KI-basierte Unterstützung des Einkaufs bei Einholung und Auswertung von Angeboten

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR) betreibt an seinen 55 Instituten mit mehr als 11.000 Mitarbeitenden komplexe und innovative Forschung in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung auf international führendem Niveau. In seinen Forschungsthemen und mit seiner einzigartigen Forschungsinfrastruktur arbeitet das DLR interdisziplinär, technologieoffen und anwendungsorientiert. Das DLR bedient dabei die gesamte Innovationskette von Grundlagenforschung bis hin zum marktreifen Technologiedemonstrator.

Der Einkauf im DLR

In diesem hochkomplexen wissenschaftlichen Umfeld mit vielen Individualbeschaffungen im Forschungskontext ist der deutschlandweit aufgestellte DLR-Einkauf mit einem jährlichen Beschaffungsvolumen von etwa 580 Mio. Euro positioniert. Er stellt seinen zumeist wissenschaftlich tätigen Bedarfsträgern hierbei eine Vielzahl von digitalen Instrumentarien zur Verfügung, um die materialwirtschaftlichen Beschaffungen und Dienstleistungen möglichst effizient und nachhaltig unter gleichzeitiger Berücksichtigung des Vergaberechts abwickeln zu können.

Die IT-Landschaft im DLR-Einkauf

Neben einem digitalen Freitext-Bedarfsmeldungsformular und einem dahinterliegenden automatisierten Workflowprozess mit vordefinierten Standardschnittstellen (DLR-Eigenentwicklung) werden etwa 50 % der Bedarfsmeldungen in einer eProcurement-Anwendung zur katalogbasierten Beschaffung (Drittanbieter) abgewickelt und abschließend in SAP weiterverarbeitet. Das SAP-System in der derzeitigen Version SAP ECC 6.0 bildet hierbei das Kernelement des Betriebswirtschaftlichen Informationssystems des DLR und befindet sich kurz vor der Migration zu SAP S/4HANA und der Business Technology Platform.

Im Rahmen dieser hier nur grob umrissenen IT-Landschaft sucht der Einkauf im DLR nach innovativen und KI-gestützten Methoden, die die Mitarbeitenden in ihrer operativen Tätigkeit bei der Angebotseinholung bis zu einem Beschaffungsvolumen von 30.000 Euro unterstützen:

I. Prozessabschnitt „Bedarfserfassung“

Systemumgebung: Digitales Freitext-Bedarfsmeldungsformular mit vordefinierten Standardschnittstellen (DLR-Eigenentwicklung)

Unterstützung des Bedarfsträgers bei der Eingabe des Bedarfs

a) Spezifizierung bei der Eingabe des Bedarfs (Vorschlagssuche / Suchvervollständigung o. ä.)

b) Hinweis zur Bedarfsbeschaffung bei bestehenden RV-Partnern (Abgleich mit einer SAP Kontraktdatenbank / katalogbasierten Beschaffungsplattform (Drittanbieter))

II. Prozessabschnitt „Bedarfsdisposition / Beschaffung“

Systemumgebung: Digitales Freitext-Bedarfsmeldungsformular mit vordefinierten Standardschnittstellen (DLR-Eigenentwicklung), SAP, Anwendung zur katalogbasierten Beschaffung (Drittanbieter), digitale Dispatcher-Anwendung (DLR-Eigenentwicklung)

Unterstützung der Einkäufer bei der Angebotseinholung bis 30.000 Euro

a) Analyse, Erkennung und ggf. Vervollständigung der Angaben zum Beschaffungsgegenstand aus der Freitext-Bedarfsmeldung (ggf. i. V. m. Punkt I)

b) Analyse der angefügten Anlagen (unterschiedliche Formate: PDF, docx, msg etc.) auch i. V. m. Punkt IIa

c) Prüfung auf mögliche Beschaffung bei bestehenden RV-Partnern / eKatalogen (vgl. Punkt Ib)

d) Ermittlung potentiell in Frage kommender Lieferanten (interner Lieferantenpool / ext. Bestand bzw. Marktrecherche)

e) Automatisierte, möglichst herstellerneutrale Preisanfrage mit Berücksichtigung vordefinierter Lieferanten-Attribute (Start-Up, Nachhaltigkeit, Zertifizierung etc.)

f) Aufbereitung zurück gelieferter und bereits eingeholter (s. Punkt IIb) Angebote in einer Entscheidungsmatrix. Strukturierte Darstellung relevanter Entscheidungskriterien (Preis, Lieferfristen etc.). Optische Hervorhebung des wirtschaftlichsten Lieferanten.

g) Automatisiertes Nachverhandeln (maschinell / manuell angestoßen)

h) Versand von Zu-/Absagen (aufgrund einer maschinellen / manuellen Auftragsvergabeentscheidung)