Software für die digitale Abwicklung von Vergabeverfahren der Stadt Bergisch Gladbach

Kurzlastenheft

Die nachfolgenden Stichpunkte sind als Kurzlastenheft zu verstehen, die die groben Eckpunkte der Software wiedergeben. Es sind nicht alle Anforderungen aufgelistet und die Leistung ist nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben, da es sich um eine Markterkundung handelt, mit der die Stadt Bergisch Gladbach sich einen Überblick über mögliche Marktteilnehmer verschaffen möchte.

• Barrierefreier Zugang für Bieter: Das Herunterladen der Unterlagen ist ohne Registrierung oder Anmeldung möglich.

• Ist eine Abgabe eines Angebotes ohne Installation eines Bietertools möglich?

• Die Formblätter des Bundes VHB Bund und des Landes NRW werden zur Verfügung gestellt. Das Einstellen von eigenen Formblättern ist möglich.

• Durchgängiger Workflow unter den Beteiligten (Fachamt-Vergabestelle-Rechnungsprüfungsamt-Mitzeichner/Abzeichner)

• Der Workflow besteht aus den folgenden, groben Schritten:

Bedarfsermittlung, Kostenschätzung, Sicherstellung Finanzierung, Politische Beschlüsse, Planung, externe Genehmigungen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Beteiligung Vergabestelle, Beteiligung Rechnungsprüfungsamt, Veröffentlichung Ausschreibung, Bieterkommunikation, Submission, Prüfung und Wertung der Angebote, Aufklärung und Nachforderung, Beteiligung Rechnungsprüfungsamt, Mitzeichner/Abzeichner, Versendung § 134 Informations- und Wartepflicht GWB, Auftragserteilung und Absagen, Vergabebekanntmachung, ggf. Nachtragsbearbeitung

• Genehmigungsstufen für Freigaben sind möglich.

• Das Programm erzeugt eine rechtssichere Dokumentation der Vergabe (Vergabevermerk) über den gesamten Workflow.

• Das Programm erstellt ein Submissionsprotokoll.

• Es gibt eine Schnittstelle zu Destatis (VergStatVO).

• Angebot von Schulungen

• Beachtung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen einschließlich Löschkonzept und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Verfahrenskonzept

• Es werden ca. 200 Lizenzen benötigt. Davon sind ca. 190 im Bereich der Fachämter und ca. 10-15 im Bereich Rechnungsprüfungsamt beziehungsweise Zentrale Vergabestelle angesiedelt.

• Wie wird die Software vertrieben: Als Cloudversion (SaaS) oder als Kaufversion mit Betrieb auf dem stadteigenen Server oder auf einem gemieteten Server?

• Wo steht der Server der Cloudversion?

• Falls es sich um eine Cloudversion handelt: wie wird die Anmeldung abgesichert? (z.B. 2-Faktor-Authentifizierung). Und ist Single-Sign-On möglich?

• Gibt es auch für selbst gehostete Lösungen ein Support-Modell?

• Welche Anforderungen werden an die städtische IT gestellt?

• Welche technischen Voraussetzungen werden an eine selbst gehostete Version gestellt? (z.B. Netzwerkkonfiguration, Sicherheitsanforderungen, Betriebssystem, benötigter Speicherplatz, sonstige Hard- und Softwareanforderungen).

• Wie werden Updates und neue Versionen verteilt und entstehen zusätzliche Kosten für neue Versionen?

• Welche Mitarbeit ist von städtischer Seite notwendig beziehungsweise wie hoch ist der Aufwand der stadteigenen IT-Abteilung für die Betreuung?

• Ein Zugang auf die städtischen Server ist ausschließlich über den Teamviewer unter Beteiligung der städtischen IT-Abteilung zu vereinbarten Zeiten möglich.

• Ist eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) Enaio der OPTIMAL SYSTEMS GmbH aus Berlin möglich?

• Ist eine Schnittstelle zum Finanzwesenprogramm Infoma der Axians Infoma GmbH aus Ulm möglich?

• Revisionssicherheit – wie lange werden die Vergabeverfahren vorgehalten/gespeichert?

• Die elektronische Vergabe mit e-Forms ist zwingend notwendig.

• Veröffentlichung mit Weiterleitung an Bund und EU-Plattform sowie an mögliche weitere Veröffentlichungsorgane muss möglich sein.

• Abbildung sämtlicher nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren nach VOB/A, VOB/A EU, UVgO, VgV

• Kann eine Markterkundung mit Kommunikation und Unterlagen vollständig über das Programm durchgeführt werden?

• Wird ein zweistufiges Verfahren (z. B. beschränkte Ausschreibung nach VOB/A mit vorheriger Eignungsabfrage) abgebildet? Kann die vorlaufende Eignungsprüfung mit dem Austausch von Unterlagen und einer Kommunikation im Verfahren über das Programm laufen?

• Bekanntmachung von Auftragsvergaben ist möglich.

• Bieterkommunikation während der Ausschreibungszeit und währen der Prüfung und Wertung ist möglich.

• Können losweise unterschiedliche Bindefristen eingetragen werden?

• Zusage- und Absageschreiben können über die Kommunikation versendet werden (nachverfolgbare und dauerhaft nicht änderbare Kommunikation).

• Gibt es ein Berichtswesen und/ oder Auswertungen der getätigten Vergabeverfahren?

• Export der Vergaben zur internen Speicherung oder für mögliche Nachprüfungsverfahren ist möglich.

• Die Angebotsprüfung und -wertung kann in dem Programm vorgenommen werden.

• Die Erfassung von Nachträgen ist möglich.

• Es können Wertungsmatrizen erstellt werden.

• Lässt sich die Software an vorhandene Prozesse anpassen oder müssen Prozesse an die Software angepasst werden?

• Lässt sich das Dashboard individuell gestalten?

Ziele und Anforderungen an die mögliche neue Software

Das Ziel ist es, einen durchgängigen Workflow in einer Software zu haben, so dass an einem Vergabeverfahren medienbruchfrei von allen notwendigen Abteilungen gearbeitet werden kann. Zudem werden die Vergabeverfahren revisionssicher und dauerhaft an einem Ort gespeichert und die Rechtssicherheit der einzelnen Vergaben wird erhöht.

Weiterhin soll die weitergehende Digitalisierung durch standardisierte und vereinfachte Vergabeprozesse in allen beteiligten Bereichen eine Erleichterung schaffen und zu verbesserter Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit von Vergabevorgängen führen.

Es handelt sich um eine unverbindliche Marterkundung vor einer beabsichtigten Einführung einer Software für die digitale Abwicklung der Vergabeverfahren der Stadt Bergisch Gladbach.

Die Stadt Bergisch Gladbach möchte sich damit vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens einen Überblick über mögliche Marktteilnehmer verschaffen.