstellungsmodellen ist die Software verfügbar?

raum]für[raum wurde für den Einsatz in modernen IT-Umgebungen entwickelt und kann flexibel in bestehende Systemlandschaften integriert werden. Die Anwendung wird über aktuelle Webbrowser oder die mobile App genutzt. Eine lokale Installation der Software auf den Endgeräten der Mitarbeitenden ist in der Regel nicht erforderlich.

Weil für öffentliche Einrichtungen das Thema Datensouveränität eine zentrale Rolle spielt, bietet raum]für[raum als einzige Buchungssoftware im deutschsprachigen Raum eine einzigartige Optionsvielfalt:

• Betrieb als On-Premises-Version: Eine Variante, die Verwaltungen mit eigener IT-Kompetenz zu schätzen wissen

• SaaS-Lösung in einem Kommunalen Datenzentrum: Die Verwaltung greift so auf bewährte Strukturen zurück, in denen raum]für[raum bereitgestellt wird

• SaaS-Lösung in einer auf Bundesebene zur Verfügung gestellten Cloud: Betrieb beispielsweise in der Bundescloud (ITZ Bund), der GovTech-Cloud oder T-Cloud Public der Deutschen Telekom

Diese Optionsvielfalt von raum]für[raum bedeutet maximale Flexibilität für die Verwaltung und gleichzeitig genau die Datensouveränität und Sicherheitsstufe, die gefordert wird. Mit raum]für[raum schaffen öffentliche Verwaltungen und Institutionen Transparenz über die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen, reduzieren administrative Aufwände, verbessern die Auslastung vorhandener Flächen, optimieren so Betriebs- und Infrastrukturkosten und unterstützen moderne Arbeitsplatzkonzepte. All dies erfolgt über eine zentrale, intuitiv bedienbare Plattform.

Kommunen stehen vor der Herausforderung, begrenzte Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen effizient zu verwalten und gleichzeitig flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen. Die Software raum]für[raum unterstützt dabei, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, die Auslastung kommunaler Infrastruktur zu optimieren und Mitarbeitenden eine moderne Arbeitsumgebung bereitzustellen.

Mit der Buchungsplattform lassen sich Besprechungsräume, Arbeitsplätze, Fahrzeuge, Parkplätze sowie weitere Ressourcen zentral verwalten. Dadurch werden Doppelbelegungen vermieden, organisatorische Aufwände reduziert und vorhandene Kapazitäten besser genutzt. Gleichzeitig erhalten Verantwortliche aussagekräftige Auswertungen zur tatsächlichen Flächennutzung. So können Kommunen fundierte Entscheidungen zur Raumplanung und zur zukünftigen Entwicklung ihrer Verwaltungsstandorte treffen. Gerade für Kommunen mit mehreren Verwaltungsstandorten oder hybriden Arbeitsmodellen schafft dies ein hohes Maß an Transparenz und Planungssicherheit.

Ein besonderer Mehrwert für die Mitarbeitenden liegt darin, dass sie Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder andere Ressourcen einfach per Webanwendung, App oder direkt über Microsoft Teams und Outlook buchen. Die Integration in eine gewohnte Microsoft Arbeitsumgebung schafft Akzeptanz und vermeidet Medienbrüche.

Darüber hinaus ermöglicht die Software die Abbildung individueller Berechtigungen, Organisationsstrukturen und Buchungsprozesse. Über Rollen- und Rechtemodelle können unterschiedliche Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung berücksichtigt werden.

Auch Aspekte wie Datenschutz, Informationssicherheit und Barrierefreiheit spielen im öffentlichen Sektor eine wichtige Rolle. raum]für[raum wird die Lösung in Deutschland gehostet, ist nach ISO 27001 zertifiziert und extern auf Barrierefreiheit nach  BITV 2.0 und WCAG geprüft. Damit unterstützt sie Kommunen dabei, digitale Verwaltungsprozesse rechtskonform.

Insgesamt bietet raum]für[raum Kommunen die Möglichkeit, Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen zentral zu steuern, Verwaltungsaufwände zu reduzieren, die Flächenauslastung zu verbessern und flexible Arbeitsformen effizient zu unterstützen. Die Lösung unterstützt die Digitalisierung in der öffentlichen Veraltung und schafft die Grundlage für ein modernes, wirtschaftliches und zukunftsfähiges Arbeitsplatz- und Ressourcenmanagement.