Lösung

KigaRoo

Aleksandra Dolny

Mehrwert

Digitalisierung ist längst kein Trend mehr, sondern die Grundlage für effiziente, transparente und zukunftsfähige Kita-Arbeit. KigaRoo ermöglicht den schnellen, sicheren Einstieg – intuitiv, alltagstauglich und ohne komplizierte Umstellung.

Kitas stehen heute unter starkem Druck: steigende Verwaltungsaufgaben, hohe Erwartungen von Eltern, komplexe Anforderungen an Dokumentation, Personalplanung und Datenschutz.

Genau hier setzt KigaRoo an – als umfassende, praxiserprobte und vollständig digitale Lösung, die den Kita-Alltag erleichtert und Einrichtungen einen deutlichen Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmenden verschafft.

Der KigaRoo-Mehrwert auf einen Blick

Alle Daten – von Stammdaten über Gruppenorganisation bis zu Wartelisten – laufen zentral zusammen. Abläufe wie Berichterstellung, Gebührenabrechnung oder Buchführung

sparen Zeit und reduzieren Fehler.

Kitas gewinnen wertvolle Ressourcen für ihre pädagogische Arbeit zurück.

Mit Elternportal und App bietet KigaRoo eine transparente, zeitgemäße Kommunikation: Nachrichten, Dokumente, Termine und wichtige Infos sind jederzeit verfügbar.

Monatsberichte, Zeiterfassung oder bundeslandspezifische Meldungen entstehen nahezu per Mausklick.

Verschlüsselte Übertragungen und geprüfte Datenschutzstandards schützen sensible Daten. Einrichtungen und Eltern erhalten maximale Sicherheit und Vertrauen.

Alles was eine Kita braucht in einem System

KigaRoo umfasst sämtliche Kernprozesse:

Organisation & Dokumentation
Check-In/Check-Out
Personal- & Dienstplanverwaltung
Elternkommunikation
Gebührenabrechnung & Meldesysteme
Individuelle Auswertungen und Statistiken

Komplettlösung

Kinderverwaltung: Die Verwaltung der Kinder wird ebenfalls umfassend und detailliert abgebildet. In der Kinderverwaltung können Stammdaten erfasst werden, ebenso wie An- und Abwesenheiten, Betreuungszeiten, medizinische Daten und die Entwicklungsdokumentation jedes Kindes. Pädagogische Fachkräfte können somit die Entwicklung jedes Kindes lückenlos und digital dokumentieren.

Über die Trägerebene können mehrere Kitas gleichzeitig verwaltet werden. KigaRoo ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung, bei der der Träger alle Einrichtungen im Blick behält und mit umfassenden Auswertungen die benötigten Daten auf einer übergeordneten Ebene einsehen kann. Die Trägerebene steuert dabei Berechtigungen und Zugriffsmöglichkeiten für die einzelnen Kitas und sorgt für eine transparente Verwaltung.

Die Berechnung des Personalschlüssels in Sachsen-Anhalt erfolgt in unserer Software auf Basis der landesrechtlichen Vorgaben.

Elternkommunikation über die App:

Über den Datenaustausch-Ordner in der App kann die Einrichtung den Eltern wichtige Dokumente direkt zusenden.

Kommunikation über den Gruppen- oder Einzelchat zwischen Erziehern und Elternteilen in Echtzeit.

Alle Termine auf einen Blick sichtbar und zur Übernahme in den eigenen Kalender.

Termine können bequem zu- oder abgesagt werden.

Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung:

Die Mitarbeiter können über die Team-App ein- und auschecken.
Die Zeiterfassung wird dokumentiert, Plus- und Minusstunden erfasst.
Die Änderungshistorie zeigt uns sämtliche vorgenommenen Anpassungen und ermöglicht eine transparente Nachverfolgung der Änderungen.
KigaRoo ermöglich die Erfassung von Urlaubsansprüchen und Verwaltung von Urlaubsanträgen.
Die Regelarbeitszeiten der Mitarbeiter können jederzeit durch die Einrichtungsleitung und Träger angepasst werden.

Die Entwicklungsdokumentation eines Kindes umfasst Entwicklungsberichte, interne Beobachtungen und ein Portfolio, das die Fortschritte und Beobachtungen über einen längeren Zeitraum festhält. Zusätzlich gibt es Raum für eine freie Dokumentation individueller Entwicklungsschritte.

Dabei können die Dokumentationsbereiche flexibel gestaltet werden, um spezifische Bedürfnisse des Kindes abzubilden.

Ein Stimmungsbarometer, das anhand eines Ampelsystems das Wohlbefinden des Kindes in Bereichen wie allgemeinem Wohlbefinden, Essen, Schlafen und Wickeln erfasst, unterstützt die kontinuierliche Beobachtung und gezielte Förderung.

KigaRoo bietet die Schnittstelle zur jährlichen März-Statistik (Destatis).

KigaRoo erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und bietet hohe Datensicherheit.

Durch ein umfassendes Rechtemanagement behalten Nutzer jederzeit die Kontrolle über Zugriffe und können Datenschutzauskünfte einfach erstellen.

Die Daten werden mit 256-Bit-SSL verschlüsselt, in deutschen Rechenzentren gespeichert und regelmäßig gesichert. Als deutsches Unternehmen unterliegt KigaRoo dem BDSG und wird regelmäßig von unabhängigen Datenschutzbeauftragten geprüft.

Alle Daten bleiben auch bei Geräteverlust sicher erhalten, da sie zentral gespeichert sind.

Zudem sind wichtige Grundeinstellungen bereits vorkonfiguriert, um einen einfachen Start zu ermöglichen.

Abrechnung und Kosten

Mit KigaRoo erhalten Sie eine flexible, leicht skalierbare Lösung für die Verwaltung Ihrer Einrichtungen. Die monatliche Kündbarkeit und der kostenlose Testmonat ermöglichen es Ihnen, das System ohne Risiko kennenzulernen und für Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Ob Sie nur wenige Kinder betreuen oder eine größere Einrichtung führen, KigaRoo bietet Ihnen die passenden Lösungen:

Mini – Ideal für kleine Einrichtungen

Preis: 30,00 € pro Monat exkl. MwSt.
Betriebsgrenze: bis max. 8 Kinder

Das Mini-Paket bietet eine einfache und effektive Lösung für kleinere Einrichtungen. Mit Funktionen wie der Verwaltung von bis zu 8 Kindern, einem sicheren Online-Speicher und praktischen Apps für Eltern und Mitarbeitende können Sie Ihre Einrichtung effizient organisieren. Besonders geeignet für kleine Kindergärten oder Betreuungseinrichtungen.

Enthaltene Funktionen:

1 GB Online-Speicher (SOS) für Dokumente und Fotos
Verwaltung von bis zu 8 Kindern und mehreren Mitarbeitenden
iOS & Android-Apps für Eltern und Mitarbeitende
Tablet-Version für schnellen Check-in/Check-out der Kinder
Kostenloser E-Mail-Support
Webbaukasten für die Erstellung einer eigenen Webseite

Dieses Paket ist der ideale Einstieg für kleine Einrichtungen, die ihre Verwaltung effizient und digitalisieren möchten.

Professional – Für größere Einrichtungen

Preis: 44,00 € pro Monat exkl. MwSt. (inkl. 20 Kinder, jedes weitere Kind 2,10 €)

Das Professional-Paket eignet sich für größere Einrichtungen mit komplexeren Anforderungen. Es bietet eine umfangreiche Verwaltung von bis zu 500 Kindern und 1.000 Bezugspersonen sowie 50 Mitarbeitenden. Zusätzlich gibt es mehr Online-Speicher und erweiterte Funktionen wie Apps für Eltern und Mitarbeitende, die Kommunikation und Organisation erleichtern.

Funktionen: