SANAD – Mehrsprachiger KI-Assistent für Behördenpost

SANAD – Mehrsprachiger KI-Assistent für Behördenkommunikation

Ein Brief vom Jobcenter, der Ausländerbehörde oder einer anderen Stelle kann weit mehr auslösen als eine Verständnisfrage: Welche Frist gilt? Welche Unterlagen fehlen? Muss ich antworten? Wie bereite ich mich auf einen Termin vor? Besonders bei Sprachbarrieren oder wenig Erfahrung mit deutschen Verwaltungsabläufen kann aus einem einzelnen Schreiben schnell eine unübersichtliche Aufgabe werden.

SANAD entwickelt dafür eine mobile, mehrsprachige KI-Assistenz. Die Idee reicht über die einmalige Übersetzung oder Zusammenfassung eines Briefes hinaus: Menschen sollen einen Verwaltungsvorgang vom ersten Schreiben über die Vorbereitung bis zur nächsten Handlung nachvollziehbar begleiten können.

Warum SANAD?

Der Name SANAD stammt aus dem Arabischen und bedeutet sinngemäß „Rückhalt“ oder „Unterstützung“. Er steht für die Grundidee der Anwendung: Menschen in schwierigen Verwaltungssituationen nicht mit einem unverständlichen Schreiben allein zu lassen, sondern ihnen eine verlässliche digitale Begleitung an die Seite zu stellen – vom Verstehen über die Vorbereitung bis zum nächsten Schritt.

1. Aktueller Entwicklungsstand

SANAD ist eine bereits funktionsfähige mobile Anwendung. Nutzerinnen und Nutzer können ein Schreiben fotografieren und analysieren lassen. SANAD erklärt Inhalte in verständlicher Sprache, erkennt relevante Termine, Fristen und angeforderte Unterlagen und beantwortet Rückfragen zum jeweiligen Dokument. Deutsch, Arabisch und Englisch sind Teil der Anwendung. Erste Funktionen für Terminerinnerungen sind implementiert.

Auch die schrittweise Unterstützung beim Ausfüllen behördlicher Formulare ist bereits weit entwickelt. Ein funktionierender mobiler Prototyp ist vorhanden; Android befindet sich im geschlossenen Test. Die Dokumentenanalyse und der kontextbezogene Dialog sind in einer echten Bildschirmaufnahme zu sehen. Die zuverlässige Speicherung von Analysen muss noch verbessert werden; die PDF-Analyse ist derzeit noch nicht freigeschaltet.

2. Ein Vorgang statt vieler isolierter Antworten

Langfristig soll SANAD zusammengehörige Schreiben, Aufgaben, Formulare und Termine in einer übersichtlichen Fallansicht verbinden. Wer beispielsweise einen Antrag verlängern muss, soll bisherige Angaben wiederfinden, offene Schritte erkennen und Änderungen gezielt prüfen können. Die Fortführung solcher Vorgänge ist noch Teil der Entwicklung.

Das unterscheidet die angestrebte Nutzung von einer einzelnen Frage an einen allgemeinen KI-Chat: Nicht nur ein Text wird erklärt, sondern der gesamte Ablauf soll verständlicher und leichter zu organisieren werden.

3. E-Mails selbst vorbereiten und versenden

Ein wesentlicher geplanter Bestandteil ist die Kommunikation mit zuständigen Stellen. SANAD soll aus dem jeweiligen Vorgang einen passenden E-Mail-Entwurf erstellen, beispielsweise für eine Rückfrage, die Nachreichung von Unterlagen oder die Vorbereitung eines Termins. Nutzerinnen und Nutzer sollen Kontaktadressen selbst hinterlegen und bei Bedarf eine Zusammenfassung oder ausgewählte Dokumente anhängen können.

Der Versand soll über unterstützte eigene E-Mail-Dienste erfolgen – etwa Gmail, Outlook oder andere Anbieter. Vorher werden Empfänger, Text und Anhänge vom Nutzer geprüft und freigegeben. Eine direkte Kooperation mit der angeschriebenen Organisation ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich. Diese Funktion ist geplant und noch nicht verfügbar.

4. In Echtzeit sprechen und Gespräche üben

Geplant ist außerdem ein sprachbasierter Assistent für natürliche Gespräche in Echtzeit. Er soll Schreiben mündlich erklären, Nachfragen verstehen und Menschen auf persönliche Termine vorbereiten. Denkbar sind realitätsnahe Übungen mit simulierten Gesprächspartnern, etwa einem fiktiven Jobcenter-Mitarbeiter. Dabei kann die konkrete Situation aus dem jeweiligen Schreiben als Grundlage dienen, um Fragen und Antworten auf Deutsch zu üben.

Sprachsteuerung und barrierearme Bedienung könnten SANAD auch für Menschen zugänglicher machen, denen das Lesen oder Tippen schwerfällt. Dafür sind Entwicklung und Tests mit den betreffenden Nutzergruppen notwendig. Die Simulation ersetzt keine fachliche Beratung und bildet keine verbindlichen Behördenentscheidungen ab.

5. Ziel und nächste Entwicklungsphase

SANAD wird unabhängig in Chemnitz entwickelt. Der nächste Schritt ist nicht die Behauptung eines fertigen Behördenprodukts, sondern die Weiterentwicklung eines vorhandenen Prototyps:

verlässlichere Ergebnisse, stabile Speicherung und Wiederaufnahme, Fertigstellung der Formularhilfe, Datenschutz- und Sicherheitsprüfung sowie Erprobung mit unterschiedlichen Nutzergruppen.

Gesucht werden Finanzierung für die nächste Produktphase und geeignete Pilotpartner aus dem öffentlichen oder sozialen Bereich. Die Entwicklung soll weiterhin vom bisherigen Entwickler geleitet und bei Bedarf durch Fachleute ergänzt werden.

Produktvorstellung und reale Demonstration:
https://obadadallo.de/sanad/partners/?lang=de

Mehrwert für Menschen, Verwaltung und Beratungsstellen

SANAD setzt dort an, wo formell korrekte Verwaltungskommunikation im Alltag schwer verständlich wird. Ein Schreiben kann Fristen, Nachweise und mehrere Schritte enthalten, ohne dass die empfangende Person sicher weiß, was sie konkret tun muss. Sprachliche Hürden, komplexe Fachbegriffe und fehlende Erfahrung mit Verwaltungsabläufen können diese Unsicherheit verstärken.

SANAD richtet sich nicht ausschließlich an Geflüchtete oder Zugewanderte, sondern grundsätzlich an alle Menschen in Deutschland, die Unterstützung beim Verstehen und Bearbeiten behördlicher Schreiben benötigen.

1. Mehr Selbstständigkeit im Verwaltungsalltag

SANAD soll Menschen dabei unterstützen, behördliche Informationen zu verstehen, ihre nächsten Schritte vorzubereiten und den Überblick über laufende Angelegenheiten zu behalten. Besonders relevant ist dies für Menschen mit Sprachbarrieren, geringer Verwaltungserfahrung oder Schwierigkeiten beim Lesen und bei der digitalen Nutzung. Deutsch, Arabisch und Englisch sind bereits im Prototyp vorgesehen. Perspektivisch sollen sprachbasierte Erklärungen und Gesprächsübungen die Zugänglichkeit weiter verbessern. Die Anwendung soll Entscheidungen nicht abnehmen, sondern informierte Eigenständigkeit fördern.

2. Potenzieller Nutzen für öffentliche Stellen

Gut vorbereitete Bürgerinnen und Bürger können Unterlagen gezielter zusammenstellen, Fragen klarer formulieren und Termine besser nutzen. Dadurch könnten Missverständnisse, vermeidbare Rückfragen oder unvollständige Vorgänge reduziert werden. Das wäre sowohl für die betroffenen Menschen als auch für Mitarbeitende öffentlicher Einrichtungen hilfreich. Solche Effekte sind bisher nicht durch eine Feldstudie nachgewiesen und sollen in einer Pilotphase überprüft werden.

3. Unterstützung statt Ersatz für Beratung

Auch Beratungsstellen könnten davon profitieren, wenn Ratsuchende ihre Dokumente, Fragen und noch offenen Schritte bereits strukturiert mitbringen. Künftig soll SANAD auf Wunsch verständliche Fallzusammenfassungen und E-Mail-Entwürfe vorbereiten. Nutzerinnen und Nutzer sollen selbst Ansprechpartner eintragen und Nachrichten nach Prüfung über unterstützte eigene E-Mail-Dienste versenden können – auch ohne technische Partnerschaft zwischen SANAD und der angeschriebenen Organisation. Fachliche, rechtliche oder behördliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Menschen und Stellen.

4. Was den Ansatz unterscheidet

Allgemeine KI-Assistenten können Schreiben bereits übersetzen, erklären und bei Formulierungen helfen. SANAD beansprucht nicht, diese Einzelfunktionen neu erfunden zu haben. Die Besonderheit des angestrebten Produkts liegt in ihrer Verbindung für konkrete Verwaltungsabläufe: Dokumente verstehen, Fristen und Termine erkennen, Formulare vorbereiten, Rückfragen klären, Gespräche üben und Kommunikation organisieren. Aus einer isolierten Antwort soll eine nachvollziehbare Begleitung eines zusammenhängenden Vorgangs werden. Diese vollständige Integration ist eine Entwicklungsvision, noch kein abgeschlossener Funktionsumfang.

5. Datenschutz und bewusste Freigabe

Behördliche Schreiben können sensible personenbezogene Angaben enthalten. Deshalb sind Datensparsamkeit, nachvollziehbare Einwilligungen, technische Sicherheit und die Kontrolle über die Weitergabe wesentliche Anforderungen. Gerade beim vorgesehenen E-Mail-Versand sollen Empfänger, Nachrichtentext und Anhänge vor dem Versand ausdrücklich geprüft und freigegeben werden. Eine unabhängige Datenschutz- oder Sicherheitszertifizierung wird nicht behauptet; weitere Prüfungen gehören zur geplanten Entwicklungsphase.

6. Konkretes Angebot und Rolle der öffentlichen Verwaltung

Interessierten Verwaltungen kann bereits heute ein Zugang zum geschlossenen Android-Test angeboten werden, etwa für eine fachliche Bewertung oder eine begrenzte Pilotierung mit freiwilligen Nutzerinnen und Nutzern. Ziel ist es zu prüfen, ob eine verständlichere Aufbereitung von Behördenpost und eine strukturierte Vorbereitung von Unterlagen Rückfragen und fehlende Nachweise reduzieren können.

Eine Anbindung an interne Verwaltungssysteme oder der Zugriff auf behördliche Personendaten ist dafür nicht erforderlich! Auch fachliche Rückmeldungen zu typischen Anforderungen und wiederkehrenden Schwierigkeiten sind willkommen.

Im Vordergrund stehen derzeit die praktische Erprobung und bedarfsgerechte Weiterentwicklung der Anwendung. Geplant sind unter anderem zusätzliche Funktionen zur Prüfung von Unterlagen, Formularunterstützung und Sprachtraining. Dafür werden fachliche Pilotpartner sowie Möglichkeiten der finanziellen und institutionellen Unterstützung gesucht.

Langfristig ist ein Modell denkbar, bei dem öffentliche oder soziale Einrichtungen die Bereitstellung und Weiterentwicklung unterstützen. Ein konkretes Beschaffungsmodell soll auf Basis der Erfahrungen aus einer Pilotierung entwickelt werden.

Projektvorstellung und Kontakt:
https://obadadallo.de/sanad/partners/?lang=de