Online Raumverwaltung / Termin- und Ressourcenverwaltung
Zusammenfassung
Die Online-Raumverwaltung von OMOC.interactive ist eine browserbasierte Web-App zur Verwaltung von Räumen, Ressourcen und Veranstaltungen. Sie funktioniert ohne Installation als Software-as-a-Service (SaaS) und ermöglicht u.a. Raumbelegung, Abrechnung, Anfrageverwaltung sowie Integration von digitalen Infobildschirmen. Seit 2005 nutzen über 800 Institutionen die Lösung in DACH. Sie ist mehrsprachig, DSGVO-konform, nutzt Ökostrom und bietet Zusatzmodule wie Inventar- und Schlüsselverwaltung.
Arbeitserleichterungen durch die Online-Raumverwaltung
Die Online-Raumverwaltung bietet umfassende digitale Unterstützung für die effiziente Verwaltung von Räumen, Veranstaltungen und Ressourcen. Sie entlastet bei alltäglichen Verwaltungsaufgaben durch Automatisierung, einfache Bedienung und zentrale Datenverarbeitung – jederzeit ortsunabhängig nutzbar.
Anfragen & Buchungen:
Mit einem digitalen Anfrageformular und optionalem Anfrageportal können Mieter selbstständig Raumverfügbarkeiten prüfen und Anfragen stellen, ohne das Personal zu stören. Datenübernahme, Buchung und automatische Bestätigung erfolgen per Klick.
Faktura & Angebote (optional):
Angebote, Verträge und Rechnungen lassen sich schnell erstellen und versenden. Zahlungseingänge, Mahnungen und PDF-Archivierung (inkl. Cloud-Speicherung) werden zentral verwaltet.
Preismatrix:
Komplexe Preisvergaben werden durch Preisvarianten und eine teilautomatisierte Berechnung vereinfacht.
Portalseiten:
Veranstaltungen und Buchungen werden automatisch als Portalseiten erstellt, die sich leicht in die eigene Webseite einbinden lassen – dies steigert die Sichtbarkeit in Suchmaschinen.
Digitale Lieferscheine & Mietverträge:
Vor-Ort-Dokumentation per Tablet und digitale Unterschriften ermöglichen papierlose, rechtssichere Abläufe.
Aufgaben & Zeitabläufe:
Rüstzeiten und Aufgaben lassen sich direkt im System erfassen, Raumsperrungen integrieren und iCal-kompatibel in externe Kalender einbinden.
Kautionsverwaltung:
Kautionen werden zentral verwaltet – inklusive Zahlungsstatus und Rückzahlung.
Event-Reporte & Protokolle:
Verbräuche, Feedback oder Schäden können pro Raum und Event dokumentiert werden, inkl. digitaler Signatur.
Formular-Generator & Druckformulare:
Individuelle Formulare und Druckvorlagen für jede erdenkliche Information oder Aushang lassen sich flexibel erstellen.
Externe Bildschirmausgabe:
Aktuelle Raum- und Veranstaltungsinfos können auf Displays im Gebäude angezeigt werden.
Statistiken:
Raumauslastung, Umsätze und weitere Kennzahlen sind auf Knopfdruck verfügbar – ideal für Jahresberichte.
Kontingentvergabe:
Begrenzung von Buchungen pro Zugangskonto (z. B. pro Monat) verhindert Überbuchungen.
Rundschreiben:
Einfache Infomail-Erstellung an definierte Empfängergruppen – ohne externes Mailprogramm.
Schlüssel- & Besuchermanagement (optional):
Digitale Schlüsselverwaltung inkl. Quittierung per Signatur und Besucherliste – alles papierlos und rechtssicher.
Feedback & Rückmeldungen:
Externe Formulare ermöglichen einfache Bewertungseinholung von Kunden und Teammitgliedern.
Inventar- & Prüfverwaltung (optional):
Artikelbestand, Lagerorte, Prüfintervalle und Wartungspläne werden effizient verwaltet, inkl. Barcodeunterstützung.
Abonnement-Verwaltung (optional):
Automatische Abrechnung wiederkehrender Zahlungen (z. B. Mitgliedsbeiträge) für Abonnement-Kunden.
Erinnerungsmails:
Automatisierte Erinnerungen an Termine, ausstehende Verträge oder Mahnungen halten den Überblick.
Teilnehmerverwaltung & Bezahlung:
Online-Formular zur Teilnehmererfassung mit PayPal-Unterstützung vereinfacht Anmeldungen und Zahlungen.
Bewertungen:
Nach Veranstaltungen können automatisch Bewertungen eingeholt werden.
Heizungssteuerung:
iCal-Integration ermöglicht bedarfsgerechtes Heizen auf Basis der Belegungsdaten.
Cloudbetrieb:
Kein IT-Aufwand – Installation, Updates und Backups erfolgen automatisch über den Anbieter.
Referenzen
Seit 2005 nutzen über 800 Städte und Gemeinden, Firmen und Dienstleister, Kirchengemeinden, Veranstalter und Vereine aus Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den unterschiedlichsten Branchen die OMOC Online-Raumverwaltungssoftware als Belegungskalender oder Buchungssystem für Räume, Ressourcen und Veranstaltungen.
