Mercell Source to Contract Vergabemanagement
Die Mercell Vergabeplattform (Source to Contract) bildet den Einkaufsprozess für einen öffentlichen Auftraggeber digital ab. Die Lösung beinhaltet wahlweise die Module Bedarfsmanagement, Vergabemanagement, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalysen. Hierbei ist die komplette digitale Abbildung ein deutlicher Unterschied zu den meist dokumentenbasierten Workflows der Mitbewerber.
Unabhängig von der Möglichkeit der digitalen Abbildung hat die Vergabestelle jedoch auch die Möglichkeit, Hybrid zu arbeiten und selbst zu entscheiden, ob und wie viele Dokumente verwendet werden. In der letztendlichen Dokumentation (z.B. Vergabeakte) erstellt die Mercell Lösung ein vollständiges, vergaberechtskonformes, Dokumentenkonvolut in PDF-Format. Seitens der Vergabestelle können in der Anwendung unterschiedlichste Rollen wie z.B. Vergabemanager, Bewerten und Beobachter festgelegt werden. Die Rollen können mit unterschiedlichen, der Organisation der Vergabestelle entsprechenden, Rechten versehen werden. Die Administration kann dabei durch den eigenen Administrator bzw. beauftragten Mitarbeiter/Mitarbeiterin der Vergabestelle selbst durchgeführt werden. Innerhalb von einzelnen Ausschreibungen können weitere Rollen, wie z.B. externe Personen/Organisationen (Anwaltskanzlei, Planer, etc.) durch den Vergabemanager der betreffenden Ausschreibung hinzugefügt werden.
Die intuitive Administration der Templates, Rollen, Rechte und verfahrensbezogenen Einstellungen, welche der Vergabestelle (bzw. Einkauf) eine hohe Systemautonomie gibt, unterscheidet die Mercell Vergabelösung ebenfalls wesentlich von den Mitbewerbern. Die eigene Erstellung von Workflows und Genehmigungen an den relevanten Stellen eines Vergabeverfahrens ist ebenfalls ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal.
Selbstverständlich ist sowohl für die Vergabestelle (Einkauf) als auch für die Bewerber/Bieter die Anwendung vollständig webbasiert und es muss keine Applikation und/oder ein "Client" heruntergeladen werden. Die Bewerber/Bieter haben dabei ebenfalls eine eigene komfortable und intuitive Umgebung, bei der sie eigene Kollegen zur kollaborativen, digitalen Angebotsbearbeitung hinzufügen können. Das Hinzufügen von externen Organisationen (z.B. Subunternehmer) ist für die Bewerber/Bieter ebenfalls möglich. Der Support ist für die Bewerber/Bieter in der Anwendung kostenfrei und wird über FAQ, Online, Mail und Telefon gewährleistet. Die Telefonverbindungen sind dabei normal Leitungsverbindungen (keine 0190 etc.).
Die Anbindung an anderer Systeme wie z.B. ERP-Lösungen (SAP) oder Dokumentenmanagement ist über die Schnittstellen der Mercell Lösung problemlos möglich.
Bei einem Einsatz der Module Bedarfsmanagement, Vergabemanagement und Vertragsmanagement kann der gesamte Prozess von der Bedarfsermittlung über die Vergabe bis zur Administration von Verträgen medienbruchfrei abgebildet werden. Die Bedarfsträger können über vom Einkauf definierte Webformulare den aktuellen Bedarf erfassen und entsprechend der Vorgaben übermitteln. Hierbei können auch Freigaben (z.B. wertabhängig) eingepflegt werden. Die Bedarfsmeldungen sind dabei komplett webbasiert und es ist kein Login oder eine Lizenz für die Bedarfsträger erforderlich. Der Eingang erfolgt in der Inbox des Einkaufs im System und kann dort Mitarbeitern:innen oder Gruppen zur Beschaffung zugewiesen werden. Von dort aus entscheidet der entsprechende Mitarbeiter/die Mitarbeiterin über die Verfahrensdurchführung und setzt diese über das verbundene Vergabemanagement um.
Das jeweilige Verfahren wird dabei vollständig digital abgebildet. Alle Verfahrensinhalte können dabei als Metadaten gebildet werden. Nur bei einem Download z.B. zur Dokumentation werden aus allen Inhalten logische PDF-Dateien gebildet. Bei einer Bewerbung oder Angebotserstellung auf Bewerber-/Bieterseite erfolgt die Erfassung ebenfalls auf Basis von Metadaten im System. Entsprechende Kommunikation mit Kollegen/Kolleginnen, Bewerbern und Bietern erfolgt ebenfalls vollständig digital im System. Bieterfragen werden im System verwaltet und können zur Bearbeitung exportiert und importiert oder digital zur weiteren Bearbeitung und Freigabe der Antwort zugewiesen werden.
Für Verfahrensinhalte, Zuschlagsempfehlungen und sonstige im Prozess befindliche erforderliche Folgeaktivitäten können eigene Workflows zur Freigabe definiert und ausgeführt werden. Diese können einer oder mehreren Personen oder Gruppen zugewiesen werden. Die Workflows/Freigaben können je Verfahren individuell eingerichtet oder gebildet werden. Grundsätzlich kann zuvor ein Template nach Organisationsvorgabe eingerichtet werden (anpassbar durch die Vergabestelle selbst).
Die Verfahrensdurchführungen sind konform mit den Vorgaben von VgV, UVgO, VOB, SektVO und GWB. Nach Eröffnung von Angeboten (Safe bis Abgabeschluss nicht zu öffnen) kann die Öffnung selbst anhand von eingerichteten Templates dokumentiert und einem Freigabeworkflow unterzogen werden. Hierbei kann auch die Vollständigkeit geprüft und dokumentiert sowie Nachforderungen gestellt werden. Die einzelnen Prüf-und Bewertungsschritte können im Anschluss, ggf. mit einzelner Zuweisung von Prüf- und Bewertungsaufgaben an Teilnehmer im Verfahren zugewiesen werden. Eine Terminsetzung zur Ausführung und eine Erklärung zur Vorgehensweise kann ebenfalls durch den Vergabemanager in den Verfahren eingerichtet werden. Nach erfolgter Prüfung/Bewertung kann über eingerichtete Templates der Zuschlagsvorgang (ggf. Vorinformation) eingeleitet werden. Die Freigabe des Zuschlages bzw. der Vorinformation kann über entsprechende Workflows erfolgen. Nach digitaler Zusendung an die Bieter ist durch den Vergabemanager ersichtlich, wann die Bieterseite den Zuschlag bzw. die Vorinformation geöffnet hat.
Nach erfolgreichem Abschluss des Verfahrens kann die digitale Vergabeakte über das entsprechende Menü geladen und ggf. im Archiv abgelegt werden. Das Verfahren kann bei Bedarf vorab auch "Rückversetzt" werden. Es ist zu erwähnen, dass mehrstufige Verfahren verknüpft sind und einzelne Kategorien/Lose auch separat behandelt werden können (z.B. unterschiedliche Eignungskriterien oder Verhandlungen).
Sämtliche Vergabeverfahren können über das eingebaute BI-Tool ausgewertet werden. Hierbei kann der Anwender auf sämtliche relevanten Dateninhalte zurückgreifen und die entsprechenden Report Templates speichern sowie freigeben. Die Durchführung kann danach zyklisch erfolgen. Die Anbindung an SAP wird über die Schnittstellenumgebung der Lösung realisiert. Weiterhin kann ein entsprechendes Lieferantenportal im Lieferantenmanagement verknüpft werden.
