SmartDocuments: Vorlagenmanagementsystem
Allgemeines …
Marco Drost war sich vor 30 Jahren sicher: Die Automatisierung von Dokumenten führt zu mehr Effizienz in Unternehmen & Organisationen! Mit der Einstellung begann er eine Software zu entwickeln, durch die Vorlagen einfach gepflegt und Dokumente „Ruckzuck“ erstellt werden können. Mit dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments können Sie all Ihre Vorlagen zentral verwalten und so Dokumente aus bereits vorhandenen Datenbeständen, wie z.B. Datenbanken, Fachverfahren oder sonstigen Drittanwendungen je nach Prozess automatisiert sowie teilautomatisiert generieren.
SmartDocuments unterteilt Vorlagen in die Bereiche:
Corporate Design,
Inhalt,
Bausteine
und variable Daten,
was die Pflege massiv erleichtert und die Anzahl an Vorlagen drastisch reduziert.
Unsere Software gliedert sich in 3 Softwareteile:
SmartControl – die zentrale Administration von SmartDocuments
SmartEditor – das Werkzeug zur Vorlagenerstellung
SmartWizard – die Oberfläche für Endnutzer:innen
Während innerhalb SmartControl nur Vorlagenadministrator:innen und ggf. Vorlagenersteller:innen Zugriff haben, werden im Softwarepart SmartEditor die eigentlichen Vorlagen gebaut. Die Vorlagen werden dabei, wie gewohnt, in Microsoft Office Word angelegt. Über den eingebundenen SmartEditor werden daraufhin die Fragestruktur für den SmartWizard festgelegt: „Welche Daten und Informationen sollen im Frage-Dialog ermittelt werden?“. Hierfür ganz einfach per Drag & Drop die definierten Fragen oder Textbausteine an die passende Stelle im Dokument ziehen, fertig! Technisches Knowhow oder gar Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.
Das Befüllen der Vorlagen ferner das Erzeugen von Dokumente innerhalb des SmartWizards, als auch die Administration innerhalb SmartControl geschieht über Ihren netzwerkfähigen Browser webbasiert – eine lokale Installation ist hierfür nicht erforderlich. Alle drei Anwendungen sind standardmäßig im Lieferumfang enthalten.
SmartDocuments wächst mit den individuellen Anforderungen und Anwendungsszenarien unserer Kund:innen. Aus diesem Grund bieten wir zur Erweiterung noch folgende Zusatzmodule an:
Active Directory for Web-Synchronization
Anonymisierung
Co-Authoring
Datenbankabfrage
Edit in Word
E-Mail-Plugin
High Volume
Konzeptspeicherung
Multiple Document Output (Serienbrief)
Search
Single Sign On
XML/JSON
Die Nutzung von Bausteinen …
Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.
Beispiele für Bausteine (Standardelemente):
(Standard-)Klausel
Unterschrift
Logo
Firmenanschrift
Hinweistexte
u.v.m.
Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Jeglicher Inhalt kann in SmartDocuments als zentralisierter Baustein hinterlegt werden. Dies betrifft z.B. Texte, Formularstrukturen oder auch Bilder. Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden. Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.
Die Anzahl der Vorlagen reduzieren …
Mit der Nutzung von Bausteinen sowie der intelligenten Steuerung können Sie die Anzahl an Vorlagen massiv reduzieren. So ist es beispielsweise auch möglich, eine Vorlage mit verschiedenen Kopfbögen zu verknüpfen, sodass Sie nicht für unterschiedliche Zielgruppen ein und dieselbe Vorlage in mehreren Versionen aufgrund des unterschiedlichen Designs zur Verfügung stellen und pflegen müssen.
Zwischenspeichern …
Je nach Anwendungsszenario bzw. Thema können Vorlagen komplexer sein und in der Dokumenterstellung bzw. der Beantwortung des Frage-Dialogs mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant. Über die Konzeptspeicherung können Sie daher die Bearbeitung innerhalb des SmartWizard zu jeder Zeit zwischenspeichern. Mit einem eindeutigen Namen und einer klaren Struktur lassen sich die gespeicherten Dokumente leicht wiederfinden. Möchten Sie die Bearbeitung fortsetzen, öffnet sich das Dokument genau an dem Punkt, an welchem Sie beim letzten Mal pausieren mussten.
Dokumenten-Output ...
SmartDocuments bietet für jedes Dokument individuell einstellbare Ausgabeformate an. Neben der klassischen Ausgabe der Dokumente in PDF/A oder .docx besteht ebenfalls die Möglichkeit unter anderem HTML- sowie XML-Formate auszugeben.
SmartDocuments clever vernetzt …
Wir verfolgen den Ansatz einer offenen Schnittstellenkultur und haben daher ein umfangreiches Schnittstellenportfolio zu Fachverfahren, DMS-, Archiv-, ERP-Systemen, u.v.m.
Weitere Infos: www.smartdocuments.de
Sie möchten uns und unser Softwareschätzchen live kennenlernen? Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen individuellen Präsentationstermin.
