Challenge

Einkaufsportal

Bildquelle: STADT UND LAND
Beschreibung

Die STADT UND LAND ist als Wohnungsbaugesellschaft des Landes Berlin ein öffentlicher Auftraggeber gemäß § 99 Nr. 2 GWB. Daher ist die STADT UND LAND verpflichtet, die vergaberechtlichen Regelungen auf europäischer und nationaler Ebene einzuhalten. Zusätzlich gelten die Regelungen auf Landesebene, wie das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz. Dabei kommen UVgO, VOB/A, VOB/A EU, VgV sowie das GWB zur Anwendung.

Mit Blick auf die Digitalisierung und Standardisierung der Einkaufsprozesse strebt die STADT UND LAND die Implementierung eines Einkaufsportals an. Dieses Portal soll den gesamten Beschaffungsprozess abbilden und eine workflowbasierte Zusammenarbeit mit den beschaffenden Bereichen und externen Partnern ermöglichen. Der gesamte Prozess, vom Beschaffungswunsch über das Vergabeverfahren bis hin zum Auftrag, soll einheitlich und digital abgebildet werden. Zukünftig soll die Bearbeitung der Beschaffung vollständig in diesem Einkaufsportal erfolgen.

Ausgangssituation bei STADT UND LAND: Der Strategische Einkauf ist grundsätzlich für die Beschaffung im Konzern verantwortlich. Bei Bauleistungen können die Bereiche/Abteilungen eigenverantwortlich Leistungen bis 10.000 EUR netto beschaffen. Für Liefer- und Dienstleistungen ist der Strategische Einkauf ab einem geschätzten Auftragsvolumen von 25.000 EUR netto zuständig. Derzeit werden die Zuarbeiten zu einem Beschaffungsvorgang nicht nach einem einheitlichen Prozess und mit einheitlichen Vorlagen übergeben. Zudem wird ein Vergabevorgang in verschiedenen Systemen bearbeitet, hauptsächlich im Explorer. Anfang 2024 wurde bereits ein Lieferantenportal implementiert.

Fragestellung

Welche Funktionen sind für das Einkaufsportal erforderlich?

  • Abbildbarkeit aller Verfahrensarten gemäß UVgO, VOB/A, VOB/A EU, VgV

  • Losweise Vergabe

  • Abbildbarkeit von Rahmenverträgen mit mehreren Vertragspartnern

  • Formularmanagement zur Verwaltung eigener Vorlagen

  • Automatisierte Befüllung von Vorlagen/Formularen

  • Schnittstellen zu SAP und zum Lieferantenportal

  • Freigabeworkflow nach unternehmensinternen Anforderungen

  • Revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung

Gewünschtes Ergebnis

Ziele:

  • Einheitliche, medienbruchfreie Beschaffungsprozesse

  • Einführung einer digitalen Vergabeakte

  • Kollaborationsplattform für die beschaffenden Bereiche, externe Partner
    und dem Strategischen Einkauf

  • Freigabeworkflow

  • Funktionen einer e-Vergabeplattform gemäß den Regelungen der VgV

  • Automatisierte Erstellung von Statistiken

  • Anbindung an SAP

  • Anbindung an das Lieferantenportal

Nutzen der Challenge und weiterer Projektverlauf

Es ist geplant im Anschluss der Challenge Gespräche mit potenziellen Anbietern zu führen. Die Ergebnisse aus diesen Gesprächen sollen sodann in die Vergabeunterlagen eingearbeitet werden um das, zum Ende des ersten Quartals 2025, ein mögliches Vergabeverfahren gestartet werden kann. Alle Teilnehmenden werden gleichermaßen zu gegebenem Zeitpunkt über das weitere Vorgehen informiert.

Phasen

Noch nicht veröffentlicht

Aufruf zum Einreichen von Lösungsvorschlägen

05.11.2024 - 10.12.2024

6 Tage verbleibend

Prüfung der Lösungen

10.12.2024 - 31.12.2024

Bewertung der Lösungen durch die Fachjury

31.12.2024 - 04.02.2025

Bekanntgabe des Gewinners

Ab 04.02.2025

Diese Challenge ist beendet

Erstellt am
04.11.2024
Challenge-Geber
STADT UND LAND Wohnbauten-GmbH
Kontaktperson
Swantje Grunwald-Tychyj
Bewertungskriterien
Sehr Wichtig
Innovationsgrad
Nutzerfreundlichkeit
Kategorien
IT-Infrastruktur & Telekommunikation
E-Government