Systemgestütztes Warengruppenmanagement im Sektor Bau und Immobilienbetrieb
Beschreibung
Der Bau und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB NRW) ist das Immobilienunternehmen des Landes Nordrhein-Westfalen und vergibt in dieser Funktion u.a. Neubau- / Sanierungsaufträge an externe Dienstleister und Lieferanten. Im Rahmen dieser Challenge suchen wir nach einer zukunftsfähigen Systemlösung, welche insbesondere die notwendigen Voraussetzungen schaffen soll, ein strukturiertes und effizientes Warengruppenmanagement zu ermöglichen.
Wir suchen ein zukunftsfähiges System, das die Erstellung und Verwaltung von Leistungsverzeichnissen über den gesamten Ausschreibungs- und Projektprozess hinweg ermöglicht. Der Funktionsumfang soll dabei auch die Erstellung von Preisspiegeln sowie die Möglichkeit der Rechnungsprüfung umfassen. Ebenso soll die Leistungsbeschreibung und Verwaltung unserer Rahmenverträge eingebunden werden. Die eigentliche Vergabe im Zuge der Ausschreibungen erfolgt über eine andere Anwendung und kann für diese Systemlösung vernachlässigt werden.
Das System soll in die bestehende Systemlandschaft (SAP, VMS = Vergabemanagementsystem, CAFM = Computer Aided Facility Management etc.) eingebunden werden. Ziel ist die Einführung einer integrierten Systemlösung, welche manuelle Arbeitsschritte reduziert, Medienbrüche vermeidet sowie eine standardisierte Grundlage für ein datenbasiertes Warengruppenmanagement schafft.
Das System soll die durchgängige Nutzung des STLB-Bau-Standards (STLB-Bau und STLB-BauZ), sowie die Auswertbarkeit der in den Leistungsverzeichnissen vorhandenen Massendaten ermöglichen. Im Fokus des Warengruppenmanagements steht dabei die Nutzung der verschiedenen Hierarchieebenen des STLB-Bau-Standards (z. B. auf der obersten Hierarchieebene = Leistungsbereich 002 Erdarbeiten; sowie der darunterliegenden Ebenen = Standardbeschreibungen Erdarbeiten, Baugelände vorbereiten, Bodenarbeiten – Vorbereitende Arbeiten etc.), welche zur flexiblen Definition von Warengruppen sowie deren Auswertung genutzt werden sollen. Die Auswertbarkeit der Daten sollte innerhalb des Systems gewährleistet sein. Mindestens sollte jedoch eine Exportmöglichkeit bestehen, die eine Auswertung in externen Anwendungen (z. B. Excel oder BI-Systemen) ermöglicht.
Zur Vermeidung von Medienbrüchen ist zudem wünschenswert, dass die Leistungsbereiche als bepreiste Bestellpositionen in unser SAP S/4HANA-System überführt werden können. Der Prozess soll dabei möglichst benutzerfreundlich gestaltet sein, indem z.B. mittels einer Absprungmöglichkeit alle notwendigen Informationen positionsgetreu in unser SAP-System übernommen werden.
Ein weiterer Wunsch betrifft die Vermeidung von Medienbrüchen beim Einlesen bepreister Leistungsverzeichnisse. Leistungsverzeichnisse liegen derzeit in unterschiedlichen Formaten (GAEB oder Excel) vor. Dokumente außerhalb des GAEB-Formats werden aktuell manuell in das GAEB-Format übertragen. Dies führt zu manuellen Übertragungsaufwänden, erhöhter Fehleranfälligkeit sowie eingeschränkten Auswertungsmöglichkeiten. Gesucht werden Lösungen, die diesen manuellen Aufwand vermeiden, indem z.B. der Import von Leistungsverzeichnissen aus strukturiert aufgebauten Excel-Dateien ermöglicht wird.
1. Unternehmens- und Projekterfahrung
Seit wann wird Ihre Systemlösung am Markt angeboten? Wurde sie bereits im Bau- und Immobilienbetrieb eingesetzt? Falls ja, nennen Sie bitte Referenzprojekte und wenn möglich Beispielunternehmen.
2. Bereitstellung und Betrieb
Wie wird die Software bereitgestellt (Cloud oder On-Premises)? Wo befinden sich die Server? Sind Projektabwicklung, Softwareoberfläche, Dokumentation und Support vollständig in deutscher Sprache verfügbar?
3. Lizenzmodell, Systemaufbau, Berechtigungskonzept
Aus welchen Modulen besteht die Lösung? Kann sie bedarfsgerecht modular erworben werden? Welche Möglichkeiten bietet Ihr System zur Rollen-, Rechte- und Benutzerverwaltung?
4. Einführung und Support
Wie gestalten Sie die Einführung Ihrer Lösung (Projektvorgehen, zeitlicher und personeller Aufwand)? Welche Support- und Schulungsleistungen bieten Sie nach der Systemeinführung an?
5. STLB-Bau-Unterstützung
Unterstützt Ihre Lösung die Standards STLB-Bau und STLB-BauZ? Wie erfolgten die Einbindung und Aktualisierung neuer Versionen der Standardleistungsbücher?
6. Import und Datenqualität
Welche Dateiformate (insbesondere GAEB und Excel) können für Leistungsverzeichnisse importiert werden? Welche GAEB Dateiformate und Versionen werden unterstützt?
7. Reporting und Auswertungen
Welche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten bietet Ihr System? Insbesondere: Können Auswertungen von Leistungsverzeichnissen auf Basis der STLB-Bau-Leistungsbereiche und deren Hierarchieebenen durchgeführt werden? Welche Exportmöglichkeiten (z. B. Excel oder BI-Systeme) stehen hierfür zur Verfügung?
8. Schnittstellen und Systemintegration
Welche Standardschnittstellen stehen für die Integration in bestehende Systemlandschaften (z. B. SAP S/4HANA, Vergabemanagementsysteme, CAFM-Systeme) zur Verfügung? Welche Erfahrungen haben Sie mit entsprechenden Integrationsprojekten?
9. SAP-Integration
Ist eine positionsgetreue Übergabe bepreister Leistungsverzeichnisse bzw. der darin enthaltenen Leistungsbereiche an SAP S/4HANA möglich? Falls ja, wie erfolgt diese technisch?
10. Qualitätssicherung und Suche
Welche Funktionen stehen zur Qualitätssicherung (z. B. Plausibilitätsprüfungen, Validierungen) sowie zur Suche in Leistungsverzeichnissen und Leistungsbereichen zur Verfügung?
Wir freuen uns auf die Beantwortung unserer Fragen im bereitgestellten Lösungsformular (unter "Lösung einreichen"). Bitte beschreiben Sie Ihren Lösungsansatz möglichst entlang der dort vorgegebenen Struktur. Optional können ergänzende Unterlagen, beispielsweise Präsentationen, Produktbroschüren, Screenshots oder andere Visualisierungen, als Anhang eingereicht werden, sofern diese zum besseren Verständnis oder zur Veranschaulichung Ihrer Lösung beitragen. Bitte beschränken Sie zusätzliches Präsentationsmaterial auf einen Umfang von max. 40 Seiten.
Jede eingereichte Lösung wird durch den BLB NRW bewertet und gewürdigt.
Im Rahmen der Bewertungsphase sind zudem Markterkundungsgespräche mit ausgewählten Unternehmen vorgesehen. Diese Gespräche dienen dazu, die eingereichten Lösungsansätze besser zu verstehen, offene Fragen zu vertiefen und weitere Einblicke in die jeweiligen Systeme und Umsetzungsmöglichkeiten zu erhalten. Informationen zum Ablauf und Rahmen werden den betreffenden Unternehmen rechtzeitig zur Verfügung gestellt.
Die Challenge dient der Markterkundung und dem Austausch mit potenziellen Lösungsanbietern. Nach Abschluss der Markterkundung beabsichtigt der BLB NRW, die gewonnenen Erkenntnisse in die Vorbereitung eines möglichen Vergabeverfahrens einfließen zu lassen.
Alle Teilnehmenden werden über den weiteren Verlauf sowie über die Einleitung einer möglichen Ausschreibung einheitlich und rechtzeitig informiert.
Wir freuen uns auf innovative Lösungsansätze, die den BLB NRW bei der Einführung eines zukunftsfähigen, systemgestützten Warengruppenmanagements unterstützen und einen Beitrag zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Bau- und Immobilienbetrieb leisten!
Noch nicht veröffentlicht
Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen
11.08.2026 - 05.10.2026
1 Monat 25 Tage verbleibend
Prüfung der Lösungen
06.10.2026 - 26.10.2026
Bewertung der Lösungen durch die Fachjury
27.10.2026 - 07.12.2026
Bekanntgabe des Gewinners
Ab 08.12.2026
