SaaS.de

SaaS.de ist eine modulare Personalsoftware. Sie starten mit Kernfunktionen, später lässt sich das System um weitere Module erweitern.

1. Berechtigungen

• Unterschiedliche Zugriffsrechte für Personalabteilung, Abteilungsleitungen und Mitarbeitende – auch mit mehrfachen Zuordnungen.

2. Zeiterfassung

Die Arbeitszeiten können per Mobile App (iOS/Android), Stechuhr-App auf Tablets (inkl. RFID-Karten), Browser oder Desktop-App erfasst werden. SaaS.de unterstützt alle Arbeitszeitmodelle:

• Klassische Voll- und Teilzeit,

• Schichtdienst (z. B. Früh-/Spätschichten in Kitas),

• Flexible Arbeitszeiten oder Vertrauensarbeitszeit,

• Saisonale Profile und tarifliche Sonderregelungen (wie TVöD).

• Ampelwarnungen bei Abweichungen.

3. Dienstplanung

• Drag & Drop-Erstellung von Dienstplänen mit automatischer Prüfung auf Überschneidungen oder Mindestbesetzungen.

• Jede Kita kann eigene Regelungen (z. B. Teamgrößen) festlegen.

• Die Pläne sind sofort in der App oder im Webportal einsehbar.

4. Urlaubsplanung

• Jeder Mitarbeitende kann Urlaub und Abwesenheiten selbstständig per App oder Browser beantragen.

• Mehrstufige Freigabeprozesse (z. B. durch Team- und Kita-Leitungen).

• Vertretungsregelung: Bei Urlaubsanträgen kann eine Vertretung gewählt werden, die per E-Mail benachrichtigt wird. Das System prüft automatisch, ob die Vertretung verfügbar ist.

5. Bewerbungsmanagement

• Digitaler Bewerbungsprozess von der Ausschreibung bis zur Einstellung:

  • Bewerbungen können per Webformular, E-Mail oder per Hand erfasst werden.

  • Bei einer Zusage werden die Bewerberdaten automatisch in die digitale Personalakte übernommen – doppelte Dateneingabe entfällt.

6. Wiedervorlage & Erinnerungen

• Automatische Erinnerungen an wichtige Fristen.

• Fristen werden im Mitarbeiterprofil oder der Personalakte hinterlegt, das System erinnert per E-Mail oder Systembenachrichtigung.

• Mitarbeitende können Dokumente wie Führungszeugnisse oder Führerscheine selbst einpflegen, Leitungen werden benachrichtigt, wenn Fristen nicht eingehalten werden.

7. Digitale Personalakte

• Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsnachweise, Zeugnisse, interne Vereinbarungen, Bewerbungsunterlagen u.v.m.

• Mandantenfähig: Dokumente lassen sich pro Standort, Abteilung und Mitarbeiter:in strukturiert verwalten.

8. Reisekostenabrechnung

• Einreichung über das Webportal oder die App.

• Belege können hochgeladen und Reisedaten (Kilometer, Übernachtungen, Verpflegung) erfasst werden.

• SaaS.de berechnet Pauschalen und Kilometergeld automatisch nach gesetzlichen oder internen Richtlinien.

• Vorgesetzte prüfen und genehmigen die Anträge.

9. Integration & Schnittstellen

• Standard-Schnittstellen:

  • DATEV (für Lohnabrechnung)

  • REST-API

  • Keycloak für Single Sign-On (SSO) mit Active Directory, LDAP oder Microsoft Entra ID (Azure AD).

• Datenaustausch mit MS Office/Outlook: Abwesenheiten werden als ICS Kalender zur Verfügung gestellt.

• Exportmöglichkeiten: Auswertungen lassen sich in Excel, PDF oder CSV exportieren.

• Individuelle Anbindungen: Auf Wunsch entwickelt unser Team maßgeschneiderte Schnittstellen.

10. Personalcontrolling & Reporting

• Vorgefertigte Standardberichte zu HR-Kennzahlen

• Individuelle Auswertungen nach Zeiträumen, Standorten oder Personengruppen möglich.

11. Datenschutz & IT-Sicherheit

• DSGVO-Konformität.

• Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren (Hetzner)

• Verschlüsselte Übertragung

• Rollenbasierte Berechtigungen (z. B. nur für HR oder Führungskräfte)

• Versionshistorie für alle Änderungen.

• regelmäßige Backups und strenge Zugangskontrollen.

• ISO 27001-Zertifikat

• Mitglied in der Allianz für Cyber-Sicherheit des BSI.

• Siegel Software Made in Germany und Software Hosted in Germany.

12. Schulung & Support

• Geführte Ersteinrichtung

  • Konfiguration von Firmenstruktur, Arbeitszeitprofilen, Berechtigungen und Schnittstellen.

  • Migration der Stammdaten

• Maßgeschneiderte Schulungen

  • HR und Administrator:innen

  • Führungskräfte

  • Mitarbeitende

• Intensivsupport in den ersten Wochen nach dem Start.

• Support-Team erreichbar:

  • per Hotline, Ticket-System und Email

  • Reaktionszeit unter 4 Stunden bei dringenden Anfragen.

  • 2 Stunden Support pro Jahr inklusive, zusätzlicher Bedarf per Stundenabrechnung

  • Cert-Team für technische Notfälle.

13. Nachhaltigkeit

• Die EGOTEC AG ist Mitglied bei KlimaWin und dem Netzwerk Digitale Nachhaltigkeit (DiNa).

• Serverbetrieb mit 100 % Ökostrom

• Bürogebäude im Sommer autark durch Solarzellen und Batterie, im Winter wird Ökostrom bezogen.

14. Zukunft & Roadmap

• 2025: Einführung eines Hinweisgeberschutzmoduls (auch als internes Board für Verbesserungsvorschläge nutzbar).

• 2026:

  • Erweiterung der digitalen Personalakte mit flexibler Suche und KI-Anbindung (selbstgehostet auf lalamo.cloud, DSGVO-konform).

  • Ausbau des Bewerberportals mit Schnittstelle zur Arbeitsagentur und Online-Plattformen, interner Kommentar- und Bewertungsfunktion sowie Reporting zu Bewerbungsaufkommen.

  • Erweiterte Reporting-Funktionen im Personalbereich.