Challenge

KI-basierte Unterstützung des Einkaufs bei Einholung und Auswertung von Angeboten

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Beschreibung

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR) betreibt an seinen 55 Instituten mit mehr als 11.000 Mitarbeitenden komplexe und innovative Forschung in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung auf international führendem Niveau. In seinen Forschungsthemen und mit seiner einzigartigen Forschungsinfrastruktur arbeitet das DLR interdisziplinär, technologieoffen und anwendungsorientiert. Das DLR bedient dabei die gesamte Innovationskette von Grundlagenforschung bis hin zum marktreifen Technologiedemonstrator.

Der Einkauf im DLR

In diesem hochkomplexen wissenschaftlichen Umfeld mit vielen Individualbeschaffungen im Forschungskontext ist der deutschlandweit aufgestellte DLR-Einkauf mit einem jährlichen Beschaffungsvolumen von etwa 580 Mio. Euro positioniert. Er stellt seinen zumeist wissenschaftlich tätigen Bedarfsträgern hierbei eine Vielzahl von digitalen Instrumentarien zur Verfügung, um die materialwirtschaftlichen Beschaffungen und Dienstleistungen möglichst effizient und nachhaltig unter gleichzeitiger Berücksichtigung des Vergaberechts abwickeln zu können.

Die IT-Landschaft im DLR-Einkauf

Neben einem digitalen Freitext-Bedarfsmeldungsformular und einem dahinterliegenden automatisierten Workflowprozess mit vordefinierten Standardschnittstellen (DLR-Eigenentwicklung) werden etwa 50 % der Bedarfsmeldungen in einer eProcurement-Anwendung zur katalogbasierten Beschaffung (Drittanbieter) abgewickelt und abschließend in SAP weiterverarbeitet. Das SAP-System in der derzeitigen Version SAP ECC 6.0 bildet hierbei das Kernelement des Betriebswirtschaftlichen Informationssystems des DLR und befindet sich kurz vor der Migration zu SAP S/4HANA und der Business Technology Platform.

Im Rahmen dieser hier nur grob umrissenen IT-Landschaft sucht der Einkauf im DLR nach innovativen und KI-gestützten Methoden, die die Mitarbeitenden in ihrer operativen Tätigkeit bei der Angebotseinholung bis zu einem Beschaffungsvolumen von 30.000 Euro unterstützen:

I. Prozessabschnitt „Bedarfserfassung“

Systemumgebung: Digitales Freitext-Bedarfsmeldungsformular mit vordefinierten Standardschnittstellen (DLR-Eigenentwicklung)

 

Unterstützung des Bedarfsträgers bei der Eingabe des Bedarfs

a) Spezifizierung bei der Eingabe des Bedarfs (Vorschlagssuche / Suchvervollständigung o. ä.)

b) Hinweis zur Bedarfsbeschaffung bei bestehenden RV-Partnern (Abgleich mit einer SAP Kontraktdatenbank / katalogbasierten Beschaffungsplattform (Drittanbieter))

II. Prozessabschnitt „Bedarfsdisposition / Beschaffung“

Systemumgebung: Digitales Freitext-Bedarfsmeldungsformular mit vordefinierten Standardschnittstellen (DLR-Eigenentwicklung), SAP, Anwendung zur katalogbasierten Beschaffung (Drittanbieter), digitale Dispatcher-Anwendung (DLR-Eigenentwicklung)

Unterstützung der Einkäufer bei der Angebotseinholung bis 30.000 Euro

a) Analyse, Erkennung und ggf. Vervollständigung der Angaben zum Beschaffungsgegenstand aus der Freitext-Bedarfsmeldung (ggf. i. V. m. Punkt I)

b) Analyse der angefügten Anlagen (unterschiedliche Formate: PDF, docx, msg etc.) auch i. V. m. Punkt IIa

c) Prüfung auf mögliche Beschaffung bei bestehenden RV-Partnern / eKatalogen (vgl. Punkt Ib)

d) Ermittlung potentiell in Frage kommender Lieferanten (interner Lieferantenpool / ext. Bestand bzw. Marktrecherche)

e) Automatisierte, möglichst herstellerneutrale Preisanfrage mit Berücksichtigung vordefinierter Lieferanten-Attribute (Start-Up, Nachhaltigkeit, Zertifizierung etc.)

f) Aufbereitung zurück gelieferter und bereits eingeholter (s. Punkt IIb) Angebote in einer Entscheidungsmatrix. Strukturierte Darstellung relevanter Entscheidungskriterien (Preis, Lieferfristen etc.). Optische Hervorhebung des wirtschaftlichsten Lieferanten.

g) Automatisiertes Nachverhandeln (maschinell / manuell angestoßen)

h) Versand von Zu-/Absagen (aufgrund einer maschinellen / manuellen Auftragsvergabeentscheidung)

Fragestellung

1 Sieht Ihre Lösung vor, einen externen Server im Web zur Verfügung zu stellen, oder setzen Sie eine Intranetlösung mit eigenem physischen Server beim Auftraggeber voraus?

2 Sofern Sie eine Cloud-Lösung anbieten, an welchen Standorten stehen Ihre Server?

3 Wie handhaben Sie die anonymisierte Verarbeitung sensibler Daten in einem KI-Modul?

4 Ist Ihre Lösung anhand eines Large Language Models (LLM) konzipiert, welches bereits Daten aus anderen Kunden-Lieferanten-Beziehungen verarbeitet?

5 Wie gestalten Sie die Nutzerverwaltung innerhalb Ihrer Lösung bspw. Anlage und Verwaltung von Benutzerkonten, Authentifizierung und Autorisierung, gesicherte Passwortvergabe etc.?

Gewünschtes Ergebnis
  1. Einreichung eines auf die Challenge bezogenen Konzeptes / einer Lösung in Form eines PDF oder einer Power-Point-Präsentation / Live-Präsentation oder ähnliches auf Basis der unter den Punkten Beschreibung /

    Fragestellung geschilderten Aufgabenstellung

  2. Live-Präsentation des vorgelegten Konzeptes / der Lösung mit Möglichkeit zur Diskussion

Hinweis:

Die Challenge dient zunächst ausschließlich der Markterkundung und dem Informationsaustausch!

Nutzen der Challenge und weiterer Projektverlauf
  1. Bewertung der Konzepte und Feststellung einer / mehrerer favorisierten Lösung(en) unter Beteiligung der internen Jury

  1. Kommunikation und Feedback an die ausgewählten Unternehmen und weiterer Austausch je nach Umfang und Qualität der eingereichten Unterlagen

  1. Im Anschluss wird ein formelles Vergabeverfahren mit einer Leistungsbeschreibung, die auf den Inhalten dieser Challenge basieren kann, durchgeführt. Sollte sich herausstellen, dass sich im Rahmen dieser Challenge ein Alleinstellungsmerkmal eines Anbieters herauskristallisiert, wäre eine Direktbeauftragung nach Einzelfallprüfung denkbar.

Phase
Prüfung der Lösungen
endet am 05.06.2024
Erstellt am
08.04.2024
Challenge-Geber
Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR)
Kontaktperson
Martina Wehner
Bewertungskriterien
Sehr Wichtig
Innovationsgrad
Fachlich-technische Kompetenz
Nutzerfreundlichkeit
Wichtig
Langfristige Wirtschaftlichkeit (Lebenszyklusbetrachtung)
Umsetzbarkeit/Anwendbarkeit/Relevanz
Kategorien
IT-Infrastruktur & Telekommunikation
E-Government
New Work & Arbeitsorganisation