Vorlagenmanagement für den Zentralen Einkauf der SRH
Der Zentrale Einkauf der Stadtreinigung Hamburg hat verschiedene Vorlagen in MS-Word für die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für die Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen. Hierbei ist für jede Ausschreibung eine Leistungsbeschreibung und ein Leitfaden auszufüllen. Die Dokumente geben den Erstellenden eine Struktur und Beispieltexte für die jeweilige Ausschreibung vor und regeln wichtige, vertragliche Inhalte der Ausschreibungen.
Die Dokumente haben teilweise die gleichen Bausteine, unterscheiden sich jedoch auch an verschiedenen Stellen. Hierbei spielen die folgenden Faktoren eine Rolle:
für welche Gesellschaft wird eingekauft? Der Zentrale Einkauf führt sämtliche Beschaffungen für die Stadtreinigung HH und vier Tochtergesellschaften durch. Je nach Gesellschaft unterscheiden sich Logos, einleitende Absätze, etc.
wird eine Liefer- und Dienstleistungen oder Bauleistung eingekauft?
ist es eine EU-weite oder nationale Ausschreibung?
welches Verfahren wird durchgeführt? (je nach Wertgrenze ist ein unterschiedliches Verfahren zu wählen)
Aktuell gibt es für jede Gesellschaft zwei Vorlagen für die Leistungsbeschreibung - eine für den Liefer- und Dienstleistungsbereich und eine für den Baubereich.
Für die Leitfäden gibt es für jede Gesellschaft aktuell ca. 10 Vorlagen - für Liefer-Dienstleitungen und für Bauleistungen und dann für die jeweiligen Verfahren.
Dies führt zu einer "Flut" an Vorlagen. Bei Änderungen von Standardtexten müssen diese Dokumente einzeln angepasst werden. Dies bedeutet nicht nur einen großen Aufwand, sondern ist auch fehleranfällig.
Unser Ziel ist es, ein Dokumentenmanagement für die Vorlagen "Leistungsbeschreibung" und "Leitfaden" zu implementieren. Die Word-Dateien sollen hierbei mittels eines "Baukastensystems" für die jeweilige Ausschreibung zusammengestellt werden können. Abgerufen werden sollen die Vorlage über den internen Sharepoint. In dem Sharepoint wird für jede Vergabe eine Dokumentenmappe angelegt, in der die Unterlagen bearbeitet werden. Zukünftig sollen die Leistungsbeschreibung und der Leitfaden direkt in die Dokumentenmappe eingefügt werden können und dann über einfache Auswahlkriterien jeweils zusammengestellt werden (Gesellschaft, Rechtsgrundlage, Verfahren).
Mit der Veröffentlichung der Challenge erhoffen wir uns innovative Lösungsmöglichkeiten, die eine Verschlankung unserer Vorlagenlandschaft zur Folge haben.
Wir freuen uns, wenn Sie sich an unserer Challenge beteiligen und mit Ihrer Lösung zu einer Vereinfachung des Beschaffungsprozesses beitragen!
Nach Sichtung der Einreichungen werden diese durch eine interne Jury bewertet. Anschließend werden wir die Ergebnisse zurückmelden und mit einem/mehreren Unternehmen in Verhandlung treten.
