Mercell Vergabemanagement
Die Mercell Vergabeplattform (Source to Contract) bildet den Einkaufsprozess für einen öffentlichen Auftraggeber digital ab. Die Lösung beinhaltet wahlweise die Module Bedarfsmanagement, Vergabemanagement, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalysen. Hierbei ist die komplette digitale Abbildung ein deutlicher Unterschied zu den meist dokumentenbasierten Workflows der Mitbewerber.
Unabhängig von der Möglichkeit der digitalen Abbildung hat die Vergabestelle jedoch auch die Möglichkeit, Hybrid zu arbeiten und selbst zu entscheiden, ob und wie viele Dokumente verwendet werden. In der letztendlichen Dokumentation (z.B. Vergabeakte) erstellt die Mercell Lösung ein vollständiges, vergaberechtskonformes, Dokumentenkonvolut in PDF-Format. Seitens der Vergabestelle können in der Anwendung unterschiedlichste Rollen wie z.B. Vergabemanager, Bewerter und Beobachter festgelegt werden. Die Rollen können mit unterschiedlichen, der Organisation der Vergabestelle entsprechenden, Rechten versehen werden. Die Administration kann dabei durch den eigenen Administrator bzw. beauftragten Mitarbeiter/Mitarbeiterin der Vergabestelle selbst durchgeführt werden. Innerhalb von einzelnen Ausschreibungen können weitere Rollen, wie z.B. externe Personen/Organisationen (Anwaltskanzlei, Planer, etc.) durch den Vergabemanager der betreffenden Ausschreibung hinzugefügt werden. Der Administrator ist in der Lage zusätzliche Rollen sowohl in den Organisationseinstellungen als auch im Bedarfsfall bei einzelnen Ausschreibungen zu erstellen und die Rechte zuzuweisen.
Die intuitive Administration der Templates, Rollen, Rechte und verfahrensbezogenen Einstellungen, welche der Vergabestelle (bzw. Einkauf) eine hohe Systemautonomie gibt, unterscheidet die Mercell Vergabelösung ebenfalls wesentlich von den Mitbewerbern. Die eigene Erstellung von Workflows und Genehmigungen an den relevanten Stellen eines Vergabeverfahrens ist ebenfalls ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal.
Selbstverständlich ist sowohl für die Vergabestelle (Einkauf) als auch für die Bewerber/Bieter die Anwendung vollständig webbasiert und es muss keine Applikation und/oder ein "Client" heruntergeladen werden. Die Bewerber/Bieter haben dabei ebenfalls eine eigene komfortable und intuitive Umgebung, bei der sie eigene Kollegen zur kollaborativen, digitalen Angebotsbearbeitung hinzufügen können. Das Hinzufügen von externen Organisationen (z.B. Subunternehmer) ist für die Bewerber/Bieter ebenfalls möglich. Der Support ist für die Bewerber/Bieter in der Anwendung kostenfrei und wird über FAQ, Online, Mail und Telefon gewährleistet. Die Telefonverbindungen sind dabei normale Leitungsverbindungen (keine 0190 etc.).
Die Anbindung an andere Systeme wie z.B. ERP-Lösungen (SAP) oder Dokumentenmanagement ist über die Schnittstellen der Mercell Lösung problemlos möglich.
