Lösungskonzept AI BESCHAFFUNGSPORTAL

Mit dem AI BESCHAFFUNGSPORTAL geht die AI AG den nächsten Schritt in der vollständig digitalen Beschaffung. Dieses Portal schafft eine einheitliche Basis für alle unsere Produkte und erleichtert den Übergang zwischen unseren verschiedenen Anwendungen erheblich. Unser zentrales Anliegen ist der medienbruchfreie Wechsel innerhalb der verschiedenen Stufen einer öffentlichen Beschaffung. Das Arbeiten mit unseren Anwendungen wird dadurch komplett medienbruchfrei und integriert.

Im AI BESCHAFFUNGSPORTAL sind unsere bekannten Anwendungen nur einen Klick voneinander entfernt. Der Wechsel von der Bedarfserhebung zu einer Katalogbestellung ist nun so einfach wie noch nie. Mit einer überarbeiteten und einheitlichen Nutzeroberfläche über alle Anwendungen hinweg gewährleisten wir eine nutzerfreundliche Bedienung. Das komplett webbasierte und barrierefreie Portal setzt den neuen Standard für eine vollständig digitale und vollintegrierte Beschaffung.

Unser Softwareangebot bildet den digitalen Beschaffungszyklus einheitlich und medienbruchfrei ab. Dank des AI BESCHAFFUNGSPORTALS erfolgt der Anwendungswechsel zwischen den verschiedenen Stadien nahtlos. Die Erweiterung durch Module und Komponenten ist jetzt so einfach wie nie zuvor, und Dateien wie ein digitales Leistungsverzeichnis lassen sich direkt übertragen und sofort in einem anderen Modul weiterbearbeiten.

Alle Module befinden sich an einem Ort, wodurch nur eine Anmeldung erforderlich ist. Ein Sachbearbeiter kann sich anmelden, im Modul AI BEDARFSMANAGER nach einer durchgeführten Bedarfsabfrage diese bündeln und in ein digitales Leistungsverzeichnis überführen. Anschließend wechselt er einfach in das Modul AI VERGABEMANAGER, um die Vergabe bis zur Veröffentlichung vorzubereiten. Nach der Veröffentlichung, Angebotsöffnung und dem Zuschlag kann der Katalog einfach in das Modul AI EINKAUFSMANAGER integriert werden und steht für die Bedarfsabfrage bereit.

Das Portal ermöglicht auch eine flüssige Aufteilung und Bearbeitung von Aufgaben im Team. Es verfügt über ein ausgiebiges Rechte- und Rollenmanagement, in dem jedem Mitarbeitenden die gewünschten Berechtigungen für alle Module und Komponenten zugewiesen und verwaltet werden können. Vertragsunterlagen sind während des gesamten Prozesses über die Komponenten AI VERTRAGSMANAGER aufrufbar und neue Vertragsunterlagen können direkt aus dem Modul heraus angelegt werden. Zur abschließenden Auswertung kann über die Komponente AI REPORTINGTOOL eine ausführliche Aufstellung der vergangenen Beschaffungen erstellt und ausgewertet werden.

Was unsere Lösung besonders auszeichnet, ist die Fähigkeit, sämtliche Anforderungen des digitalen Beschaffungsprozesses medienbruchfrei und vollständig integriert abzubilden. Im Vergleich zu Wettbewerbern wie Cosinex, Healy Hudson oder RIB bieten wir einen deutlich nahtloseren Übergang zwischen den Modulen und eine umfassendere Integration der verschiedenen Prozessschritte.

Unsere Lösung ist nicht nur vollständig webbasiert und barrierefrei, sondern erlaubt es auch, alle relevanten Daten und Dokumente ohne Medienbruch zwischen den Modulen zu übertragen. Dies stellt sicher, dass alle Informationen jederzeit konsistent und aktuell sind.

Darüber hinaus bietet unser AI BESCHAFFUNGSPORTAL eine beispiellose Flexibilität und Erweiterbarkeit. Die Module und Komponenten lassen sich leicht erweitern und an spezifische Anforderungen anpassen. Unsere Kunden profitieren von einem ausgereiften Rechte- und Rollenmanagement, das eine präzise Steuerung und Verwaltung der Zugriffsrechte ermöglicht. Kein anderes System auf dem Markt bietet eine derart umfassende und benutzerfreundliche Lösung für die digitale Beschaffung.

Durch die Integration von Reporting-Tools und Vertragsmanagement-Komponenten bieten wir unseren Kunden nicht nur eine Lösung für den Beschaffungsprozess, sondern auch für die nachgelagerte Verwaltung und Auswertung von Beschaffungen. Diese umfassende Integration und die Möglichkeit, alle Prozesse an einem Ort zu verwalten, heben uns deutlich von der Konkurrenz ab und machen uns zum führenden Anbieter für digitale Beschaffungslösungen.

Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL setzt neue Maßstäbe in der Benutzerfreundlichkeit und unterstützt Anwender durch eine klare, intuitive Führung innerhalb des Systems. Unsere Lösung wurde speziell darauf ausgerichtet, die Bedienung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, ohne dabei die Anforderungen an juristische und vergaberechtliche Konformität aus den Augen zu verlieren.

Geführte Workflows: Schritt für Schritt zum Ziel

Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL bietet eine durchdachte Workflow-Unterstützung, die die Nutzer Schritt für Schritt durch alle Phasen eines Beschaffungsprozesses führt. Jeder Prozessschritt wird klar definiert, wobei das System die Benutzer automatisch darauf hinweist, welche Daten oder Dokumente für die nächsten Schritte erforderlich sind.

• Visuelle Prozessführung: Grafische Elemente oder kontextsensitive Hinweise geben jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.

• Automatische Übergaben: Daten werden nahtlos zwischen den Modulen übertragen, z. B. von der Bedarfserhebung zur Vergabe, ohne dass der Anwender diese manuell erneut eingeben muss.

Plausibilitäts- und juristische Kontrollen

Um Fehler bereits im Vorfeld zu vermeiden, führt das System umfassende Plausibilitätsprüfungen durch. Diese stellen sicher, dass alle Eingaben vollständig und korrekt sind, bevor sie in den nächsten Prozessschritt übergehen. Ergänzt werden diese Prüfungen durch automatisierte juristische Kontrollen, die auf Basis der aktuellen vergaberechtlichen Vorgaben (z. B. VgV, UVgO, VOL/A) arbeiten.

• Echtzeit-Validierung: Eingaben werden sofort überprüft und Nutzer bei fehlerhaften oder unvollständigen Angaben durch Warnhinweise informiert.

• Vergaberechtliche Absicherung: Das System prüft automatisch, ob alle formalen Vorgaben für die Vergabe erfüllt sind, z. B. die Einhaltung von Fristen oder die Vollständigkeit der Dokumente.

Diese Funktionen reduzieren den Schulungsaufwand und minimieren das Risiko rechtlicher Beanstandungen.

Übersichtliche Eingabemasken und intuitive Bedienung

Ein zentrales Element des AI BESCHAFFUNGSPORTALS sind die klar strukturierten und übersichtlichen Eingabemasken, die speziell für die Anforderungen der öffentlichen Beschaffung entwickelt wurden:

• Einheitliches Layout: Alle Module und Masken verfügen über ein einheitliches, modernes Design, das die Navigation erleichtert und eine steile Lernkurve ermöglicht.

• Kontextbasierte Eingabe: Nur die für den aktuellen Prozessschritt relevanten Felder werden angezeigt, wodurch die Komplexität reduziert wird.

• Hilfsfunktionen: Nutzer erhalten kontextsensitive Hilfetexte und Tooltips, die die Eingaben erläutern und den Umgang mit komplexen Funktionen erleichtern.

Diese Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber Mitbewerbern, deren Systeme oft durch unübersichtliche Masken oder fehlende Hilfsfunktionen negativ auffallen.

Rechts- und Datensicherheit eingebaut

Das Portal berücksichtigt datenschutzrechtliche Vorgaben und setzt den Grundsatz der Datensparsamkeit um. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten nur dort abgefragt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden. Gleichzeitig sind sensible Daten jederzeit geschützt und nur für berechtigte Nutzer zugänglich. Funktionen wie eine automatische Rechte- und Rollensteuerung sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf spezifische Daten zugreifen können.

Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL bietet eine unvergleichliche Benutzererfahrung, die durch geführte Workflows, automatisierte Kontrollen und intuitive Masken geprägt ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine sichere sowie rechtlich einwandfreie Abwicklung der Beschaffung.

Mit seiner Kombination aus moderner Technologie, einfacher Bedienbarkeit und umfassender Funktionalität setzt das AI BESCHAFFUNGSPORTAL den Benchmark in der digitalen Beschaffung und hebt sich klar von Wettbewerbern ab.