Zentrale Vergabevorbereitung per DOCX-Automation und Metadatensteuerung
Die Vorbereitung von Vergabeverfahren in der Verwaltung ist heute noch stark papier- und formularzentriert. Zahlreiche Word-Dokumente müssen ausgefüllt werden, oft mit identischen Angaben wie Unternehmensname, Ansprechpartner*in, Projektnummer oder Vergabenummer. Wenn sich Daten ändern, müssen diese in allen Dokumenten manuell angepasst werden. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und bindet viele Ressourcen.
Wir planen eine zentrale digitale Lösung.
Unsere Idee
Einmal eingeben statt ständig wiederholen: Angaben werden zentral erfasst und automatisch in alle relevanten Word-Formulare übertragen.
Automatische Aktualisierung: Änderungen an einem Feld wirken sich sofort auf alle Dokumente aus.
Nahtlos weiterarbeiten: Bestehende Word-Vorlagen bleiben erhalten. Sie werden einmalig technisch angepasst und sind danach maschinell nutzbar.
Barrierefreiheit stärken: Eindeutig ausgezeichnete Formularfelder können künftig von Screenreadern korrekt gelesen werden. So unterstützen wir die EU-Richtlinie 2016/2102 und die BITV 2.0.
Warum das wichtig ist
Unsere Lösung macht die Arbeit in der Verwaltung einfacher, sicherer und inklusiver. Gerade in der Vergabevorbereitung ist der Aufwand für wiederholte Eingaben und Korrekturen hoch. Unser Ansatz legt die Grundlage für effizientere und fehlerärmere Prozesse.
Technische Basis
Einfaches Webtool: Daten werden einmal zentral erfasst. Daraus entstehen Word-Dokumente oder nicht veränderbare PDFs.
Datenschutz zuerst: Die Daten werden zunächst lokal verarbeitet, ohne Speicherung auf externen Servern.
Langfristige Perspektive: Neben lokaler Nutzung ist eine serverseitige Variante möglich. Später könnte eine SaaS-Lösung bereitstehen, sodass Verwaltungen die Software ohne eigenes Hosting nutzen.
Wer profitiert?
Die Idee ist nicht nur für die Vergabe relevant. Sie hilft überall, wo Verwaltungen mit Word-Dokumenten arbeiten, die Platzhalter enthalten und sich überschneiden. Beispiele:
Förderprogramme mit identischen Angaben in mehreren Anträgen
Genehmigungsverfahren mit unterschiedlichen Formularen
Interne Prozesse mit wiederkehrenden Daten in mehreren Dokumenten
So entsteht eine Lösung, die skalierbar und übertragbar ist. Was wir in Berlin für die Vergabe pilotieren, könnte bald auch in anderen Städten, Bundesländern oder Fachbereichen eingesetzt werden.
Unser Ziel
Wir wollen ein pragmatisches Werkzeug schaffen, das sofort nutzbar ist und spürbare Entlastung bringt. Gleichzeitig legen wir die Basis für langfristige Modernisierung:
Fehler reduzieren
Zeit sparen
Barrierefreiheit verbessern
Digitalisierung beschleunigen
Wir glauben, dass unsere Idee die Verwaltung in Berlin und darüber hinaus effizienter, inklusiver und zukunftsfähiger machen kann.
