Famly: einheitliche Plattform zwischen Eltern, Kitas und Träger
Um den Kita-Alltag auf allen Ebenen zu organisieren, müssen ganz verschiedene Ebenen abgedeckt werden:
Tausende Eltern wollen einfache, schnell verfügbare Infos aus der Kita, einen Einblick in die Entwicklung ihrer Kinder und eine gute Beziehung zum Personal der Einrichtungen
Hunderte Mitarbeitende in den Kitas wollen Kleinkinder bei der Entwicklung begleiten, gesetzliche Vorgaben erfüllen und das täglich in einem angenehmen Arbeitsumfeld, wo die nötige Dokumentation effizient erfolgen kann, um den Kindern mehr Aufmerksamkeit schenken zu können
das kleine Verwaltungsteam und die Kitaleitungen wiederum wollen der Belegschaft möglichst viele Admin-Arbeiten abnehmen, um durch wenige Zahnräder dafür zu sorgen, dass tausende Eltern und hunderte Mitarbeitende in der Stadt Sandersdorf-Brehna jeden Tag mit einem Lächeln in der Kita starten
Famly verbindet diese drei Perspektiven in einer einheitlichen App, die die Bedürfnisse dieser Zielgruppen versteht und adäquat abdeckt. Damit lassen sich folgende Verbesserungen erreichen im Vergleich zur analogen Arbeit, die jeder Kitastandort vornimmt:
engagierte Eltern, die positiv mit den Kitateams zusammenarbeiten und die städtischen Einrichtungen jederzeit aufgrund des modernen Kommunikationskonzepts an andere (werdende) Eltern empfehlen
Entlastung der Kitateams vor Ort, um weniger Zeit mit Zettelwirtschaft und dem Übertragen in Exceltabellen zu verbringen, damit Stress-bedingte Personalausfälle reduziert werden
Stadtverwaltungen erhalten eine zentrale Informationsquelle, die mehr gemeinsames Arbeiten ermöglicht, Papierakten reduziert und durch Digitalisierung von Prozessen und Dokumentationen die Arbeitsbelastung für Planung, Steuerung und Abrechnung reduziert
Um alle Anforderungen (5 Teilbereiche inkl. "Auch möglich?") abzubilden, wird Famly Premium benötigt, siehe Funktionsübersicht.
Kinderverwaltung und Belegungsplanung - ja, digitale Betreuungsverträge ab Q1 2026
Kostenbeitragserhebung, Kinderverwaltung und Belegungsplanung - ja, tägliche Abrechnungen innerhalb von Famly oder im externen Finanzsystem per CSV-Export oder API-Anbindung
Elternkommunikation per App - ja, Famlys Stärke und Ursprung seit mehr als 10 Jahren
Mitarbeiterverwaltung, Arbeitszeiterfassung - ja, Famly ist die fortschrittlichste Kita-Komplettlösung für Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung
Sonstiges - Ja
Kinderverwaltung und Belegungsplanung
Tägliche An- und Abwesenheiten der Kinder dokumentieren
digitales Gruppenbuch erfasst die Komm/Gehzeiten. In Verbindung mit dem Hinterlegen der Betreuungsansprüche lässt sich auswerten, wie der Betreuungsanspruch genutzt wird, zB im Anwesenheitsbericht
Eltern können mittels Tablet-Terminal oder der App die Kinder ein/aus-checken, zB mittels QR-Code
Urlaubs- und Abwesenheitsplanung Kinder
es können Ferienrückmeldungen von Eltern digital abgefragt werden (an welchem Wochentag o. in welchem Zeitfenster wird Betreuung benötigt?)
Eltern können über die App Krank- oder Urlaubsmeldungen der Kinder vornehmen - und die Kita hat diese Infos jederzeit in der Anwesenheitsübersicht verfügbar, um Belegungsplanung und Dienstplanung daran anzupassen
Kommunikation zwischen Träger und Einrichtung, Übersenden von Daten innerhalb der Software
Träger erhalten einen dezidierten Account, um alle Standorte steuern zu können (Kinder- und Mitarbeiterprofile, Auswertungen, Medieninhalte granular mit Teilen der Elternschaft/Belegschaft teilen, integrierten Messenger zur datenschutzkonformen Kommunikation verwenden)
über das Rollenmodell kann festgelegt werden, wie Adminrechte zwischen Kita/Träger verteilt sind
Kommunikation durch Chat, Beiträge, Kommentare, Videos, Fotos, Umfragen, Dateien, Dokumente
Berechnung des Mindestpersonalschlüssels nach KiFöG ST
pro Kitagruppe kann der Betreuungsschlüssel entsprechend der gesetzlichen Vorgaben hinterlegt werden
die Dienstplanung berücksichtigt Qualifikationsprofile und wie sich diese auf die Gruppenabdeckung auswirken
Elternkommunikation per App
Bescheide per App zustellen
über das Elternprofil der App können Rechnungen, Dokumente, Steuerbescheinigungen zugestellt werden
Gruppenchats, Einzelchats (Erzieher – Elternteil), Kommunikation in Echtzeit
der integrierte Messenger erlaubt eine granulare Ad-hoc Kommunikation inkl. des Teilens von Dateien zwischen Träger, Kitateam, Elternschaft - ob 1:1 oder in Gruppen
Einladungen an Eltern versenden, Kalendereinträge
Kalender für Eltern/Mitarbeitergespräche oder Veranstaltungen (inkl. Anmeldebestätigungen u. Erinnerungen)
Eltern können Stundenänderungsanträge stellen
über die Funktion "Ad-hoc-Buchungen" können Eltern mitteilen, wenn es abweichende Betreuungszeiten gibt (z.B. hilfreich für Schichteltern)
Mitarbeiterverwaltung, Arbeitszeiterfassung
Ein- und Auschecken durch den Mitarbeiter selbst
ja, über ein zentrales Terminal für alle Mitarbeitenden der Einrichtung oder über die eigene Famly-App auf dem Smartphone (gekoppelt an den GPS-Standort, um den Arbeitsort abzugleichen), siehe hier
Arbeitszeiterfassung dokumentiert nach den gesetzlichen Vorschriften, u.a. automatische Berechnung gesetzlicher Pausenzeiten, Mehr- und Minderstunden
ja, durch den Abgleich von Soll- und Ist-Arbeitszeiten in Verbindung mit den Stundenkonten, hier ein Überblick zu Pausenzeiten
Urlaubsplanung (Einreichen durch Mitarbeiter, Genehmigen durch Einrichtungsleitung)
Mitarbeitende können Überstundenabbau oder Urlaub beantragen inkl Freigabe durch Kitaleitung oder Träger
Überwachung und Anpassen der Arbeitszeit durch Einrichtungsleitung und Träger
Berichtswesen für Anwesenheiten, Stundenkonten, Abwesenheiten
Arbeitsstunden der Mitarbeitenden können temporär in den Stammdaten geändert werden
Möglichkeiten zur Krankmeldung durch Mitarbeiter
Leitungen bekommen eine Benachrichtigung und Aufgaben, falls die Dienstplanung nachgebessert werden muss
Mitarbeitende als auch Führungskräfte haben eine Übersicht zu den Abwesenheitstagen (je nach Rolle)
Sonstiges
Datenspeicherung serverseitig innerhalb Deutschlands
DSGVO-konformer Datenschutz, Datenspeicherung auf DE-Servern, ISO-Zertifizierung, jährliche Audits durch PWC, vorhandener AVV, siehe Zusammenfassung
Beobachtung und Dokumentation für die pädagogische Arbeit (Portfolio)
Beobachtungen: Entwicklungsfortschritte/Meilensteine können auf dem Kinderprofil dokumentiert werden in Text, Bild, Video. Einträge können vor Freigabe an die Eltern durch die Kitaleitung geprüft werden, zudem können Beobachtungen auch an mehreren Kinderprofilen gleichzeitig vorgenommen werden
geschützte, interne Vermerke erleichtern die Vorbereitung auf Elterngespräche (auch wenn Kinderschutz oder Unfallberichte mitgedacht werden müssen)
IDEV-Schnittstelle zur jährlichen März-Statistik möglich
ja
Preis- und Kostenstrukur
Software-as-a-Service Cloudsystem
Jahres-Verträge - Abrechnung quartalsweise, halbjährlich oder jährlich im Voraus
ein Standort (Kita/Hort) benötigt eine Lizenz (für die anvisierte Komplettlösung wäre das Famly Premium) - es werden also 9 Lizenzen benötigt
je nach Kita/Hort-Größe sind die Preise gestaffelt, so dass kleinste Einrichtungen bis 30 Kinder (Betriebserlaubnis) für Basis/Plus/Premium 49/79/119€ mtl zzgl MwSt zahlen, sehr große Einrichtungen mit mehr als 140 Kindern zahlen 129/159/199€ mtl zzgl. MwSt
abhängig von der aktuellen Standortauslastung können Kosten nach unten abweichen
der integrierte Trägeraccount verursacht keine Kosten
optionales Add-on "Dienstplanung" (abhängig von der Anzahl an zu verplanenden Köpfen pro Kita)
mehrstufiges Onboarding inklusive
Support (auch für die Eltern) inklusive - 1:1 per Mail, Chat, Telefon
Kostenvoranschlag für die Stadt Sandersdorf mit 9 Standorten
Add-on Dienstplanung: 39€ mtl. zzgl. MwSt. pro Standort
3x 159€ mtl. zzgl. MwSt. (für die 3 kleinsten Einrichtungen) und 169€ mtl. zzgl. MwSt. (für die übrigen 6 Einrichtungen)
= gesamt 26.303,76€ inkl. MwSt. im ersten Vertragsjahr
Abweichungen abhängig davon, ob alle Einrichtungen gleichzeitig starten - durch eine Staffelung der Startdaten kann sich der Jahrespreis reduzieren
Bundesweit
AWO-Verbände
Volkssolidarität
Internationaler Bund
Ev. Kitaverbände und Kirchenverbände
DRK-Verbände
Infos zu konkreten Vertragsinhalten der Kunden können wir nicht öffentlich geben - wir ermöglichen aber gern einen Referenzcall mit einem Kunden, der die gleichen Anforderungen wie Ihre Stadtverwaltung hat
Sachsen-Anhalt
Hallesche Jugendwerkstatt gGmbH
Stiftung Evangelische Jugendhilfe
Stadtverwaltungen, Gemeinden, Verbandsgemeinden, Verwaltungsgemeinschaften (konkrete Namen auf Nachfrage)
