Kitaversum – Die Komplettlösung für Sandersdorf-Brehna
Unsere Lösung bietet deutliche Mehrwerte gegenüber anderen Kita-Softwarelösungen am Markt. Sie vereint einen außergewöhnlich breiten Funktionsumfang mit intuitiver Handhabung und berücksichtigt die Bedürfnisse aller Beteiligten (Einrichtungsleitung, Erzieher*innen, Eltern und Träger) in einem einzigen System. Im Folgenden einige zentrale Alleinstellungsmerkmale unseres Angebots:
Umfassende All-in-One-Plattform: Anders als viele Teillösungen deckt unsere Software alle relevanten Bereiche des Kita-Alltags vollständig ab – von der Platzvergabe und Verwaltung über die digitale Elternkommunikation bis zur pädagogischen Dokumentation. Externe Tools oder Insellösungen sind nicht nötig, da sämtliche Funktionen nahtlos in einer Anwendung integriert sind. Auch Träger mit mehreren Einrichtungen profitieren von einer zentralen Verwaltungsplattform (KVAdmin), über die sie alle Kita-Standorte einsehen und effizient steuern können.
Einfache, praxisnahe Bedienung: Trotz des großen Funktionsumfangs ist die Software äußerst benutzerfreundlich gestaltet. Die Entwicklung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Kita-Fachkräften, wodurch die Oberfläche und Workflows praxisgerecht und intuitiv ausfallen. Neue Nutzer finden sich schnell zurecht, was die Akzeptanz im Team fördert. Zusätzlich kann jeder Benutzer dank eines feingranularen Rechte- und Rollenmanagements genau die für ihn relevanten Informationen sehen, was die Übersichtlichkeit weiter erhöht.
Innovative KI-Unterstützung: Unsere Kita-App setzt als erste Lösung ihrer Art auf integrierte künstliche Intelligenz. Diese bietet z. B. automatische Textvorschläge für Mitteilungen an Eltern, intelligente Auswertungen von Beobachtungen der Kinder sowie eine automatische Übersetzung von Nachrichten in über 30 Sprachen. Dadurch werden Routineaufgaben beschleunigt und Sprachbarrieren abgebaut. Insgesamt lassen sich Verwaltungsaufwände so um bis zu 40 % reduzieren – Zeit, die den Erzieher*innen wieder für die direkte Arbeit mit den Kindern zur Verfügung steht.
Höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards: Unsere Software ist vollständig DSGVO-konform; alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen. Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups erfolgen automatisiert. Im Vergleich zu manuell geführten Listen oder unsicheren Kommunikationswegen bietet unsere Lösung maximalen Schutz sensibler Kinder- und Familiendaten.
Persönlicher Support und stetige Weiterentwicklung: Wir legen großen Wert auf Kundenzufriedenheit. Daher stellen wir einen direkten Ansprechpartner bereit und reagieren prompt auf Rückfragen oder Wünsche. Updates mit Verbesserungen und neuen Features erscheinen regelmäßig (in der Regel wöchentlich) und werden automatisch eingespielt. Unsere schnelle Weiterentwicklung – etwa die Vertragsverwaltung mit digitaler Unterschrift oder das digitale SEPA-Lastschriftmandat – zeigt, dass wir auf Kundenfeedback eingehen und die Software immer am Puls der Zeit bleibt.
All diese Vorteile machen unsere Lösung zu einem zukunftssicheren und führenden Produkt für moderne Kitaverwaltung, was u. a. durch die Aufnahme in den Kita-App-Vergleich des Staatsinstituts IFP offiziell bestätigt wurde. Letztlich entscheiden Sie sich mit unserer Software für eine bewährte Komplettlösung, die Mehrarbeit reduziert, die Qualität der Abläufe erhöht und Ihnen einen Vorsprung gegenüber anderen Einrichtungen verschafft.
Unsere Lösung erfüllt die in der Ausschreibung genannten Anforderungen vollständig. Durch die Kitaversum-Funktikonen erreichen wir eine passgenaue Komplettlösung für die Stadt Sandersdorf-Brehna.
Im Einzelnen bieten wir folgende Funktionen:
Kinderverwaltung und Belegungsplanung: Unsere Software ermöglicht eine lückenlose Verwaltung aller Kinder und Betreuungsplätze. Gruppeneinteilung, Wechsel oder Abmeldungen sind digital abbildbar, ebenso das Führen von digitalen Wartelisten für neue Anmeldungen. Für die Vergabe von Kita-Plätzen steht ein effizientes Tool zur Verfügung, das sowohl automatisierte Vorschläge als auch manuelle Entscheidungen unterstützt.
Tägliche Anwesenheiten und Abwesenheiten der Kinder werden einfach erfasst – Bring- und Abholzeiten können von Erzieher*innen per App dokumentiert werden, ebenso Krankmeldungen der Kinder. Geplante Urlaube oder längere Abwesenheiten von Kindern lassen sich im System vormerken, sodass Leitung und Träger stets den Überblick über die Belegung haben. Durch flexible Einstellung der Öffnungs- und Schließzeiten pro Gruppe kann die Belegungsplanung optimal an die tatsächlichen Betreuungszeiten angepasst werden. Zudem unterstützt das System die Berechnung bzw. Überwachung des gesetzlich vorgegebenen Betreuungsschlüssels: Für jede Einrichtung/Gruppe kann der Mindestpersonalschlüssel gemäß KiFöG Sachsen-Anhalt hinterlegt werden, und das Dashboard zeigt an, ob die aktuelle Belegung diesen Schlüssel erfüllt. Unsere Trägerplattform erlaubt es dem Jugendamt/Träger, diese Kennzahlen aller Einrichtungen zentral zu kontrollieren und auszuwerten.
Elternkommunikation per App: Für die Kommunikation mit Eltern stellen wir eine umfangreiche Eltern-App zur Verfügung. Darüber können Elternbriefe/Bescheide digital zugestellt werden. Eltern erhalten eine Push-Benachrichtigung und können Dokumente direkt in ihrem geschützten App-Postfach abrufen. Es gibt eine sichere Messenger-Funktion für Einzel, Team- und Gruppenchats: So können z. B. Erzieher einer Gruppe Nachrichten oder Fotos an alle Eltern der Gruppe senden, oder einzelne Eltern individuell kontaktieren (und umgekehrt), in Echtzeit, übersetzbar in 33 Sprachen mit KI verbesserbar und datenschutzkonform und zahlreiche weitere Funktionen. Über die App können auch Veranstaltungen und Termine kommuniziert werden – Einladungen an Eltern werden digital versendet und erscheinen in der App. Für Events kann die App Teilnehmerlisten führen und sogar Abfragen (z. B. wer etwas mitbringt) organisieren. Insgesamt bündelt die App sämtliche Elternkommunikation an einem Ort, was Missverständnisse vorbeugt und alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand hält.
Mitarbeiterverwaltung und Arbeitszeiterfassung: Auch für das Personal bietet unsere Lösung umfangreiche Unterstützung. Dienstpläne für Erzieherinnen können digital erstellt und verwaltet werden – inklusive einer intelligenten Schichtplanung, die z. B. Urlaubszeiten oder Teilzeitmodelle berücksichtigt. Die Mitarbeiterinnen können sich selbst ein- und auschecken (via Mitarbeiter-App oder Web-Login am Kita-PC), wodurch die Arbeitszeiten automatisch erfasst werden. Unser System dokumentiert die Zeiten gemäß den gesetzlichen Vorgaben: Pausenzeiten werden automatisch berücksichtigt, und es erfolgt eine Berechnung von Mehr- und Minderstunden in Echtzeit. Jeder Mitarbeitende kann sein Zeitkonto einsehen.
Zudem gibt es ein Urlaubsmanagement: Mitarbeiter können Urlaubsanträge digital einreichen; die Einrichtungsleitung wird benachrichtigt und kann den Antrag mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Genehmigte Urlaube fließen direkt in die Personalplanung ein, sodass Engpässe vermieden werden. Auch Krankmeldungen können elektronisch abgebildet werden – im Krankheitsfall markiert die Leitung (oder der Mitarbeitende selbst) die Abwesenheit im System als krank, was im Dienstplan sichtbar wird. Die Träger- bzw. Verwaltungsstelle hat über KVAdmin jederzeit den Überblick über alle Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten und Personaleinsatzpläne in den Einrichtungen. Bei Bedarf können Arbeitszeiten durch die Leitung oder den Träger zentral angepasst oder nachgetragen werden (mit Protokollierung aller Änderungen). Diese umfassenden Funktionen erleichtern die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben und verschlanken die Personalverwaltung erheblich.
Sonstiges (Datenspeicherung, pädagogische Arbeit, Statistik): Unsere Software wird als Cloud-Lösung in deutschen Rechenzentren betrieben – sämtliche Daten liegen auf Servern in Deutschland und unterliegen damit strengem deutschem Datenschutz. Für die pädagogische Arbeit bietet das System Module zur Beobachtung und Dokumentation: Erzieher*innen können Entwicklungsbeobachtungen pro Kind digital festhalten und Portfolio-Einträge erstellen. Es lassen sich z. B. Lerngeschichten, Fotos und Meilensteine festhalten und Dokumentation mit KI Unterstützung erstellen. Abschließend unterstützt unsere Lösung auch die jährlich anstehende März-Statistik (IDEV).
Für die Stadt Sandersdorf-Brehna würden bei vollständiger Implementierung pro Jahr folgende Kosten anfallen:
Lizenzkosten:
Wir arbeiten mit einem SaaS-Lizenzmodell (Software-as-a-Service) auf Basis einer monatlichen Gebühr pro betreutem Kind. Im Professional-Paket (für Träger und größere Einrichtungen) liegt dieser Tarif [im geschützten Bereich]. Für die städtischen Kitas in Sandersdorf-Brehna mit insgesamt rund [im geschützten Bereich] betreuten Kindern ergibt sich daraus ein jährlicher Nutzungsbeitrag von [im geschützten Bereich] (netto). Darin enthalten sind sämtliche Module und Updates, Hosting sowie Support.
Hinweis: Die Kalkulation versteht sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer und kann je nach tatsächlicher Kinderzahl leicht variieren. Individuelle Konditionen im Rahmen unseres Professional-Pakets sind möglich – etwa, wenn zusätzliche Module oder Dienstleistungen gewünscht sind (siehe unten).
Keine Einmalkosten für Einrichtung:
Die Ersteinrichtung der Software (Einrichtung der Datenbank, Erstkonfiguration) ist kostenfrei – wir erheben keine Einrichtungsgebühr. Auch versteckte Nebenkosten fallen nicht an; alle Preise sind offen ausgewiesen. Während der Implementierungsphase unterstützen wir Sie bei der Datenübernahme aus Altsystemen und der Konfiguration, ohne zusätzliche Kosten.
Schulungen:
Zur optimalen Einführung bieten wir optionale Trainings für das Personal an. Eine Halbtags-Schulung (ca. 4 Stunden) sowie eine Ganztags-Schulung (8 Stunden) können bei Bedarf gebucht werden. Die jeweiligen Pauschalpreise stehen im geschützten Bereich.
Je nach Konzept reicht häufig eine Train-the-Trainer-Schulung (z. B. für Kitaleitungen oder Administratoren), um das gesamte Team mit dem System vertraut zu machen. Schulungskosten fallen nur an, wenn sie in Anspruch genommen werden.
Abrechnungsmodus:
Die laufenden Lizenzkosten werden jährlich abgerechnet. Die Stadt erhält eine Jahresrechnung über die vereinbarte Summe (auf Basis der aktuellen Kinderanzahl), zahlbar per Überweisung. Der Lizenzvertrag läuft jeweils 12 Monate und verlängert sich automatisch, kann jedoch mit vier Wochen Frist zum Jahresende gekündigt werden. Upgrades – etwa die Hinzubuchung weiterer Module oder der Wechsel in ein höheres Paket – sind jederzeit möglich.
Grundlage der Kosten und Module:
Alle Module sind im oben genannten Preis bereits enthalten, es entstehen keine separaten Modulgebühren. Die Kosten richten sich ausschließlich nach der Zahl der betreuten Kinder, nicht nach der Zahl der Benutzer. Das bedeutet: beliebig viele Erzieher*innen und Eltern können die App nutzen, ohne zusätzliche Kosten. Sollte sich die Kinderzahl verringern, reduziert sich die Jahresgebühr entsprechend (Abrechnung pro tatsächlich gemeldetem Kind).
Rabatte bei Mehrjahresverträgen:
Bei längeren Vertragslaufzeiten gewähren wir Preisnachlässe. Die genauen Rabattstufen und Berechnungsbeispiele finden Sie im geschützten Bereich. Selbstverständlich lassen sich diese Konditionen vor Vertragsabschluss individuell abstimmen.
Zusammenfassung:
Unser Abrechnungsmodell basiert auf einer lizenzbasierten, monatlichen Mietgebühr pro Kind. Einmalige Implementierungskosten fallen nicht an. Alle benötigten Funktionen sind im Paketpreis enthalten. Die Stadt Sandersdorf-Brehna zahlt lediglich die laufende Gebühr für die Nutzung – planbar pro Jahr – und erhält dafür eine vollständige, betreute Lösung inklusive Updates, Hosting und Support. Das Modell bietet höchste Kostentransparenz und lässt sich flexibel an veränderte Betreuungszahlen oder Anforderungen anpassen.
Unser Unternehmen: Hinter der Software steht die Firma L3D1 Solutions GmbH, Entwickler der Kitaversum-App. Wir sind spezialisiert auf moderne Bildungs- und Verwaltungssoftware und haben mit Kitaversum im Januar 2024 offiziell gestartet. Seitdem ist Kitaversum zu einer der führenden Plattformen für Kita-Management in Deutschland gewachsen. Zahlreiche Einrichtungen – von einzelnen Elterninitiativen bis hin zu großen Kita-Trägern – setzen unsere Lösung bereits erfolgreich ein. Unser Team besteht aus Experten der IT und erfahrenen Pädagogen, die gemeinsam an der stetigen Weiterentwicklung der Software arbeiten. Wir legen großen Wert auf Datenschutz, Qualität und Anwenderfreundlichkeit, was uns im Markt einen hervorragenden Ruf eingebracht hat. Im Folgenden möchten wir drei Referenzen aus Deutschland nennen, die einen Eindruck von unserer Erfahrung und Leistungsfähigkeit geben:
AWO (verschiedene Landes- und Kreisverbände der Arbeiterwohlfahrt): Mehrere regionale AWO-Träger setzen auf Kitaversum, um ihre Kitas zu verwalten. Beispiel: Ein Kreisverband der AWO in Bayern nutzt unsere Lösung für über 50 Einrichtungen. Die AWO schätzt besonders die intuitive Bedienung und den umfassenden Funktionsumfang, der von der zentralen Platzvergabe bis zum Portfolio alles abbildet.
Großer Kita-Trägerverbund (über 400 Kitas): Ein Zusammenschluss mehrerer freier Träger hat sich für unser Professional-Paket entschieden, um eine einheitliche Softwarelösung in über 400 Kindertageseinrichtungen einzuführen. Dieses Referenzprojekt zeigt die Skalierbarkeit unserer Lösung. Zum Einsatz kommen hier alle Module: von KVAdmin für die Zentralverwaltung (inkl. Belegungsplanung und Statistik für hunderte Einrichtungen) über die Eltern-App in jeder einzelnen Kita bis hin zur Personalverwaltung inkl. Dienstplan und Zeitkonto. Besonders hervorzuheben ist, dass wir in diesem Projekt einige individuelle Anpassungen realisiert haben, etwa spezielle Schnittstellen zur bereits bestehenden Finanzsoftware des Verbunds. Die erfolgreiche Umsetzung in einem so großen Umfeld unterstreicht die Stabilität und Leistungsfähigkeit unseres Produkts.
Alle genannten Referenzkunden stehen sinnbildlich für bestimmte Anforderungsprofile – von der Wohlfahrtsorganisation über einen großen Verbund bis zur Kommune. Gern stellen wir auf Wunsch den direkten Kontakt her, damit Sie sich aus erster Hand über die Zufriedenheit mit unserer Lösung informieren können. Wir sind stolz darauf, in so vielfältigen Kontexten erfolgreich zu sein, und bringen diese Erfahrung in das Projekt Sandersdorf-Brehna ein.
