Intelligentes Vorlagenmanagement mit Document Partner
Document Partner ist eine professionelle Standardsoftware für das zentrale Vorlagenmanagement und die automatisierte Dokumenterstellung, die bei vielen großen Behörden und Privatkunden im DACH-Raum im Einsatz ist.
Das Vorlagendesign von Document Partner basiert auf Microsoft Office und ermöglicht eine intuitive Vorlagenerstellung mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint, die sich ganz an den Bedürfnissen von Fachbereichen orientiert und keinerlei Programmierkenntnisse erfordert, ohne dabei die Mächtigkeit des Vorlagendesigns, das Document Partner bietet, zu mindern.
Vorlagen werden mit Document Partner modular erstellt, d. h. dass sie auch vollständig aus Textbausteinen zusammengebaut werden können.
Die Erstellung von Textbausteine erfolgt ebenso wie bei Vorlagen in Microsoft Word. Textbausteine können in beliebiger Tiefe verschachtelt, in jeder Größe und Granularität gestaltet und in beliebig vielen Vorlagen verwendet werden. Damit wird erreicht, dass wiederverwendbare Vorlagenteile nicht multipliziert und nur an einer Stelle bearbeitet und gepflegt werden.
So wird beispielsweise die Änderung an einem Standardtext nur in dem entsprechenden Textbaustein durchführt, die Aktualisierung des Textes/Bausteins in allen Vorlagen, welche ihn enthalten, passiert über einen automatischen Aktualisierungmechanismus. Damit werden Anpassungsaufwände an Vorlagen auf ein Minimum reduziert und Fehler, die durch das manuelle Bearbeiten von zahllosen Vorlagen passieren würden, vermieden.
Vorlagen und Textbausteine können mit dynamischen Daten versehen werden, die beispielweise aus einem AD, einer Fachapplikation etc. in die Dokumente eingebracht werden. Diese Fachapplikationen können über eine Standard-Schnittstelle einfach an Document Partner angebunden werden.
Wenn gewünscht, kann auch das KI-gestütztes Vorlagendesign von Document Partner verwendet werden, welches automatisch erkennt, welcher Datenplatzhalter an einer bestimmten Stelle in der Vorlage eingefügt werden soll. Diese Funktionalität ist aber vollständig ausschaltbar, wenn ihr Einsatz nicht gewünscht wird.
Document Partner-Vorlagen erlauben zudem die Formulierung und Verwendung von Bedingungen, mit denen umfangreiche Logik in die Vorlagen eingebracht werden kann. Auf diese Weise kann unter anderem gesteuert werden, dass mit ein und derselben Vorlage aber Dokumente mit unterschiedlichen Logos, Anschriften etc. erzeugt werden, abhängig bespielsweise davon, für welche Gesellschaft der Stadtreinigung Hamburg sie gelten.
Über Bedingungen lässt sich auch steuern, welche Textteile oder Textbausteine in einer bestimmten Ausprägung (z.B. Liefer- oder Dienstleistung) in dem Dokument enthalten sein sollen, ohne für jede Ausprägung eine eigene Vorlage erstellen zu müssen. Damit lässt sich die Gesamtanzahl der Vorlagen und damit auch der Wartungsaufwand stark reduzieren.
Besonders praktisch für Vorlagendesigner:innen ist auch der Document Partner Formatvorlagen-Bausteintyp, mit dem CI-Informationen gekapselt werden können. Änderungen am CI können damit an einer Stelle vorgenommen und bei Änderungen einfach automatisch in allen Vorlagen aktualisiert werden.
Die Verwendung der Vorlagen für neue Dokumente kann über Microsoft SharePoint gestartet werden. Benutzer:innen können die gewünschte Document Partner-Vorlage in SharePoint auswählen, auf Basis dieser Vorlage wird dann über das Document Partner-Cockpit ein Dokument erzeugt. Dieses kann dann wiederum in SharePoint oder auch an einem anderen Ort abgelegt werden.
Für die Bearbeitung der erstellten Dokumente bietet Document Partner den Benutzer:innen zusätzliche Textbausteinen, aus denen sie wählen können. Welche Textbausteine zur Verfügung stehen, ist durch die Vorlagendesigner:innen frei definierbar.
So können Textbausteine wahlweise für eine einzelne Vorlagen oder für ganze Vorlagengruppen angeboten werden.
Zudem können den Benutzer:innen von den Vorlagendesigner:innen auch interaktive Kontrollelemente in den Dokumenten bereitgestellt werden, wie beispielsweise Formularfelder, Checkboxen, Listen etc., die ebenfalls bei der Bearbeitung der Dokumente unterstützen.
Document Partner lässt sich außerdem mit seinem Custom Connector optimal in Microsoft Power Automate integrieren. Damit kann Document Partner mit mehr als 1000 Services, die im Power Automate-Universum zur Verfügung stehen, mit No-Code-Mitteln verbunden werden.
