Von der Pflicht zur digitalen Effizienz – E-Rechnungen mit e-InvoSys
e-InvoSys – Die ideale E-Rechnungslösung für kommunale Stadtbetriebe und Wasserwerke
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2025 stehen kommunale Einrichtungen wie Stadtwerke und Wasserbetriebe vor der Herausforderung, bestehende Prozesse gesetzeskonform, wirtschaftlich und nachhaltig zu digitalisieren. e-InvoSys bietet hier die passgenaue Lösung – speziell ausgelegt auf die Bedürfnisse öffentlicher Unternehmen, die oft mit hohem Rechnungsaufkommen, vielfältigen Fachabteilungen und strengen Prüfprozessen arbeiten.
Ihre Vorteile als Wasserwerk mit e-InvoSys im Überblick:
✅ Rechtskonforme Verarbeitung aller E-Rechnungsformate
Unterstützung von XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Peppol BIS, Factur-X u. a.
PEPPOL-zertifizierter Zugangspunkt für sicheren und interoperablen Versand & Empfang von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk
Automatische Prüfung auf Vollständigkeit und Einhaltung öffentlicher Vergabestandards
Zukunftssicher durch proaktive Aktualisierung bei Gesetzesänderungen
✅ Unbegrenzte Rechnungsverarbeitung ohne Zusatzkosten
Keine Limitierung bei der Anzahl der Belege – ideal für Betriebe mit stark schwankendem oder saisonalem Volumen
Faires Lizenzmodell – unabhängig vom Belegaufkommen
✅ Intelligente OCR-Erkennung mit Lernfunktion für den nächsten Beleg
Leistungsstarke OCR erkennt alle relevanten Felder wie Betrag, Lieferant, Leistungszeitraum, Mengen etc.
Automatische Validierung gegen ERP-Stammdaten
Selbstlernendes System verbessert sich mit jeder Nutzung
✅ Flexible Freigabe- und Prüf-Workflows
Konfigurierbare Freigabeprozesse mit beliebig vielen Stufen – z. B. Technik, Einkauf, Buchhaltung
Inklusive Vertretungsregeln, Erinnerungen und Eskalationen
Transparente Prüfung und jederzeit nachvollziehbare Freigabehistorie
✅ 3-Way-Matching zur automatischen Rechnungsprüfung
Automatischer Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung
Verhindert doppelte Zahlungen und reduziert manuellen Prüfaufwand
Bei Abweichungen automatische Eskalation an definierte Fachstellen
✅ Gutschriften & Sonderformate vollständig integriert
Unterstützung für Gutschriften, Teilrechnungen, Abschlagszahlungen oder Rückbelastungen
Intelligente Verknüpfung mit Ursprungsbelegen und SAP-Referenzen (sofern vorhanden)
✅ Mehrsprachigkeit & Mehrmandantenfähigkeit
Benutzeroberfläche verfügbar in Deutsch, Englisch, Türkisch und Niederländisch
Mehrmandantenfähig bei ERP-Unterstützung – ideal für Stadtbetriebe mit mehreren Eigenbetrieben oder Beteiligungen
✅ Rollenbasierte Dashboards & transparente Auswertung
Übersicht über offene Rechnungen, Durchlaufzeiten, Engpässe und Zahlungsziele
Echtzeit-Dashboards für Buchhaltung, Leitungsebene oder Fachabteilungen
Export für interne Berichte oder Prüfung durch externe Stellen
✅ Rollenbasierte Dashboards & transparente Auswertung
Übersicht über offene Rechnungen, Durchlaufzeiten, Engpässe und Zahlungsziele
Echtzeit-Dashboards für Buchhaltung, Leitungsebene oder Fachabteilungen
Export für interne Berichte oder Prüfung durch externe Stellen
✅ Revisionssichere Archivierung nach GoBD
Vollständige digitale Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen gemäß den Anforderungen der GoBD
Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Zugriffskontrolle gewährleistet
Exportfunktion für Betriebsprüfungen, Jahresabschluss oder interne Revision
Optional integrierbar in bestehende DMS-Systeme oder nutzbar als eigene Archivlösung
✅ Nahtlose ERP-Integration
Direkte Anbindung an Ihr ERP-System (z. B. SAP, DATEV, Abacus, QAD u. a.)
Nutzung bestehender Kreditoren-, Debitoren- und Kontierungsdaten
Keine Insellösung – Daten fließen automatisch in die Buchhaltung
✅ Cloud – maximale Flexibilität, maximale Sicherheit
DSGVO-konformer Cloudbetrieb mit Hosting in Deutschland auf aller höchstem Sicherheitsstandard
✅ Schnelle Einführung & erfahrener Support
Projektstart bis Live-Betrieb in wenigen Wochen möglich
Persönliche Ansprechpartner mit kommunaler Projekterfahrung
Direkter, deutschsprachiger Support ohne Warteschleifen
Erfolgreich im Einsatz: Watts Water Technologies
Ein besonders passendes Beispiel für den Einsatzbereich ist unser Kunde Watts Water Technologies – ein international tätiges Unternehmen im Bereich Wasser- und Energiemanagement. Hier wurde e-InvoSys erfolgreich eingeführt, um Rechnungsprozesse über mehrere Standorte hinweg zu digitalisieren und mit bestehenden ERP-Systemen zu vernetzen.
Der hohe Automatisierungsgrad, die einfache Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse sowie die Verarbeitung großer Belegmengen – inklusive Gutschriften und Sonderbelegen – machen e-InvoSys zur optimalen Lösung für Unternehmen im Umfeld von Wasser, Energie und Technik.
