CityChallenge VergabeTool: Eine digitale Lösung für Vergabestellen

Die Herausforderung der Vergabestelle:

Mitarbeiter von Vergabestellen stehen vor einer wiederkehrenden, zeitaufwändigen Herausforderung:

• Ca. 15 verschiedene Vergabeformulare müssen für jedes Verfahren ausgefüllt werden

• Identische Daten werden bis zu 15x manuell eingetragen

• 4 Stunden reine Tipparbeit pro Vergabeverfahren

• Hohe Fehlerquote durch manuelle Übertragung

• Inkonsistenzen bei späteren Änderungen

• Medienbrüche zwischen Fachreferat und Vergabestelle

Kostenfaktor: Bei geschätzten 500 Vergabeverfahren pro Jahr in Berlin entstehen 2.000 Stunden vermeidbare Arbeitszeit nur für redundante Dateneingabe.

Unser smarter Lösungsansatz: Das Ende der Mehrfacheingabe

Unsere Lösung nutzt einen effizienten Workflow.

Das Prinzip ist einfach:

Einmal eingeben, überall verfügbar: Statt 15 verschiedene Formulare auszufüllen, geben Mitarbeiter alle Daten nur einmal in eine zentrale Eingabemaske ein. Das System kümmert sich automatisch darum, dass diese Informationen in allen relevanten Dokumenten erscheinen.

Sofortige Änderungen: Wird z.B. der Auftragswert geändert, aktualisiert sich diese Information automatisch in allen relevanten Formularen - ohne dass ein einziges Dokument manuell geöffnet werden muss.

Keine Tippfehler mehr: Da jede Information nur einmal eingegeben wird, können sich Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Dokumenten gar nicht erst entwickeln.

Flexibilität: Vergabestellen können die Formular-Templates selbst anlegen und anpassen.

Wie die Lösung konkret funktioniert - der neue Arbeitsablauf:

Schritt 1 - Projekt starten: Der Mitarbeiter meldet sich am System an und wählt "Neues Vergabeverfahren".

Schritt 2 - Daten eingeben: Eine übersichtliche Eingabemaske öffnet sich. Links stehen alle benötigten Felder: z.B. Projektbezeichnung, Auftragswert, Leistungsbeschreibung, Termine.

Rechts erscheint sofort eine Vorschau der fertigen Dokumente.

Schritt 3 - Live-Vorschau: Während der Eingabe sieht der Mitarbeiter in Echtzeit, wie sich die Formulare füllen. Tippfehler werden sofort sichtbar, Unstimmigkeiten fallen auf.

Schritt 4 - Kollaboration: Das Fachreferat gibt die Grunddaten ein, die Vergabestelle kann direkt im System Kommentare hinzufügen: "Bitte Leistungsbeschreibung präzisieren" oder "Termin zu knapp bemessen".

Schritt 5 - Export: Mit einem Klick werden alle 15 Formulare als fertige Dokumente heruntergeladen - perfekt ausgefüllt, konsistent und druckbereit.

Das Ergebnis: Aus vier Stunden Arbeit werden 45 Minuten. Aus 15 separaten Arbeitsschritten wird einer. Aus fehleranfälliger Handarbeit wird zuverlässige Automatisierung.

Was im Hintergrund passiert:

Intelligente Vorlagen: Das System kennt alle relevanten Vergabeformulare und weiß genau, welche Information an welcher Stelle stehen muss.

Smarte Validierung: Das System prüft automatisch, ob alle Pflichtangaben gemacht wurden und plausibilisiert Eingaben.

Nahtlose Zusammenarbeit: Fachreferat und Vergabestelle arbeiten am selben digitalen Dokument. Änderungen sind sofort für alle sichtbar, Kommentare können direkt am relevanten Textabschnitt hinterlassen werden.