Locaboo - QR-Code und digitales Hallenbuch
Digitalisierung der Hallenverwaltung für den Bezirk Pankow – Locaboo
Im Rahmen der City Challenge Berlin 2025 schlagen wir mit Locaboo eine passgenaue, praxisbewährte und zukunftssichere Lösung zur vollständigen Digitalisierung der Hallenbelegungsverwaltung vor. Mit Locaboo werden die bisher papierbasierten, manuellen und mehrfach redundanten Abläufe für Sportstätten im Bezirk Pankow in einen durchgängigen, effizienten und medienbruchfreien digitalen Prozess überführt.
Kernstück: Digitales Hallenbuch mit QR-Code-Check-in
Jede Sporthalle bzw. jeder Hallenteil erhält einen individuellen QR-Code, der für den digitalen Check-in genutzt wird. Hierfür ist kein Login erforderlich, ein Nutzer*in (z.B. Vereinsverantwortliche oder Mitglieder) scannt den QR-Code vor Ort. Im digitalen Hallenbuch können Nutzungsdatum, Nutzungszeitraum, der genutzte Hallenteil, die Art der Nutzung und die ungefähre Personenzahl eingetragen werden. Optional kann eine GPS-Prüfung aktiviert werden, um die physische Anwesenheit zu verifizieren. Die Daten werden automatisiert und DSGVO-konform an die Verwaltung übertragen. Weitere Felder lassen sich bei Bedarf flexibel ergänzen.
Soll-/Ist-Abgleich & Automatisierung
Die Locaboo-Software ermöglicht einen automatischen Abgleich zwischen der geplanten (Soll-)Belegung aus der Verwaltung und den tatsächlich erfassten (Ist-)Daten aus dem digitalen Hallenbuch. Alle notwendigen Auswertungen erfolgen direkt in der Anwendung. Ergebnisse und Berichte können automatisiert an die zuständigen Stellen ausgeliefert werden.
Vorteile:
Kosteneffizienteste Methode die Belegung zu erfassen
Erweiterung / Skalierung auf andere Hallen ist einfach und kosteneffizient umzusetzen
Sofortige Verfügbarkeit aller Belegungsinformationen (für Verwaltung und Vereine)
Keine Papierformulare und manuelle Nacharbeit mehr
Reduzierung von Fehlern und Medienbrüchen
Innovativer Mehrwert und Technologie
Die Locaboo GmbH (2021 in München gegründet) digitalisiert, modernisiert und automatisiert die Verwaltung von Sportstätten sowie Kultur- und Veranstaltungsbereichen im kommunalen Umfeld. Wir sind hier marktführend mit über 600 kommunalen Kunden im DACH-Raum.
Locaboo ist eine KI-gestützte Software zur effizienten Verwaltung, Buchung und Abrechnung von Räumen und Liegenschaften. Bestandskunden werden über die gesamte Nutzung eng von unserem Customer Success Team betreut.
Das digitale Hallenbuch mitsamt Auswertung ist bereits in Locaboo fertig entwickelt.
Für die Anforderungen des Bezirksamts Pankow werden wir eine Ausbaustufe für die spezifischen Anforderungen der Erfassung und Auswertung sowie den automatischen Versand der Daten entwickeln.
Locaboo stellt für die Nutzung den Locaboo KI-Assistant bereit. Dieser kann insbesondere auch für die spezifische Auswertung der Ist-Belegungsdaten genutzt werden. Darüber hinaus zeichnet sich Locaboo in seiner Summe der Funktionen aus. Unterschiedliche Anwendungsfälle lassen sich vollständig abbilden und über eine große Palette an AddOns lassen sich gewünschte Funktionen ergänzen. Über Schnittstellen, Exportfunktionen und unsere API können gewünschte Daten und Informationen abgefragt und anderweitig verwendet werden.
Datenschutz & Sicherheit
Datenhaltung erfolgt auf zertifizierten Servern in Deutschland (ISO/IEC 27001, Hetzner). Es werden nur die minimal notwendigen Daten erhoben und verarbeitet, keine personenbezogenen Bewegungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt unter strenger Berücksichtigung der DSGVO und mit individuellem AVV für die Stadt.
Design, Barrierefreiheit & Anschlussfähigkeit
Locaboo kann im Look & Feel dem Berliner Corporate Design angepasst werden, ist auf allen gängigen Endgeräten lauffähig (PC, Tablet, Smartphone) und berücksichtigt bereits die Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes 2025. Der Daten-Export und Schnittstellen zu bestehenden kommunalen Verwaltungssystemen garantieren Datensouveränität für die Kommune.
Fazit
Mit dem digitalen Hallenbuch von Locaboo etablieren wir einen effizienten, benutzerfreundlichen und transparenten Prozess zum Nachweis und Management der Hallenbelegung – medienbruchfrei, datenschutzkonform, skalierbar und wirtschaftlich. Die digitalisierte Hallenverwaltung wird so zur Blaupause für weitere Bereiche einer modernen, serviceorientierten Berliner Verwaltung.
